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Großes Potenzial: digitales Vertragsmanagement

Die Anzahl der Verträge in Unternehmen steigt. Gleichzeit entstehen Verträge in verschiedenen Unternehmensbereichen: Einkauf, Marketing, Vertrieb, Rechtsabteilung, Geschäftsführung, HR, Finance und Controlling – und sie alle müssen auf Verträge zugreifen. Verteilt, z.B. in lokalen Ordnerstrukturen oder gar auf Papier, lassen sich Verträge weder bereichsübergreifend, noch transparent und fristgerecht verwalten. Auswertungen oder revisionssichere Aufbewahrung sind schier unmöglich. Wenn Sie diese sieben Kriterien beherzigen, wird unternehmensweites Vertragsmanagement für Sie zum Kinderspiel!

1. Zentraler Zugriff

Die größte Herausforderung ist das Silodenken vieler Abteilungen. Damit Sie Verträge unternehmensweit schnell finden und nachvollziehbar bearbeiten können, besteht das erste Ziel darin, eine gemeinsame Basis für alle Verträge zu schaffen. Mit dem Doxis4 Vertragsmanagement führen Sie alle Verträge sowie relevanten Kontextinformationen aus verschiedenen Kanälen und Systemen zusammen: z.B. begleitenden Schriftverkehr, Ansprechpartner, Kundendaten, Vertragsfristen und die Vorgänge, die zur jeweiligen Vertragserstellung gehören – strukturiert, über Abteilungen und über Standorte hinweg verfügbar.

2. Unternehmensweite Standards

Einigen Sie sich beim Vertragsmanagement auf einheitliche, für alle verbindliche Standards: Wer ist z.B. der richtige Ansprechpartner für welche Personal- und Lieferantenverträge, wer für Leasing? Welche Berechtigungen und Eskalations­maßnahmen gelten? Doxsi4 schlägt über standardisierte Freigabe-Workflows automatisch die richtigen Bearbeiter zur Prüfung und Genehmigung vor und erinnert an alle Fristen. Berechtigungen für Zugriffe, Änderungen oder das Löschen von Verträgen legen Sie in Doxis4 nach Ihren Bedürfnissen fest.

3. Automatisiertes Fristenmanagement

Wann läuft ein Vertrag aus? Wie lang ist die Kündigungsfrist? Das manuell nachzuhalten, ist bei Hunderten bis mehreren Tausend Verträgen aufwendig und fehleranfällig. Verpasste Fristen bergen ein enormes finanzielles Risiko und wirken sich auch auf Ihr Unternehmens­image aus. Das verhindern Sie mit einem Vertragsmanagement, das Ihre Fristen automatisch für Sie verwaltet. Doxis4 erinnert Sie rechtzeitig, wann Verträge geprüft und überarbeitet werden müssen und liefert Ihnen auch gleich die entsprechenden Unterlagen. Sollte der zuständige Mitarbeiter auf diese Benachrichtigung nicht reagieren, startet ein Eskalationsprozess. So verpassen Sie in Ihrem Unternehmen nie wieder Vertragsfristen!

4. User Experience

Je einfacher das Vertragsmanagement und je besser die Funktionalität auf die Bedürfnisse der Anwender abgestimmt ist, desto begeisterter sind sie. Doxis4 bietet DMS-Funktionen für die Suche, Ablage, Versionierung und Annotationen, die das Bearbeiten von Verträgen erleichtern – z.B. direkt aus Microsoft Office heraus. Mit dem integrierten Vorlagen­management erstellen Sie auf Knopfdruck neue Verträge. Damit liegen Rechtsabteilung, Vertrieb und Einkauf wiederkehrende Klauseln und Vertragsstrukturen einheitlich vor und ersparen ihnen beim Erstellen viel Aufwand und Zeit.

5. Integrierte Fachanwendungen

Kunden- und Lieferanten-Nummern, Namen und Adressen benötigen Sie für alle Verträge. Hier lohnt sich die Integration von Vertragsmanagement-Lösung und ERP- oder CRM-System. Doxis4 verfügt u.a. über zertifizierte SAP-Schnittstellen, integriert – je nach gewünschtem Szenario – beliebige ERP-, CRM- und HR-Systeme und schafft Durch­gängigkeit im Vertragsprozess. Doxis4 übernimmt daraus automatisiert Daten und ergänzt sie z.B. im Kopf einer Vertragsvorlage. Bei neuen Kunden im CRM oder Lieferanten im ERP werden automatisch die entsprechenden Vertragsakten angelegt, alle benötigten Stammdaten darin übernommen und bei Änderungen aktualisiert. Das geht nicht nur schnell, es verhindert auch Fehler, die beim manuellen Übertragen entstehen. So arbeiten Sie immer mit den richtigen Daten.

6. Reporting & Prozessoptimierung  

Neue Verträge und dazugehörige Dokumente manuell richtig abzulegen, kostet Zeit und ist eine weitere Fehlerquelle, auf die Sie verzichten können. Beim Vertragsmanagement mit Doxis4 werden neue Dokumente automatisch Aktenregistern zugeordnet und mit Metadaten versehen, z.B. Vertragsnummern, Konditionen und Verantwortliche. Über diese Metadaten finden Sie später alle Vertragsunterlagen gezielt wieder, z.B. alle Verträge eines bestimmten Kunden oder alle Verträge, die in den nächsten drei Monaten auslaufen.

Der integrierte Reporting Service ist die Grundlage für Ihr Vertragscontrolling: Damit werten Sie alle Verträge und Vorgänge aus. Nur so können Sie Vertragsprozesse optimieren, profitieren aber auch beim Risikomanagement, z.B. beim Aufdecken von Betrugsfällen.

7. Nachweisbare Compliance

Gerade bei Vertragsprozessen muss jeder Schritt nachvollziehbar sein und Änderungen und Entscheidungen müssen dokumentiert werden. Im Zweifel müssen diese Informationen auch noch nach Jahren vorliegen und nachvollzogen werden können. Neben strengen Aufbewahrungsfristen für jegliche Vertragsunterlagen gelten auch in puncto Sicherheit und Zugriffsschutz höchste Anforderungen im Umgang mit Verträgen: Wenn Sie z.B. externe Dritte wie Anwälte in den Vertragsprozess einbeziehen möchten, nutzen Sie den Doxis4 iRoom als sicheren, virtuellen Projektraum, um den Zugriff auf Aufgaben und Dokumente zu steuern. Ob externe oder interne Bearbeiter: Wer was geändert hat, dokumentiert Doxis4 und archiviert die gesamte Vertragshistorie mit allen Dokumentversionen automatisch: transparent und revisionssicher bis zum Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Frist.

Mehr Tipps und Möglichkeiten für Ihr unternehmensweites digitales Vertragsmanagement zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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08.04.2019   Calender Top Thema  |  DMS, BPM & Workflow
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