Unabhängig von Größe und Branche schließen Firmen eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge ab. Das Spektrum reicht von Arbeits- und Immobilienverträgen über Software-Lizenzen bis hin zu Rahmenvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten. Sie müssen aus rechtlichen Gründen langfristig archiviert werden, erfordern aber häufig einen regelmäßigen Zugriff, um beispielsweise Informationen über Vertragsbedingungen, Ansprechpartner oder Fristen zu erhalten.

Zusätzliche Anforderungen entstehen außerdem durch die Globalisierung: Bei Verträgen mit internationalen Partnern müssen Unternehmen unterschiedliche Rechtssysteme und politische Einflüsse beachten. Verträge in diesem Umfeld sind oft komplex, mehrsprachig und besitzen Zusatzdokumente wie Lizenzierungsvereinbarungen oder Zertifizierungen für lokale Märkte. Auch diese erfordern einen regelmäßigen Zugriff. Zudem erfordern die sich immer schneller verändernden Marktbedingungen ein hohes Maß an Reaktionsgeschwindigkeit, was nur durch ein zeitnahes Anpassen von Geschäftsbeziehungen und damit einhergehenden Verträgen möglich ist.

Die International Association for Contract & Commercial Management schätzt, dass Unternehmen durch unzureichendes oder fehlende Vertragsverwaltung pro Jahr im Durchschnitt etwa neun Prozent Umsatzeinbußen hinnehmen müssen. Ein zentrales, digitales Vertragsmanagement kann solche Schwierigkeiten verhindern. Dabei werden Verträge und alle dazugehörigen Dokumente in digitalen Akten und Archiven gespeichert. Mit ihnen wird der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages von Vorverhandlungen, Vertragsausstellung über Nachverhandlungen bis hin zur Kündigung und Archivierung dokumentiert.

Die GEFA BANK in Wuppertal hat den gesamten Vertragsprozess transparent strukturiert, sodass alle Vertragsversionen, vertragsbegleitende Dokumente und auch Vorgänge übersichtlich gebündelt sind. Über Vertragsnummern, Kundennamen etc. finden GEFA-Mitarbeiter schnell alle Informationen, die sie für Auskünfte gegenüber Kunden und für die Vertragsbearbeitung brauchen – über alle sieben Standorte hinweg.

Noch komplexer sind die Herausforderungen der weltweit aktiven FEV Gruppe, die als Entwicklungs­dienstleister in der Automobilindustrie arbeitet. Fünf Landesgesellschaften, mehr als 40 Standorte auf allen Kontinenten und hoch diversifizierte, ständig wechselnde Anforderungen der Auftraggeber lassen sich besser mit einem bereichsübergreifenden Vertragsverwaltung bewältigen. Es macht sämtliche Vorgänge mit allen dazugehörigen Unterlagen unternehmensweit verfügbar und Mitarbeiter greifen damit in allen in der Gruppe genutzten Sprachen darauf zu.

Diese beiden Beispiele zeigen deutlich: Digitale Vertragsverwaltung hat durch den kompletten Überblick über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages entscheidende Vorteile für ein Unternehmen. Es entstehen erhebliche Effizienzgewinne bei der Unternehmenssteuerung. 

Unternehmen aller Branchen profitieren von digitaler Vertragsverwaltung durch:

1. Auskunftsfähigkeit: Die Einzelverwaltung von Verträgen in jedem Fachbereich verhindert den leichten Zugriff darauf und erzeugt schwer durchsuchbare Datensilos. Durch eine unternehmensweit zentralisierte Archivierung schnürt digitales Vertragsmanagement sämtliche Verträge mit relevanten Kontextinformationen aus verschiedenen Kanälen und Systemen zusammen. Alle Informationen sind so an einem Ort gespeichert und nicht auf verschiedene Systeme verteilt. Die Mitarbeiter im Unternehmen haben dadurch eine bessere Informationsbasis und können bereichsübergreifend auf Verträge zu greifen. Sie erlaubt ihnen, schneller und informierter Auskunft zu geben, sowie bessere Entscheidungen zu treffen. Letztlich erhöht sich dadurch die Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe, die Unternehmen können agiler und flexibler auf Anforderungen und Fragen z.B. von Kunden reagieren.
   
   
2. Kostenkontrolle: Viele Verträge, vor allem für Software-Services und Dienstleistungen, verlängern sich automatisch, wenn keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Digitale Vertragsverwaltung vermeidet solche Fehler. Fristen und Vertragsbedingungen sind jederzeit transparent. Mitarbeiter werden automatisiert erinnert, Verträge zu prüfen, freizugeben und zu kündigen. Das vermeidet ungewollte Vertragsverlängerungen und damit verbundene Kosten.
   
   
3. Transparenz: Bei Vertragsprozessen muss jeder Schritt nachvollziehbar sein. Änderungen und Entscheidungen müssen dokumentiert werden und nachweisbar sein – auch nach Jahren noch. Digitale Vertragsverwaltung archiviert dafür die gesamte Vertragshistorie, inklusive des Schriftverkehrs sowie aller Aktennotizen in einer revisionssicheren Form. Dadurch entsteht eine höhere Sicherheit in Rechtsfragen, denn Unternehmen können jederzeit die korrekte Einhaltung von Verträgen, Verhandlungen und getroffene Entscheidungen nachweisen.
   
   
4. Reaktionsgeschwindigkeit: Wenn sich die Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen ändert, müssen Geschäftsbeziehungen z.B. zu Lieferanten schnell angepasst werden. Digitale Vertragsverwaltung erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit: Das Prüfen, Anpassen und Abstimmen lässt sich durch automatisierte Workflows steuern. Geschäftspartner können direkt einbezogen werden und erhalten Verträge über einen sicheren virtuellen Raum zur Unterschrift. Diese kann mit integrierbaren eSignatur-Lösungen wie DocuSign, Xitrust, FPSign oder AdobeSign ebenfalls direkt digital erfolgen. So gehen Vertragsanpassungen schneller über die Bühne.
   
   
5. Imagegewinn: Ein für Mehrbenutzer-Anwendungen typisches Berechtigungskonzept für die Vertragsmanagement-Anwendung verhindert unkontrollierte und unautorisierte Zugriffe auf Verträge. Dadurch können Unternehmen nicht nur finanzielle Risiken durch Datenverluste oder Angriffe von Cyberkriminellen verringern. Letztlich wird dadurch auch das Image gesichert, dass sonst unter negative Medienberichte leiden würde.
   
   
6. Prozessoptimierung: Digitale Vertragsverwaltung erleichtert das Anfertigen von Berichten für die betriebswirtschaftliche Auswertung, wodurch indirekt Kostenvorteile entstehen. Controlling und Finanzvorstand haben jederzeit den Überblick über alle derzeit gültigen Vertragsbedingungen und können aus der Dokumentensammlung die gewünschten Daten für Performance-Indikatoren automatisiert entnehmen. Sie erreichen dadurch eine bessere Liquiditätsplanung und können ihre Prozesse stärker optimieren.
   
   
7. Fehlerminimierung: Eine Anwendung für digitale Vertragsverwaltung ist auch in andere Systeme wie SAP oder Microsoft Office integrierbar. Dadurch lassen sich Daten direkt in einer Fachanwendung oder in Microsoft Office bearbeiten, ohne dass die Nutzer zwischen den beiden Anwendungen hin und her springen müssen. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der automatischen Aktualisierung der Daten in den jeweiligen Anwendungen. So können keine fehlerhaften Informationen in anderen Anwendungen erscheinen.

Hey Doxi, wie lassen sich Effizienzpotenziale heben?