Dialog am Bonner Bogen: Wie die Aktion Mensch ihre Papierakten abschafft

(16.12.2015 - Bonn) Am Anfang des Projektes stand eine Überraschung: Die Prüfung von Förderanträgen und die Abwicklung von Förderprojekten sind von extrem vielen Dokumenten begleitet, die bei Aktion Mensch e.V. in einem großen Umfang noch auf Papier eingereicht werden. Damit war klar: die bisher praktizierte, papierbasierte Aktenführung musste abgelöst werden. Wie dies mit Doxis4 umgesetzt wird, erfuhren die über 40 Teilnehmer des Dialogs am Bonner Bogen aus erster Hand, vom Projektleiter bei Aktion Mensch.

Mehr als 40 SER-Kunden und Interessenten aus der Region trafen sich bei SER zum „Dialog am Bonner Bogen“. Im Mittelpunkt der halbtägigen Veranstaltung: der Erfahrungsbericht von Aktion Mensch. Der externe Projektleiter Jörg Kirschbaum berichtete, wie die soziale Förderorganisation nicht nur ihr technisch veraltetes Antragssystem erneuert, sondern auch ihre papierbasierte Aktenführung ablöst. Mit der Einführung von Doxis4 und seiner Integration in das neue Antragssystem DIAS werden neue, effektivere Sollprozesse in der Abteilung Förderung etabliert und das Nebeneinander von elektronischem Antragssystem und Papierakten abgeschafft. Mit dem neuen System werden antragsbegleitende Dokumente nur noch elektronisch abgelegt, Antragsteller und Förderanträge in elektronischen Akten geführt.

Dialog am Bonner Bogen, Aktion Mensch

Jörg Kirschbaum, externer ECM-Projektleiter der Aktion Mensch, beim Dialog am Bonner Bogen im SER Headquarter

Im anschließenden Live-Forum erlebten die Teilnehmer, wie der papierarme Büroalltag mit Doxis4 in der Praxis funktioniert. Zahlreiche Nachfragen an die Referenten und ein angeregter Austausch der Teilnehmer in den Kommunikationspausen prägten den Dialogcharakter der Veranstaltung. Die Teilnehmer lobten: „Atmosphäre der Veranstaltung war sehr gut. Dauer der Veranstaltung war gut gewählt.“ – „Sehr informativer Vortrag von Herrn Kirschbaum.“ „Was hat Ihnen besonders gut gefallen? Flair, Ambiente, Kompetenz.“ - „Vortrag sehr praxisnah“.

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