Dokumentenverwaltung zentralisiert

Die NATIONAL-BANK in Essen, die sich als konzernunabhängiges Kreditinstitut vorrangig als Ansprechpartner für mittelständische Unternehmen versteht, hat mit dem DOXiS Records Service von SER ihre ursprünglich dezentrale Dokumentenverwaltung zentralisiert und damit fit für die Zukunft gemacht.

Ziel war die ortsunabhängige Bereitstellung von Geschäftsunterlagen sowie Sachbearbeitungs- und Analyseeinheiten, um so die Kundenbetreuer vor Ort von Verwaltungsaufgaben zu entlasten und für eine unternehmensweite Verfügbarkeit der archivierten Dokumente zu sorgen.

Es wurden individuelle Aktenlösungen geschaffen, z.B. für Kundenakten, Kreditakten, Immobilienfinanzierungsakten, Electronic Banking und Versicherungen. Der Vorteil: Themenbezogene Akten ermöglichen einen wesentlich schnelleren, weil vollständigen Überblick über zusammengehörende Dokumente.

Zusätzlich wurde eine Aktenhierarchie geschaffen, mit der Kundenakte als Einstiegsebene. Diese enthält in ihrer Registerstruktur wiederum aufrufbare Verweise auf weitere Akten, soweit vorhanden. So sieht der Kundenbetreuer auf einen Blick, ob sein Kunde neben seinem Bankkonto auch noch eine Versicherung abgeschlossen hat, oder ob eine Immobilienfinanzierung läuft.

Sachbearbeiter können nun in Echtzeit von jedem Ort aus auf die Akten zugreifen, Gruppenarbeit an einem Fall wird durch eAkten überhaupt erst möglich.

Die leistungsfähigen Funktionen des DOXiS Records Service von SER bedeuten für die Mitarbeiter der NATIONAL-BANK eine Flexibilität, durch die sie ihre Kunden noch zeitnäher und effizienter betreuen können.