Elektronische Archivierung

Auf der sicheren Seite

Rechtliche, kaufmännische und technische Dokumente: Unternehmen müssen viele davon über Jahre archivieren und z.B. bei einer Betriebsprüfung oder in Haftungsfragen schnell finden und korrekt vorlegen – das schreibt der Gesetzgeber vor. Eine digitale Lösung ist dabei ausdrücklich erlaubt! Sie muss nur die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung erfüllen. Warum sollten Unternehmen also noch auf Papierarchive setzen? Eine zertifizierte Archivierungssoftware wie Doxis4 minimiert den organisatorischen Aufwand und sorgt für umfassende Sicherheit.

Alle Informationen an einem Ort

Egal ob Dokumente per E-Mail eintreffen, als elektronische Rechnung oder per Post: Im elektronischen Archiv bewahren Sie alle Informationen rund um einen Geschäftsfall Compliance-konform auf – auch die damit verbundenen Vorgänge. Das erleichtert Ihnen die Recherche und hilft Ihnen, den Verlauf einer Geschäftsbeziehung nachzuvollziehen – in der geforderten übersichtlichen und vollständigen Form. Eine (parallele) Buchführung und Archivierung in Papierform sind nicht mehr nötig.

86% der Unternehmen sind bereit, steuerrechtlich relevante Unterlagen ausschließlich elektronisch aufzubewahren.

Sicherer als Papier

Für den Gesetzgeber, aber auch für Sie hat der Schutz Ihrer archivierten Informationen oberste Priorität: Originale dürfen nicht verändert werden. Wer Zugriff auf Dokumente und Akten hat, muss nachvollziehbar sein. Mit Doxis4 legen Sie ganz genau fest, wer was mit Ihren Unterlagen machen darf – und dokumentieren jede Aktion nachweisbar. So schaffen Sie Transparenz über Ihre Compliance-Maßnahmen und sichern die Beweiskraft Ihrer Informationen. Das bedeutet ein Sicherheits-Level, das mit Papier nicht möglich ist.

Aufbewahrungsfristen im Blick

Archivieren Sie alle Unterlagen gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, wächst Ihre Informationsmenge ständig. Wissen Sie auf Anhieb, welches Dokument schon gelöscht werden darf oder gar muss? Eine digitale Archivlösung wie Doxis4 erleichtert Ihnen den Überblick: Welches Dokument wie lange aufbewahrt wird, managt die Software für Sie. Erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist ist ein Löschen möglich. So geht kein Dokument versehentlich zu früh verloren.

Aufbewahrungsfristen

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihre elektronische Archivierung zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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07.05.2018   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv
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