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Workflows

Agile Workflows und beschleunigte Prozesse

Vorteile beim Workflow-Management mit einem ECM-System:

  • Digitalisieren von Geschäftsprozessen
  • Automatisierung von strukturierten Geschäftsprozessen
  • Workflow-gestützte Fallbearbeitung
  • Kürzere Durchlaufzeiten und effizientere Prozesse
  • Minimierte Fehlerquoten
  • Kosteneinsparungen
  • Durchgängige Informationsverfügbarkeit innerhalb von Prozessen
  • Automatisiertes Anstoßen von Folgeprozessen nach Ablauf von Fristen

Moderne ECM-Lösungen wie Doxis4 von SER unterstützen normative und adaptive Workflows gleichermaßen und erlauben die Kombination beider Ansätze.

Effektive Geschäftsprozesse mit BPM »

Workflows mit Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM)-Systeme managen strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen und machen sie über das gesamte Unternehmen gesichert verfügbar. Neben den klassischen Funktionen für Dokumentenmanagement (DMS) und elektronischer Archivierung bietet ein ECM-System umfassende Möglichkeiten für das Management von Geschäftsprozessen, unabhängig davon, ob es sich um abteilungsbezogene, unternehmensweite oder gar unternehmensübergreifende Prozesse handelt. Jegliche Informationen stehen im Kontext des Geschäftsvorgangs bereit. Das beschleunigt die Reaktionsfähigkeit und erhöht Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Geschäftsprozesse.

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12x Besser: Agile Workflows mit Doxis4

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Workflows mit Doxis4 – Ihr Nutzen:

  • Digitalisierung und Optimierung jeglicher Geschäftsprozesse
  • Automatisierung von strukturierten Prozessen
  • Abbilden von Ad-hoc-, wissens- und fallbasierten Workflows
  • Kombination von Ad-hoc- und standardisierten Workflows
  • Kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
  • Einfache Einhaltung von Gesetzen wie z.B. Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit und Transparenz über den Status von Geschäftsprozessen
  • Einheitliche Plattform für normative und adaptive Prozesse und Collaboration
  • Jederzeit kontextbezogene Informationen für fundierte Entscheidungen
  • Revisionssichere Archivierung jeglicher Belege, Dokumente, Akten und Vorgänge
  • Reproduzierbares und adaptierbares Prozesswissen
  • Reports (Anzahl laufender Prozesse, Durchlauf- und Bearbeitungszeiten etc.)
Workflows mit Doxis4

Die perfekte Symbiose! ECM trifft BPM & Workflows – auf einer Plattform

Wie können Sie mit nur einer Lösung Ihre Daten und Dokumente besser in Ihre Workflows einbinden und dabei jederzeit flexibel auf Veränderung reagieren? Antworten darauf erhalten Sie in unserem Video! Erfahren Sie, wie Doxis4 Informationen und Vorgänge auf nur einer Plattform vereint!

 

Moderne ECM-Lösungen wie Doxis4 von SER unterstützen normative und adaptive Workflows gleichermaßen und erlauben die Kombination beider Ansätze.

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Doxis4 vereint normative und adaptive Workflows auf einer Plattform

Doxis4 von SER vereint ECM und BPM (Business Process Management) auf einer einheitlichen Technologieplattform und unterstützt standardisierte sowie Ad-hoc-, wissens- und fallbasierte Workflows: von einfachen To-do-Listen, über vollständig automatisierte Prozesse bis hin zur individuellen Fallbearbeitung. Workflows lassen sich mit Doxis4 einfach planen, modellieren, steuern, überwachen und messen. Unternehmen bestimmen den Grad der Standardisierung flexibel und haben weiterhin die Möglichkeit jederzeit vom Standard-Workflow abzuweichen. Durch die gemeinsame technologische Basis lassen sich beide Verfahren in einem Prozess miteinander kombinieren.

Für die Bearbeitung des Geschäftsfalls notwendige Informationen sind jederzeit im relevanten Kontext verfügbar (z.B. Fotos, E-Mails oder Briefe). So bleiben Unternehmen in dynamischen Märkten mit zunehmend erforderlich werdender Kundennähe agil.

