Best Practice: Zentrale ECM-Plattform für Aareal Bank

Immobilienfinanzierung mit System

In den vergangenen Jahren ist die Doxis4-Anwendungslandschaft der Aareal Bank kontinuierlich rund um die Themen Archivierung und elektronische Akten gewachsen. Nach der Ablösung des bestehenden Altarchivs mit Doxis4 erfolgte die Umsetzung der bankenspezifischen Lösung für die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO): das elektronische Organisationshandbuch „Blue Book“. SFO-Dokumente zur Aufbau- und Ablauf­orga­ni­sation der SFO werden Workflow-gesteuert in Doxis4 eingestellt, verwaltet und archiviert. Features wie Sprachverwaltung, umfangreiche Suchfunktionalitäten sowie eine Web-Anbindung an das Intranet der Bank unterstützen alle Beteiligten: die Mitarbeiter in den Fachabteilungen, interne und externe Prüfer im Rahmen ihrer Prüfungstätigkeiten und die Organisationsabteilung beim Qualitätsmanagement.

Elektronische Wohnungswirtschaftliche Akte

2014 wurde die erste elektronische Akte für den wohnungswirtschaftlichen Bereich eingeführt, kurz „EWA“ genannt. Die vertraute Logik des eingesetzten Bestands­führungs­systems für die Wohnungswirtschaft wurde in die Doxis4 eAkten übernommen. Die Mitarbeiter können damit standortübergreifend jederzeit auf Partner- oder Kontoakten zugreifen, objektbasiert Dokumente ablegen und diese bearbeiten. Durch die Verknüpfung der verschiedenen Teilakten untereinander ist das passende Dokument immer nur wenige Mausklicks entfernt.

Workflows erleichtern Vertragserstellung

In einem zweiten Teilprojekt wurden verschiedene Workflows zur automatisierten Vertragserstellung mit Doxis4 umgesetzt. Ziel war es, die Fehlerrate beim Ausfüllen von Vertragsinhalten wie z.B. Kontonummern zu reduzieren, die Vertragserstellung zu beschleunigen und eine optimale Rück- bzw. Nachverfolgung von bestehenden Verträgen zu erhalten. Elektronische Vertragsakten mit Doxis4 Vertragsmanagement hatte die Aareal Bank bereits 2012 eingeführt. Damit managt das Unternehmen seitdem alle Verträge inklusive Vertragsdaten von externen Dienstleistern (z.B. Laufzeiten, Fristen oder Verträge) zentral im ECM-System.

Die Doxis4-Lösungen der Aareal Bank im Überblick:

  • Elektronische Wohnwirtschaftliche Akte (EWA) mit Vertragserstellungs-Workflow
  • Elektronisches Organisationshandbuch für die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO)
  • Automatisierte Rechnungserfassung und -prüfung
  • Integration von: SAP, ISIS PAPYRUS, PTS, BK@01

 

Weitere Möglichkeiten und Tipps für ECM-Lösungen bei Banken zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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19.02.2018   Calender Best Practice  |  Archiv, eAkten, ECM
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