Top Thema: Digital Workspace

Produktivitätskiller erkennen & vermeiden

30 % der Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter laut Gartner mit der Suche nach Informationen. Das sind über zwei Stunden pro Tag! Solche Hindernisse bremsen uns täglich aus. Wir zeigen Ihnen, wo die 5 größten Produktivitätskiller lauern und wie Sie sie umgehen:

1. Dokumente richtig ablegen

Der Vertrag kommt in den Unterordner zum Kunden X, seine E-Mails sortieren Sie manuell hinzu und diese müssen natürlich noch parallel in den entsprechenden Outlook-Ordner … Das dauert. Und wie schnell ist etwas an die falsche Stelle gerutscht! Statt sich mit komplizierten Ablagestrukturen in E-Mail- und Fileordnern aufzuhalten, vertrauen Sie lieber auf ein intelligentes ECM wie Doxis4: Es legt für Sie z.B. neue Angebote, Anschreiben, Präsentationen und Verträge sowie ein- und ausgehende E-Mails im richtigen Geschäfts­kontext ab. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.

2. Informationen finden statt suchen

Wo ist der aktualisierte Auftrag für den Lieferanten? Was wurde bereits geliefert? Wenn Ihr Kollege ihn während Ihres Urlaubs verschickt hat, können sie lange im eigenen Postfach und auf dem Rechner danach suchen. Liegt das Dokument dagegen in einer digitalen Lieferanten- oder Kundenakte, können alle beteiligten Kollegen darauf zugreifen. Neben der Historie sehen Sie zudem alle weiteren zugehörigen Informationen, wie z.B. Telefon­notizen oder Schriftverkehr. So entgehen Sie dem frustrierenden Such-Marathon, können bei Nachfragen direkt Auskunft geben und bringen Ihre Geschäftsvorgänge nicht in Verzug.

3. Komplexe Freigaben

Ob Rechnung oder Vertrag: Oft sind mehrere Personen an der Bearbeitung und Freigabe von Unterlagen beteiligt. Per E-Mail oder gar Umlaufmappe beginnt ihre Reise durchs Unternehmen. Ein ECM, das wie Doxis4 Prozess- und Dokumentenmanagement vereint, ist die bessere Alternative. Es gibt Dokumente automatisch an die richtigen Personen weiter und erinnert sie auch an die fälligen Deadlines. Gleichzeitig zeigt es an, bei wem und in welchem Bearbeitungsschritt sich Unterlagen gerade befinden. Wie komplex Ihre Freigaben auch aussehen: Sie haben sie so immer im Griff.

4. Zusammenarbeit mit Kollegen und Projektteams

Mit Kollegen und Projektpartnern Aufgaben abstimmen und Informationen austauschen, hält immer wieder auf: Besonders, wenn das über Excel-Listen und E-Mails geschieht. Schnell weiß niemand mehr über den letzten Stand Bescheid. Hinterhertelefonieren ist vorprogrammiert. Ein kollaboratives ECM wie Doxis4 schafft eine gemeinsame und vor allem sichere Informationsbasis. Dokumente, Aufgaben und Notizen erreichen die Zuständigen ohne Umwege und ohne, dass sensible Informationen in falsche Hände geraten. Berechtigte Personen greifen direkt darauf zu und können Entscheidungen und Aufgaben nachvollziehen. Diese Transparenz verbessert die Ergebnisse des gesamten Teams und vereinfacht die Zusammenarbeit.

5. Mobiles Arbeiten

Ob Dienstreise oder Homeoffice: Flexibles Arbeiten fördert die Work-Life-Balance und macht produktiv. Allerdings nur, wenn Sie auch außerhalb des Büros jederzeit auf alle Informationen und Vorgänge zugreifen können. Dateikopien oder Ausdrucke sind da hinderlich. Ein ECM haben Sie dagegen auch mobil jederzeit in der Tasche. Auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone arbeiten Sie remote an jedem Ort, ohne sich vorher ein „Päckchen“ mit Unterlagen zu schnüren. So entfaltet Ihre Produktivität ihr volles Potenzial.

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20.06.2018   Calender Top Thema  |  DMS
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