Digitaler Treibstoff für die Geschäftsprozesse

Effiziente Prozesse beginnen am Posteingang. Wenn Anfragen, Rechnungen, Verträge etc. automatisch den richtigen Empfänger finden und zur Bearbeitung notwendige Informationen gleich mitgeliefert werden, sinken die Reaktionszeiten erheblich. Möglich macht dies ein intelligentes Inbound Management.

Digitale Geschäftsprozesse benötigen digitalen Input in Form von Daten und Dokumenten als Treibstoff. Damit Eingangsdokumente möglichst schnell in die richtigen Kanäle geleitet werden können, nutzt Doxis4 die im ECM-System bereits vorhandenen Informationen, um eigenständig ihren Kontext zu ermitteln. Dazu werden sie nach ihrer Erfassung automatisch inhaltlich analysiert und den passenden eAkten und Vorgängen zugeordnet. Dies gilt für gescannte Dokumente und für originär elektronische gleichermaßen, wie z.B. für E-Mails oder importierte Dokumente aus dem Filesystem.

Beispiel Beschwerdemanagement

Das Beschwerdeschreiben eines Kunden wird mit Doxis4 Capture gescannt, OCR-gelesen, im Archiv gespeichert und an den Doxis4 Classification & Extraction Service zur weiteren Verarbeitung übergeben. Bei der Inhaltsanalyse erkennt Doxis4 automatisch die Dokumentart (Beschwerde), den Absender (Kunde XY) und ermittelt selbstständig den zuständigen Kundenbetreuer. Aus diesen Angaben generiert das System einen Vorgang, der in den Postkorb des betreffenden Mitarbeiters eingestellt wird. Der Vorgang enthält nicht nur das gescannte Schreiben, sondern auch einen Link auf die entsprechende Kundenakte sowie auf die Bestellhistorie des Kunden aus dem ERP-System und Informationen über die bisherige Geschäftsbeziehung aus dem CRM. So hat der Kundenbetreuer zeitnah den Beschwerdebrief auf dem Bildschirm, inklusive der für die Bearbeitung notwendigen Informationen.

Plattformbasierte Inbound Services

Voraussetzung für diese ganzheitliche Eingangsverarbeitung ist die Integration der Doxis4 Services für Inhaltsanalyse und Datenextraktion in den Kern des ECM-Systems. Dadurch stehen die intelligenten Services nicht nur zur Verarbeitung von Eingangsdokumenten zur Verfügung, sondern können gleichermaßen auf bereits im ECM befindliche Daten und Dokumente angewendet werden. So schaffen sie die Verbindung zwischen neu eingehenden Dokumenten sowie Bestandsdokumenten, Akten und Vorgängen. Das Ergebnis ist ein 360-Grad-Blick auf alle zu einem Vorgang gehörenden Informationen für den Bearbeiter.

AI inside

Eine Kombination aus intelligenten, lernenden Algorithmen sowie regelbasierten Methoden sorgt für die notwendige Intelligenz des Classification & Extraction Service, sodass Klassifikation und Extraktion der Dokumente weitgehend automatisiert ablaufen. Der Doxis4 Classification & Extraction Service gehört zu den Cognitive Services der Doxis4-Software. Sie setzen intelligente Technologien ein, um Inhalte aus unstrukturierten Dokumenten zu erschließen und in Prozessen nutzbar machen.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für ein intelligentes Inbound Management zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.