Workflow Management mit Doxis4 zeichnet sich durch höchste Flexibilität und Nachvollziehbarkeit in Workflows und Geschäftsprozessen aus und unterstützt ein breites Spektrum an Workflow-Szenarien:

Genehmigungs- und Freigabeprozesse

Mit Doxis4 lassen sich Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung von der Erfassung der Rechnung, bis zum Abgleich mit Lieferanten und buchungsrelevanten Daten, der Prüfung und Freigabe sowie der anschließenden revisionssicheren Archivierung vollständig elektronisch abbilden und automatisieren – über alle Instanzen sicher gesteuert.Jegliche weiteren relevanten Dokumente (z.B. vorangegangene Angebote) stehen dabei stets zur Verfügung.

Personal- und Bewerbermanagement

Dokumentintensive Personalprozesse wie z.B. das Bewerber- und Einstellungsmanagement lassen sich mit Doxis4 elektronisch steuern. Bei wiederkehrenden Abläufen wie der Erstellung von Personalanzeigen, dem Erfassen der Bewerbungsunterlagen sowie deren Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter der Fachabteilung unterstützt Doxis4 Personalabteilungen mit elektronischen Workflows. Kommt es zur Einstellung eines Bewerbers, kann auf Knopfdruck eine neue Personalakte angelegt werden. An Termine und Fristen wie z.B. Vertragsverlängerungen erinnert Doxis4 Sie automatisiert.

Posteingangsverarbeitung

Mit dem digitalisierten Posteingang mit Doxis4 optimieren Unternehmen die Verarbeitung der gesamten Eingangspost. Die Verteilung der Post an die zuständigen Stellen im Unternehmen wird über elektronische Workflows gesteuert: von der Erfassung über die Extraktion und Klassifizierung bis zur Weiterleitung an den zuständigen Bearbeiter. Über den gesamten Bearbeitungsprozess der eingehenden Dokumente einschließlich der revisionssicheren Archivierung unterstützt Doxis4 Unternehmen bei der Digitalisierung. 

Rechnungsverarbeitung

Doxis4 verarbeitet Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie Teil- und Sammelrechnungen medienbruchfrei und unabhängig von deren Umfang. Alle Eingangskanäle von Brief, Fax, E-Mail und elektronische Formate wie z.B. ZUGFeRD werden einbezogen. Unternehmen gestalten ihre Rechnungsverarbeitung mit Doxis4 schnell, qualitätsgesichert und revisionssicher.

 

Juristische Arbeitsabläufe

Doxis4 bietet Rechtsabteilungen elektronische Workflows für individuelle Arbeitsvorgänge wie das Prüfen von Schriftsätzen oder die Wiedervorlage von Verträgen bis hin zu Freigaben. Die Unterlagen können Rechtsanwälten, Unternehmensjuristen und Syndizi mit Doxis4 über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg und im jeweils relevanten Bearbeitungsschritt automatisiert zur Verfügung gestellt werden.

Workflows für Versicherungen

Elektronische Workflows mit Doxis4 unterstützen die vorgangsorientierte Sachbearbeitung, z.B. in der Schadenregulierung. Durchgängig digitale Arbeitsprozesse erhöhen die Durchlaufgeschwindigkeit und verbessern die Qualität der Regulierungs- und Verwaltungsprozesse. Zudem sorgt die workflow-gestützte Vorgangsbearbeitung für mehr Nachvollziehbarkeit, höhere Auskunftsfähigkeit und besseren Kundenservice.

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12x BESSER – Agile Geschäftsprozesse mit Doxis4
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Dokumenten- und Geschäftsprozess­management bei der Westfalen Gruppe
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Neways Electronic: ECM & BPM
Anwenderbericht

Neways Electronic: ECM & BPM

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Raffinerie Heide GmbH - Dokumenten- und Business Process Management
Short Best Practice

Raffinerie Heide GmbH: Dokumenten- und Business Process Management

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Workflows und Geschäftsprozesse

Workflows und Geschäftsprozesse – Wo liegt der Unterschied?

