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Top Thema: Migration von Altsystemen im laufenden Betrieb

Keine Angst vor Migration - arbeiten Sie ruhig weiter!

Gute Gründe sprechen für die Konsolidierung in die Jahre gekommener Archiv-, DMS- und Workflow-Anwendungen: Supportabkündigungen, Sicherheitsrisiken, Performanceprobleme und funktionale Einschränkungen lassen einen reibungslosen Betrieb nicht mehr zu. Das Festhalten an vielen verschiedenen Systemen verursacht hohe Betriebs-, Integrations- und Wartungskosten. Veraltete Lösungen besitzen nicht die nötige Agilität und Flexibilität, um Ihre Geschäftsprozesse voranzubringen oder neue Anforderungen abzubilden. Organisatorische und funktionale Mängel frustrieren die Anwender, insbesondere die stetig wachsende Schar der Wissensarbeiter, die besonders hohe Anforderungen an ihre digitale Arbeitsumgebung stellen. Das Abrufen von Informationen ist oft langsam und mühsam.

Elektronische Archive und Dokumentenmanagementsysteme, die sich im Unternehmen angesammelt haben, fristen in den unterschiedlichsten Abteilungen und Unternehmensbereichen oft ein Inseldasein. Hier ein Archiv im Rechnungswesen, da ein DMS in der Personalabteilung und viele unterschiedliche Fileverzeichnisse verteilt über das ganze Unternehmen - modernes Informations- und Geschäftsprozessmanagement sieht anders aus. Mit einem modernen ECM-System wie Doxis4, das ECM-, BPM- und Collaboration-Funktionen auf einer Plattform vereint, können Arbeitsabläufe über das ganze Unternehmen zielgenau gesteuert und mit den dazugehörigen Informationen versorgt werden. Und mit dem richtigen Migrationskonzept lässt sich der historisch gewachsene Wildwuchs sicher konsolidieren.

Migration verliert ihren Schrecken

Die Vorteile einer Systemkonsolidierung liegen also auf der Hand. Warum gehen Unternehmen diese Aufgabe trotzdem nur zögerlich an? Die Antwort lautet: Migrationen sind aufwendig. Zu groß erscheint vielen IT-Verantwortlichen die Gefahr, dass Systeme während der Umstellung für das Tagesgeschäft nicht nutzbar sind oder auf die teils Terabyte großen Altdatenbestände anschließend nicht mehr zugegriffen werden kann. Aber diese Sorgen sind unbegründet, denn Migrationsprojekte müssen nicht als unkontrollierbarer „Big Bang“ durchgezogen werden. Mit einer belastbaren Integrations- und Technologieplattform wie Doxis4 sowie einem durchdachten und praxiserprobten Migrationskonzept werden Migrationen jeder Dimension kalkulierbar, planbar und beherrschbar.

Schritt für Schritt den System-Dschungel ausdünnen

SER hat Vorgehensmodelle als effiziente Alternative zur klassischen Migration entwickelt. Anstatt alle Daten eines Altsystems zunächst zu exportieren und dann ins neue System zu importieren, ermöglichen wir  eine schrittweise Datenmigration im laufenden Betrieb.

  • Im ersten Schritt werden lediglich die Metadaten der Dokumente in Doxis4 übernommen. Direkt im Anschluss kann das Altsystem bereits abgeschaltet werden. So fallen keine Wartungskosten mehr dafür an.
  • Die Altdokumente selbst bleiben zunächst am ursprünglichen Speicherort und werden sukzessive ohne Performance-Verlust im Hintergrund nach Doxis4 migriert.
  • Ein spezieller Storage-Adapter gewährleistet währenddessen den uneingeschränkten Zugriff auf die Dokumente im Quellsystem.
  • Die Anwender arbeiten bereits während der Altdatenmigration mit Doxis4. Bei der Nutzung besteht für sie kein Unterschied, ob sie auf Bestände im Quellsystem zugreifen oder auf bereits in Doxis4 hinterlegte Dokumente.

Gerade bei sehr großen Dokumentbeständen nimmt dieses Stufen-Konzept Migrations­projekten den Schrecken und ermöglicht radikal kürzere Projektlaufzeiten, die das Tagesgeschäft nicht stören. Es gibt also keinen Grund mehr zu warten. Packen Sie’s an!

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Migration von Altsystemen zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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10.03.2017   Calender Top Thema  |  Archiv, DMS, IT & Admin

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