www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Top Thema: Dokumentenmanagement 2017

In 5 Schritten aufgeräumt ins neue Jahr

Zum Jahresbeginn steigt die Motivation, schlechte Gewohnheiten abzulegen. Für den Büroalltag gibt es viele gute Vorsätze: besser organisiert sein, stets Ordnung halten, sich und die Kollegen nicht mehr durch unauffindbare Unterlagen frustrieren. Wenn Dokumente in Fileverzeichnissen abgelegt und verwaltet werden, sind diese guten Vorsätze schnell zum Scheitern verurteilt. Mit der Dokumenten­management-Lösung Doxis4 lassen sich die guten Vorsätze dagegen dauerhaft umsetzen.

Schritt 1: Von Anfang an richtig ablegen

„Die Datei wurde nicht gefunden. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Speicherort oder die richtige Webadresse verwenden." Wer Dokumente gerne in File­systemen ablegt, kennt diese Meldung zur Genüge. Denn so entstehen schnell ver­schiedene Versionen eines Dokuments an unterschiedlichen Orten. Bei zunehmender Anzahl der Kopien weiß bald niemand mehr, welche die aktuelle Version ist und wo sie liegt. In Doxis4 werden alle Versionen eines Dokuments an einem zentralen Ort abgelegt und erhalten eine eindeutige Adresse in Form eines sogenannten iECM-Links. Im Gegen­satz zu einem File-Pfad, der verschoben und damit ungültig werden kann, bleibt dieser Link in Doxis4 bestehen und verweist automatisch auf die aktuelle Version. Zudem können Dokumente in Doxis4 so verlinkt werden, dass sie an unterschiedlichen Stellen in verschiedenen Kontexten zur Verfügung stehen, obwohl sie nur einmal abgelegt wurden.

Schritt 2: Die richtige Benennung

Wer mehrere Versionen eines Dokuments im Fileverzeichnis ablegt – und wenn wir ehrlich sind, haben wir das alle schon getan – steht bald vor einem Problem: Wie kennzeichnet man verschiedene Stände und Bearbeiter? Wenn jeder Mitarbeiter dafür seine eigene Systematik hat, ist das Chaos vorprogrammiert. Immer länger sowie unübersichtlicher werdende Dokumentennamen sind die Folge. In Doxis4 erhalten Dokumente Metadaten wie z.B. Titel, Bearbeiter, Erstellungsdatum und Bearbeitungsstatus (in Arbeit, in Ab­stim­mung, freigegeben etc.) sowie thematische Schlagworte, die nach einer einheitlichen Struktur zugewiesen werden. So ist auf einen Blick nachvollziehbar, um welche Dokumente es sich handelt. Zudem stehen die Metadaten für eine schnelle und differenzierte Suche z.B. nach Bearbeitungszeitraum, Bearbeiter, Thema usw. zur Verfügung, die in einem File-System nicht möglich ist.

Schritt 3: Mit einheitlicher Ablage direkt zur richtigen Information

In File-Verzeichnissen hat jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur, nach der er Dokumente ablegt. Ein anderer Kollege kann damit z.B. im Vertretungsfall aber nur bedingt arbeiten, da ihm das Wissen über die Ablageorte fehlt. Doxis4 bietet mit elektronischen Akten die Möglichkeit, einheitliche Ablagestrukturen festzulegen, nach denen alle Mitarbeiter arbeiten. Zusätzlich können hier neben den Dokumenten auch Vorgänge und Daten aus Drittsystemen wie ERP, CRM & Co. integriert werden. Damit sind alle Informationen zu einem Geschäftsvorgang auf einen Blick verfügbar.

Schritt 4: Alle Unterlagen auf einen Blick sichten

Das Wechseln zwischen verschiedenen Viewern für Text- und Bildbearbeitung, PDF-Ansicht usw. ist nicht nur aufwendig, sondern auch unübersichtlich: Die Relation zwischen Text-Dokumenten, ihren PDF-Versionen und dazugehörigen weiteren Dateiformaten ist dabei nicht nachvollziehbar. In Doxis4 besteht die Möglichkeit, die verschiedenen Repräsentationen eines Dokuments medienbruchfrei in einem einzigen Viewer anzusehen – auch ohne dass die Originalapplikation auf dem dafür verwendeten Endgerät installiert ist. Alle Repräsentationen eines Dokuments stehen so direkt zur Verfügung.

Schritt 5: Fremdverursachtes Chaos verhindern

Wenn bei Fileverzeichnissen mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, ist nie eindeutig nachvollziehbar, wer Änderungen vornimmt oder gar Dokumente löscht. Dies führt schnell zu Verwirrung. In Doxis4 lässt sich über differenzierte Zugriffsrechte festlegen, welche Mit­arbeiter Dokumente und Akten einsehen und bearbeiten dürfen. Automatische Lösch­fristen und -sperren verhindern dabei, dass Informationen versehentlich gelöscht werden. Damit alle Änderungen an einem Dokument stets nachvollziehbar bleiben, wird in Doxis4 zudem lückenlos dokumentiert, wann und durch wen sie vorgenommen wurden.

Starten Sie aufgeräumt ins neue Jahr: Mit Doxis4 halten Sie diesen guten Vorsatz langfristig ein.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für ein übersichtliches und effektives Management Ihrer Informationen zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

« Zurück
13.01.2017   Calender Top Thema  |  DMS, eAkten, ECM
Weiterführende Informationen im +Content
Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen
Erklärvideo

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erklärvideo »
12x BESSER - Return on Information mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Return on Information mit Doxis4

Broschüre »
Broschüre: Elektronische Akten mit Doxis4
Broschüre

12x BESSER - Flexible eAktenlösungen mit Doxis4

Broschüre »