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Elektronische Leasingakten

Neuer Leasingstandard IFRS 16 bringt Unternehmen erheblichen Mehraufwand

In 60 Prozent der Unternehmen werden Fuhrpark, Bürogeräte, Anlagen, Container oder Immobilien über Leasingmodelle finanziert, wie eine aktuelle Studie des For­schungs­instituts für Leasing der Universität zu Köln herausfand. Damit ist das Leasing aufgrund seiner Vorteile hinsichtlich der Bilanzierung eine tragende Säule im Finanz­ierungs­mix mittelständischer Unternehmen. Mit dem im Januar 2016 veröffentlichten internationalen Standard IFRS 16 hat sie jedoch erhebliche Risse bekommen. Die drohenden Kon­se­quenzen haben sich viele Unternehmen noch gar nicht bewusst gemacht.

Herausforderungen und Konsequenzen des neuen Standards

Es sind nicht nur die offensichtlichen Konsequenzen von IFRS 16, wie der Wegfall des Off-Balance-Vorteils und sinkende Eigenkapitalquoten, die Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Die Verpflichtung, dass nun auch Verträge des operativen Leasings in Bilanzierungen aufgeführt werden müssen, führt zu erheb­lichem Mehr­aufwand in der Verwaltung. Obwohl ein Großteil der Unternehmen von den Änderungen betroffen ist, mangelt es ihnen am Bewusst­sein für die operativen Konsequenzen des Standards. So planen sie trotz fehlender IT-Systeme und un­ein­heit­licher Zu­ständigkeiten in der Verwaltung der Leasing­geschäfte keine Anpassungen ihrer Verwaltungs­prozesse.

Studienergebnisse zu Leasing

Notwendigkeit der zentralen Verwaltung

Weniger als die Hälfte der Unternehmen hält laut der Wirtschaftsprüfungs- und Be­ratungs­gesellschaft pwc seine Vertragsdaten zu Leasinggeschäften bislang in einem geeigneten IT-System vor. Häufig setzen sie dabei auf Lösungen wie Microsoft Excel. Durch den Einsatz un­geeigneter IT-Lösungen und die dezentrale Verwaltung, aufgeteilt auf mehrere Stand­orte und Fachabteilungen, entstehen dabei meist redundante Datei­versionen und falsche Zuordnungen der Dokumente. Sie sind häufig nur unter erheblichem Kosten- und Re­cher­che­aufwand auffindbar. Werden so entstandene, fehler­hafte Unterlagen zur Bilanzierung herangezogen oder nicht auffindbare Verträge nicht in der Bilanz aufgeführt,  ist diese in der Folge auch fehlerhaft. Spätestens seit der Veröffentlichung von IFRS 16 ist daher die zentrale Verwaltung jeglicher Leasinggeschäfte in einem geeigneten IT-System notwendig.

Leasinggeschäfte einfach, strukturiert und revisionssicher managen

Als zentrales Informations-Cockpit bringt die Doxis4 Leasingakte alle Unterlagen von Leasinggeschäften wie Verträge, Rechnungen, Abnahmeerklärungen oder Fotos von Schadensfällen zentral zusammen. Die Dokumente sind jederzeit binnen Sekunden verfügbar und lassen sich stets dem richtigen Kontext zuordnen. Unternehmen erhalten dadurch eine digitale Aktenlösung, die es ihren Mitarbeitern erlaubt, Leasingobjekte im direkten Vertrieb, dem Vendor- oder Cross-Border-Leasing sowie aus Sale-and-lease-back-Finanzierungen einheitlich, standortübergreifend und revisionssicher zu verwalten.

Bilanzierung nach IFRS 16

Kennzahlen und Berichte über die in der Leasingakte abgelegten Dokumente wie z.B. Verträge können über Doxis4 automatisiert ausgewertet werden und lassen sich so z.B. für die Bilanzierung nach IFRS 16 heranziehen. Den Verwaltungs- und somit auch den Bilanzierungsaufwand jeglicher Leasingverhältnisse reduziert die elektronische Leasingakte dadurch auf ein Minimum.

Wie Sie Leasinggeschäfte einfach, strukturiert und revisionssicher verwalten zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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13.01.2017   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten
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Digitale Leasingakten mit Doxis4
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Digitale Leasingakten mit Doxis4 - Wie Sie Leasinggeschäfte einfach, strukturiert und revisionssicher verwalten

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