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Standpunkt: Prozesswissen

Nicht vom Wohl und Weh einzelner Mitarbeiter abhängig machen!

Die kaufmännischen, zumeist stark strukturierten Standardprozesse von der Bestellung über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung sind heute im ERP abgebildet und funktionieren. Darüber hinaus stellen elektronische Workflows eher die Ausnahme als die Regel dar, vor allem dann, wenn sie dokumentenbasiert sind. In diesen Fällen findet die gelebte Praxis Anwendung: Erfahrungswissen bildet die Basis für mehr oder weniger funktionierende Prozesse. Bislang hat man sich gescheut, die Prozesse als Workflow elektronisch abzubilden und so in Stein zu meißeln, weil die Flexibilität der Workflows nicht gegeben war. Niemand konnte und wollte sich endgültig festlegen. Prozesse müssen in einer Form abgebildet werden, die nicht einschränkt!

Keine Angst vor starren Modellen

Einen Prozess abzubilden heißt, ihn in einen übersichtlichen und nachvollziehbaren Workflow zu bringen. Mit dieser Vorstellung verbinden viele Mitarbeiter immer noch starre Prozessmodelle, die einmal festgelegt kein Abweichen mehr ermöglichen. Verständlich, dass sie daher lieber nach unausgesprochenen Regeln weiterarbeiten. Kein Unternehmen will sich schließlich durch festgezurrte Prozesse selbst fesseln. Kommt es zur Eskalation, treten Fragen zum Ablauf auf oder müssen neue Kollegen eingearbeitet werden, ist nur eine „mündliche Überlieferung“ möglich, sofern zusammen mit einem Mitarbeiter nicht auch das Wissen darüber ausgeschieden ist. Es müssen so jedes Mal erst die beteiligten Kollegen gefunden und konsultiert werden. Das Geschick vieler funktionierender Prozesse hängt dann von den Wissenden ab. Mit ihnen „stehen und fallen“ Geschäftsprozesse.

Prozesswissen in Form gebracht

Prozesswissen braucht eine Form, die nicht vom Wohl und Weh der einzelnen Mitarbeiter abhängt. Ob der Prozess dem Mitarbeiter oder dem ganzen Unternehmen dient, wer weiß das in der Praxis? Denn ohne eine fest definierte Form bleibt immer die Unsicherheit bestehen, wie Prozesse genau ablaufen, wer in welcher Stufe beteiligt wird, was in Aus­nahme­fällen zu tun ist und ob der Prozess überhaupt Sinn macht und seinen Zweck erfüllt. Einmal in einem Modell abgebildet, entsteht dagegen Transparenz. Zudem werden in einem abgebildeten Prozess die Stellen schneller deutlich, die optimiert werden können. Und genau das muss in einem Prozessmodell jederzeit möglich sein. Dabei darf es dann nicht die Form sein, die den Prozess diktiert, sondern sie muss seiner effizienten Durchführung dienen.

Genau so soll es sein!

Um sowohl strukturierte als auch flexible Prozesse gleichermaßen abzubilden und die Akzeptanz der Anwender zu gewinnen, sind hybride Workflows gefordert, die sich flexibel anpassen lassen und die Organisation von Aufgaben, Vorgängen und Prozessen gleicher­maßen ermöglichen. Die Akzeptanz ergibt sich dadurch, dass die Mitarbeiter ihre gelebten Vorgänge und Prozesse selbst digital abbilden können und diese an die Unter­nehmens­gegeben­heiten und -Anforderungen flexibel anpassen können. Die neue Generation hybrider sowie auf einer Technologie­plattform basierender ECM & BPM Software wie Doxis4 macht dies möglich.

Weitere Möglichkeiten und Tipps, wie Sie Ihr Prozesswissen abbilden und flexibel nutzen können, zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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07.11.2016   Calender Standpunkt  |  BPM & Workflow

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