Top Thema: SER-Marktforschung ECM-Insights 2017

Wer kennt das nicht: abteilungsbezogene Fileverzeichnisse, redundante Systeme für DMS, BPM und elektronische Archivierung, E-Mail-Systeme als isolierte Informationsinseln – organisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften entwickeln sich in vielen Unterneh­men zu echten Effizienz-Killern. Sie erschweren den Informationsaustausch und die gemeinsame Arbeit an Projekten. Enterprise Content Management vereinheitlicht heterogene Informationsbestände und hilft auch bei der Konsolidierung redundanter Systeme. Aber wo stehen Großunternehmen und gehobener Mittelstand in dieser Frage heute und wie weit sind sie bei der Umsetzung bereits vorangekommen? Wir wollten es genau wissen und haben im Rahmen unserer Marktforschungsreihe ECM-Insights* CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter von Unternehmen aus verschiedenen Branchen zu ihren IT-Systemen und ECM-Strategien befragt.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Befragung vorweg: In Konzernen und im Mittelstand ist ECM ein fester Bestandteil der IT-Strategie. ECM tritt mehr und mehr aus dem Schatten von ERP, CRM & Co. heraus und hat sich als eine strategische Säule etabliert. Dort, wo Unter­nehmen bereits funktions- und abteilungsübergreifend arbeiten, ist die Verbreitung von ECM weiter vorangeschritten als in Unternehmen, die noch sehr stark hierarchisch denken.

Die größten Herausforderungen

Flickenteppich: Verteilte Informationsinseln, die Systemvielfalt im Informations­manage­ment und die daraus resultierenden Informationssilos sind für 75 Prozent der befragten Unternehmen eine große Herausforderung. Vor allem der schnelle Informationsaustausch und die sichere Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg leiden darunter.

Redundante Systeme: Viele Unternehmen kämpfen mit ihren historisch gewachsenen IT-Anwendungslandschaften und -Infrastrukturen. Allein für das Dokumenten- und Ge­schäfts­prozess­management setzen 3 von 4 Unternehmen laut aktueller SER-Markt­befragung mehrere unterschiedliche Systeme ein. Die Folgen: undurchsichtige Ablage­strukturen, redundante Datenhaltung und verteilte Informationssilos.

Mängel bei der Umsetzung: Ein Großteil der befragten CIOs, Prozessverantwortlichen und IT-Leiter kennt den Ausweg aus diesem Dilemma bereits, verfolgt ihn jedoch zurzeit noch nicht konsequent. So haben 85 Prozent der Befragten die Wichtigkeit von Enterprise Content Management als strategisches Thema erkannt, um die genannten Herausforde­rungen zu meistern. Eine dafür notwendige ECM-Plattform-Strategie verfolgen bislang 41 Prozent – zumeist aber erst abteilungsspezifisch und noch nicht konsequent unterneh­mens­weit. 41 Prozent haben noch keine entsprechende Strategie entwickelt. 18 Prozent sind gerade dabei, eine solche auszuarbeiten.

Nicht auf die lange Bank schieben

Fazit: Das Problembewusstsein ist da, an der Umsetzung hapert es noch. Dabei muss eine Systemkonsolidierung kein Schreckgespenst sein. Wir haben mit dem Doxis4 Consolidation Service eine smarte Lösung konzipiert, mit der Unternehmen Informationssilos auflösen und die vorhandenen Informationsbestände sicher in Doxis4 integrieren können, während die Mitarbeiter einfach weiterarbeiten. So lässt sich der historisch gewachsene „Wildwuchs“ sicher und schnell konsolidieren.

* Rahmendaten der Studie: Juni 2016 – Juni 2017; n = 1.826 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter aus Unternehmen aller Branchen mit über 100 Mio. Euro Umsatz

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die Konsolidierung Ihrer Systeme zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.