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Performantes Zeichnungsarchiv für Raffinerie Heide

Neue IT-Infrastruktur auf Basis von Doxis4

(30.07.2013 - Bonn) Den Wandel von der Konzerntochter zum selbstständigen Unternehmen hat die Raffinerie Heide erfolgreich bewältigt. Der Neustart als Unternehmen der Klesch-Gruppe erforderte den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft. Dazu gehörte neben einem eigenen SAP-System auch eine ECM-Lösung von SER, mit der technische Zeichnungen aufbewahrt und verwaltet, SAP-Daten archiviert, elektronische Akten geführt und ein Rechnungsprüfungsworkflow realisiert werden soll.


Mit der Loslösung von der Konzernmutter wandelte sich die Raffinerie Heide GmbH vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Eine neue, eigenständige IT-Infrastruktur wurde benötigt. Die Raffinerie entschied sich, zur Dokumentenaufbewahrung und -steuerung die in SAP integrierte Enterprise Content Management-Suite Doxis4 iECM-Suite von SER einzusetzen.

Im ersten Schritt stand bei der Raffinerie Heide die Migration des Altarchivs an, in dem mehr als 100.000 technische Zeitungen aufbewahrt wurden. Vor Auftragsvergabe hatte SER den Nachweis erbracht, dass diese Dokumente schnell und unproblematisch in Doxis4 übernommen werden können, unter Einhaltung des engen Zeitplans für die Ablösung der Altsysteme. Die Übernahme der technischen Zeichnungen aus dem Altarchiv, die als exportierte Dokumente samt Indexdateien in einer Datenbank vorlagen, erfolgte in nur 2,5 Monaten. Klaus Behrens, IT Leiter der Raffinerie Heide GmbH, erläutert, worauf es ihm bei der neuen Lösung besonders ankam: „Um unseren Kollegen den Umstieg zu erleichtern, sollte die neue ECM-Lösung anwenderfreundlicher sein und einen einfachen Zugriff auf die vorhandenen CAD-Zeichnungen und deren unterschiedliche Versionen ermöglichen. Doxis4 erfüllt diese Anforderungen in allen Punkten.“

Die nächsten Schritte: SAP-Archiv und elektronische Akten

Nach einem im Frühsommer abgeschlossenen SAP-Upgrade-Projekt steht nun die SAP-Datenarchivierung mit Doxis4 für die SAP-Module FI und CO im Fokus. Auf Basis des Doxis4 Records Management wird derzeit über ein elektronisches Vertragsmanagement nachgedacht, so dass die Raffinerie Heide ihre Verträge in Zukunft in elektronischen Akten verwalten kann. Die Rechnungsverarbeitung soll eine Workflowunterstützung erhalten, die den Prozess der Rechnungsprüfung sicher steuern wird. Die IT-Abteilung des Unternehmens entwickelt das SER-System selbständig weiter. Entsprechende Schulungen durch SER vermitteln das dazu nötige Know-how.

Performantes Zeichnungsarchiv für Raffinerie Heide

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Über die Raffinerie Heide GmbH

Die Raffinerie Heide GmbH ist ein Unternehmen der Klesch-Gruppe und zählt mit rund 500 Mitarbeitern und 40 Auszubildenden zu den größten Arbeitgebern in Dithmarschen, Schleswig-Holstein. Im Wirtschaftsjahr 2012 erzielte die Raffinerie Heide einen Umsatz von 2,9 Mrd. Euro. Das Unternehmen verfügt über eine Verarbeitungskapazität von 4,5 Millionen Tonnen Rohöl pro Jahr, so viel wie der komplette Mineralölbedarf Schleswig-Holsteins. Die 1940 erbaute Raffinerie produziert klassische Mineralölerzeugnisse wie Ottokraftstoffe, Diesel- oder Flugkraftstoff. Zudem stellt sie leichtes Heizöl sowie Grundstoffe für die chemische Industrie her. Weitere Informationen finden Sie im Internet: http://www.heiderefinery.com/de/home.html.

Über die SER-Gruppe

Das Unternehmen SER

Die Software Doxis4

  • Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
  • Top 5 der „software-only“ ECM-Hersteller der Welt
  • Inhabergeführtes Unternehmen
  • Software „Made in Germany“
  • „Visionary” im Gartner „Magic Quadrant for Content Services Platforms” (CSP)
  • „Strong Performer“ in beiden ECM Waves von Forrester™
  • Mehr als 550 Mitarbeiter
  • Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen
  • Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
  • Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
  • Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
    • einem übergreifenden Metadaten-Management
    • einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
    • einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
    • einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern

*gemessen an Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.