Im deutschen Sprachgebrauch werden Workflows und Geschäftsprozesse häufig synonym verwendet. Geschäftsprozesse beschreiben die Konzeption und Analyse von Arbeitsabläufen. Sie sind eng mit Unternehmensstrategie und -zielen verbunden und umfassen Kern- und Hilfsprozesse. Workflows beschreiben aus operativer Sicht die technische Ausführung von Geschäftsprozessen. Sie setzen sich aus konkreten Arbeitsschritten und Verfahren zusammen, beachten personelle ebenso wie technische Ressourcen und unterstützen Geschäftsprozesse mithilfe von Anwendungen und Systemen.

Die elektronische Posteingangsverarbeitung in Unternehmen beispielsweise stellt einen Geschäftsprozess dar (Was ist zu tun?). Alle hierzu notwendigen Aktivitäten wie die Digitalisierung der Eingangspost, Klassifizierung und automatisierte Weiterleitung der eingegangenen Dokumente an den richtigen Bearbeiter sind die zugehörigen Workflows (Wie ist es zu tun?). Mit einem ECM-System können Sie diese elektronischen Workflows leicht abbilden.

Was ist ein Workflow?

Der Begriff „Workflow“ lässt sich mit Arbeitsablauf, Arbeitsfluss oder Auftragsdurchlauf übersetzen. Ein Workflow ist die operative und technische Beschreibung eines wiederkehrenden oder immer wieder ähnlich ablaufenden Vorgangs. Workflows setzen sich aus zeitlich oder logisch zusammenhängenden Aktivitäten und einer Zieldefinition zusammen. Stützen sich Workflows auf IT-Systeme (z.B. Enterprise Content Management-Lösungen), spricht man von elektronischen Workflows. Elektronische Workflows sind ein entscheidendes Werkzeug bei der Optimierung von  Geschäftsprozessen. Sie können die Durchlaufzeiten beschleunigen, Kosten der Bearbeitung minimieren und so die Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Mit elektronischen Workflows im Rechnungseingang können Unternehmen z.B. Skontofristen einfacher einhalten. Moderne Lösungen für Enterprise Content Management bieten eine integrierte Process Engine, die verschiedene Modelle elektronischer Workflows unterstützt, um sowohl standardisierte Workflows als auch situationsabhängige Ad-hoc-Szenarien abzubilden.

Kurzdefinition

Ein Workflow ist die sequenzielle oder parallele Abfolge logisch oder zeitlich abhängiger arbeitsteiliger Aktivitäten in Unternehmen.

Mehr über Workflow Management »

Normative vs. adaptive Workflows

Normative Workflows:

Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe lassen sich mit elektronischen Workflows automatisieren, da deren Verlauf leicht vorhersehbar ist. Sie werden als standardisierte, strukturierte oder normative Workflows bezeichnet. In der Rechnungseingangsverarbeitung z.B. lassen sich digitalisierte Rechnungen Workflow-gestützt verarbeiten: von der Rechnungslesung (Extraktion, Klassifizierung, Validierung) über die Prüfung bis hin zur automatischen Verbuchung und der anschließenden revisionssicheren Archivierung des Rechnungsbelegs und des gesamten Vorgangs.

Adaptive Workflows:

Adaptive Workflows sind wissens- und fallbasiert. Es ist nicht möglich, sie zu automatisieren. Ihr Verlauf ist dynamisch, nicht vorhersehbar und unstrukturiert. Der Bearbeiter entscheidet situativ, während er den Fall bearbeitet, wie der nächste Prozessschritt aussieht. Arbeitet das Unternehmen mit einem Enterprise Content Management-System, stehen dem Mitarbeiter für die Bearbeitung des Servicefalls alle benötigten Informationen in Form von elektronischen Akten innerhalb des Workflows bereit. Auf dieser Basis kann er fundierte Entscheidungen treffen und ad hoc die nächsten Schritte zum Ziel sowie den weiteren Verlauf des Servicefalls bestimmen und jederzeit anpassen.

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