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Best Practice: Internationales ECM bei Grohe

Von SAP bis eAkten

Grohe setzt seit jeher auf State-of-the-Art Software – so war die Umstellung auf die neueste Produktgeneration Doxis4 eine konsequente Folge dieser Maxime. In der Zusammenarbeit mit SER bedeutete dies die Fortsetzung einer seit Ende der 90er Jahre erfolgreichen Partnerschaft zwischen Anwender und ECM-Hersteller. Die neueste ECM-Produktgeneration von SER, Doxis4, überzeugte Grohe mit ihrem umfassenden Portfolio, mit dem sich viel mehr als nur ein elektronisches Archiv realisieren lässt. Im Fokus standen hier besonders elektronische Akten.

Für jede Anforderung die passende eAkte

Auf Basis des Doxis4 Records Managements hat Grohe zusätzlich zu den bereits vorhandenen Lösungen wie einem SAP-Archiv für Dokumente aus den verschiedensten SAP ERP-Modulen und der Rechnungseingangsverarbeitung mit einem Barcode-Szenario elektronische Personal- und Lieferantenakten realisiert. Die Schnittstellen von Doxis4 zu Drittanwendungen spielen hierbei eine wichtige Rolle, insbesondere die leistungsfähige SAP-Schnittstelle, die eine enge Verzahnung des SAP HR-Moduls mit den Doxis4 Personalakten ermöglicht.

Gerade bei den Personalakten ist die Einhaltung der Compliance eine wichtige Anforderung. Der Zugriff auf sie muss u.a. den Sicherheitsrichtlinien des Betriebsrats entsprechen. Durch die SAP-Integration von Doxis4 ist es möglich, die in SAP HR hinterlegten speziellen Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeiter der Personalabteilung auf die Personalakten in Doxis4 zu übertragen.

Ein weiterer Vorteil der universellen Schnittstellen von Doxis4 zeigt sich beim Lieferantenmanagement: Dank der Integration des Lieferantenportals pool4tool kann Grohe die dort entstehenden Dokumente und Daten direkt in seine elektronischen Lieferantenakten einbinden und verfügt auf Knopfdruck über alle Informationen zu einem Lieferanten.

ECM international im Einsatz

Die länder- und sprachübergreifend einsetzbare ECM-Software von SER bildet die Grundlage für die unternehmensweite Zusammenarbeit der 120 weltweiten Standorte. Ihre Hochverfügbarkeit ist eine weitere entscheidende Voraussetzung für den direkten, zeitzonenunabhängigen Austausch von Informationen, den Grohe benötigt. Auch während der Umstellung auf die neueste Generation von Doxis4 waren alle Dokumente und Daten sicher verfügbar: Die Übernahme der Altdaten erfolgte im laufenden Betrieb, sodass die Grohe-Mitarbeiter auch während der Migrationsphase jederzeit Zugriff auf den gesamten Informationsbestand hatten.

 

Weitere Möglichkeiten und Tipps für internationales ECM zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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24.04.2017   Calender Best Practice  |  Archiv, DMS, eAkten, ECM, SAP
Weiterführende Informationen im +Content
Short Best Practice: Grohe AG
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Grohe AG: Internationales ECM – vom SAP-Archiv bis zur elektronischen Personal- und Lieferantenakte

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