Ablage & Recherche

Dokumente schnell, sicher & transparent managen

Die Basis für Ihre täglichen Aufgaben sind die richtigen Informationen: Ohne Informationen keine Entscheidung, keine Auskunft, keine Freigabe. Doch wo bewahren Sie Dokumente, E-Mails und Co. auf? Und vor allem: Wie finden Sie sie schnell wieder? Outlook- und Ordnerstrukturen auf dem eigenen Desktop oder gemeinsamen Abteilungs­verzeichnissen erschweren die Übersicht. Die Ablage und Suche darin kostet wertvolle Zeit und funktioniert nur für bestimmte Formate. Ob für einzelne Geschäfts­prozesse, bestimmte Abteilungen oder als unternehmensweite Lösung für Dokumenten- und Prozess­management: Mit Doxis4 arbeiten Sie schneller, sicherer und transparenter:

1. eAkten schaffen Kontext

Angebote, Bestellungen, Verträge, E-Mails, Notizen, SAP-Daten etc.: Alle Informationen zu einem Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftsfällen vereinen Sie in Doxis4 eAkten – auch Daten aus fremden Fachanwendungen. Definierte Aktenregister erleichtern Ihnen das schnelle und richtige Zuordnen von Informationen. Das ist ein großer Vorteil, wenn viele Kollegen zusammenarbeiten. Sie greifen auf geordnete Informationen zu und legen neue korrekt ab, z.B. auch direkt aus Outlook. Gleichzeitig sind Dokumente und Daten für sie im Kontext verfügbar und verschwinden nicht in lokalen File- und E-Mail-Ordnern. Welches Format Dokumente haben, spielt dabei keine Rolle: Der universelle Viewer zeigt in Doxis4 alle Dateiformate an. Spezielle Fachanwendungen sind dafür nicht nötig.

2. Intelligente Ablage

Noch einfacher funktioniert die Ablage, wenn Sie diese von Doxis4 erledigen lassen. Das ECM ordnet neue Dokumente sowie ein- und ausgehende E-Mails automatisch den richtigen Akten zu. Das wirkt Fehlern entgegen, die bei der manuellen Ablage schnell entstehen, und verhindert, dass wichtige Informationen in persönlichen Postfächern untergehen. Ähnlich ist es auch bei Änderungen im ERP oder CRM: Eine doppelte Datenpflege in allen Systemen ist fehleranfällig und kostet Zeit – und ist mit Doxis4 vor allem unnötig. So können Anwender sowohl aus ihren gewohnten Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, FiBu, HR, SCM, etc. heraus direkt auf die Dokumente und Akten im Doxis4 zugreifen, als auch umgekehrt aus Doxis4 heraus auf die Daten in den Business-Applikationen. Die Abo-Funktion und das Fristenmanagement steuern zudem Aufbewahrungsfristen und informieren Sie über wichtige Aktualisierungen an relevanten Prozessen und Dokumenten.

3. Cleveres Suchen, schnelleres Finden

Statt Informationssilos wie einzelne Hoheitsgebiete aufzubauen, managen Sie in einem unternehmensweiten ECM wie Doxis4 alle Informationen sicher an einem zentralen Ort. Den Zugriff auf schutzbedürftige Dokumente regeln Sie über ein Berechtigungssystem oder verschiedene Mandanten. Eine Anwendung, mehr Usability: In Doxis4 finden Sie alle Informationen zentral, statt zwischen verschiedenen Systemen hin und her zu springen. Über die Metadaten- oder Volltextsuche oder eine Kombination aus beiden recherchieren Sie Dokumente, Akten, Daten aus Drittsystemen sowie Vorgänge und auch die dazugehörigen Annotation und Notizen. So finden Sie z.B. alle Informationen rund um einen Kunden: E-Mails, Bestellprozesse, CRM-oder ERP-Daten etc. Haben Sie nur noch den ungefähren Wortlaut z.B. eines Vertrags im Kopf? Doxis4 findet auch ähnliche Formulierungen in Texten. Über die Vorschaufunktion blättern Sie zudem schnell durch Ihre gefundenen Dokumente, ohne sie erst zu öffnen. So kommen Sie schnell zum Ziel.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihr Dokumentenmanagement zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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20.06.2018   Calender ECM-Lösungen  |  DMS, eAkten
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