Best Practice: Doxis4 bei der Ärztekammer für Oberösterreich

Motor für die digitale Transformation

Die Ärztekammer für Oberösterreich (OÖÄK) mit Sitz in Linz vertritt derzeit rund 7.600 Mediziner, davon ca. 2.500 niedergelassene Ärzte. Zu den vielfältigen Aufgabenbereichen gehören etwa die Interessensvertretung der Ärzte gegenüber der OÖ Gebiets­kranken­kasse, die Gestaltung des Stellenplans für Kassenärzte sowie die Unterstützung bei Aus-, Weiterbildung und Berufseinstieg. Um die damit verbundenen Prozesse möglichst schnell, effektiv und sicher abwickeln zu können, setzt die OÖÄK auf Doxis4 von SER. Die Ent­schei­dung für die Zusammenarbeit fiel bereits im Jahr 2002 nach einer ein­jährigen Evaluierungs­phase. „Doxis war vom Leistungsspektrum her am besten und hat all jene Funktionen abgedeckt, die wir brauchten“, sagt Mag. Martin Keplinger, der für die Bereiche Vertragsarztstellen und IT der OÖÄK verantwortlich zeichnet. Für SER habe zudem die örtliche Nähe der Linzer Niederlassung gesprochen, ergänzt der Leiter-Stv. Reinhard Hechenberger.

Tagesaktuelle Antwort durch digitale Prozesse

Mit Einführung der SER-Lösung wurde in einem ersten Schritt ein revisionssicheres, elektronisches Archiv installiert. Schnell zeigte sich, dass das Business Process Management von Doxis4 der Ärztekammer essenzielle Vorteile bringen würde. „Aufgrund der Selbstverwaltung und der Ärztegesetze muss so gut wie jedes Schriftstück, das offiziell das Haus der Ärztekammer verlässt, in der Regel von mehreren Funktionären unter­schrieben werden. Da die Funktionäre untertags als Ärzte arbeiten und oft über ganz Oberösterreich verstreut sind, hat es früher oft Wochen gedauert, bis alle Unter­schriften beisammen waren“, beschreibt Keplinger die Situation vor der digitalen Transformation. „Der elektronische Workflow, den wir komplett mit Doxis4 umgesetzt haben, ermöglicht es nun, dass wir etwa Anfragen unserer Mitglieder inklusive aller notwendigen Unter­schriften noch am selben Tag beantworten können.“ Für die leitenden Funktionäre, die die meisten Unter­schriften leisten müssen, wurden außerdem Tablets zur Verfügung gestellt, womit die Freigabe per Handysignatur jederzeit und allerorts möglich ist.

Organisationsübergreifende Kooperation via iRoom

Die Ärztekammer für Oberösterreich hat vor kurzem begonnen, die Enterprise Content Management-Plattform von SER auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu nutzen. Beispiel Gebietskrankenkasse: „Unsere Ärzte sind Vertragspartner der Sozial­versicherung, die meisten Entscheidungen sind paritätisch zu treffen. Die Gebiets­krankenkasse kann nun via VPN-Leitung auf unser Doxis4-System zugreifen und die relevanten Dokumente rechtsgültig unterschreiben, ohne dass das Dokument das Haus verlassen muss, was wiederum datenschutzrechtliche Relevanz besitzt“, sagt Martin Keplinger. In Planung ist die Einführung von Doxis4 iRoom, mit dem organisations­übergreifend unterschiedliche Kooperationsprojekte auf Web-Basis umgesetzt werden sollen.

Mit Flexibilität zur erfolgreiche Digitalisierung

Die Bedeutung der SER-Lösung für die OÖÄK beschreibt Reinhard Hechenberger, der in den Vorstand der SER Kunden-Community gewählt worden ist, so: „Doxis4 ist ein un­ver­zichtbares Tool für den täglichen Gebrauch. Unsere Ansprechpartner kennen unsere Prozesse sehr genau, daher funktioniert die Zusammenarbeit sehr gut, ohne dass jedes Mal Grundsatzfragen diskutiert werden müssen.“ Martin Keplinger hebt zudem die Flexibilität von Doxis4 hervor: „Das Produkt gibt uns die Möglichkeit, es an unsere Prozesse anzupassen und nicht umgekehrt.“ Eine Stärke, die für eine erfolgreiche Digitalisierung unabdingbar ist.

Autor: Wolfgang Franz
Der Artikel erschien erstmals im Fachmagazin für Qualität im Gesundheitswesen QUALITAS, Ausgabe 02/18.

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16.07.2018   Calender Best Practice  |  DMS, eAkten, BPM & Workflow