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ECM-Vorteile

Ein ECM bringt Menschen und Unternehmen viele Vorteile, mit denen sie die Herausforderungen der Digitalisierung meistern:

Mit einem ECM lösen sie ihre Informationssilos auf, finden schnell die richtigen Informationen und digitalisieren bislang papierbasierte Prozesse. Ein ECM schafft die Voraussetzung für die durchgehende Digitalisierung von Unternehmen und macht sie langfristig wettbewerbsfähig.

ECM-Vorteile für Anwender

30 % der Arbeitszeit verbringen Anwender mit der Suche nach Informationen. 
(Quelle: Gartner Inc.)

80 bis 90 % dieser Zeit lassen sich durch ECM einsparen. Das direkte Finden von Informationen ist in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt unabdingbar: für die direkte Auskunftsfähigkeit ebenso wie für das schnelle Bearbeiten von Vorgängen. Durch den einheitlichen Zugang zu allen Informationen über ein ECM erhalten Mitarbeiter maximale Informationstransparenz: Niemand muss sich mehr merken, wo Informationen abgelegt sind.

Endlich können wir uns darauf verlassen, dass unsere Dokumente aktuell gehalten und schnell auffindbar sind.
Peter Denninghoff, Klinische Unternehmensentwicklung, LWL-Klinik Dortmund

ECM-Vorteile für Kunden und Geschäftspartner

Bevor Kunden mit Produkten und Services in Berührung kommen, spüren sie die Geschwindigkeit und Qualität der Kommunikation mit einem Unternehmen.

In der Art und Geschwindigkeit, mit der Kunden und Geschäftspartner Anfragen und Einkäufe digital durchführen, erwarten sie auch eine Reaktion von Unternehmen. Das Maß, in dem Mitarbeiter auf Fragen von Kunden direkt und kompetent Auskunft geben, E‑Mails beantworten und Vorgänge bearbeiten, spiegelt die Qualität des Kundenservice wider. Mit einem ECM erfüllen Unternehmen diese hohen Ansprüche und Erwartungen.

Elektronische Akten mit Workflow-Steuerung haben die Schaden­regulierung spürbar effizienter gemacht und erleichtern die arbeits­teilige und bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Sie bilden zudem die Basis neuer, digitaler Services für unsere Kunden und Partner.
René Schmalen, Bereichsleiter Schaden, Delvag Versicherungs-AG

ECM-Vorteile für die IT

Weniger ist mehr: Das gilt für Systemvielfalt und Informationssilos gleichermaßen.

Vier oder mehr verschiedene Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme, eine Vielzahl von Fileservern und E-Mail-Postfächern: So sieht die IT-Landschaft vieler mittelständischer und großer Unternehmen aus. Eine ECM-Technologie-Plattform wie Doxis4 entlastet die IT bei Administration und Budget. Mit ihr lassen sich:

  • Die Systemvielfalt konsolidieren
  • Vielfältige Lösungsanforderungen umsetzen
  • Informationssilos auflösen bzw. einbinden
Wir haben es mit Doxis4 von SER geschafft, eine einheitliche, elektronische ECM-Infrastruktur im Sinne eines Konzernstandards aufzubauen.
Thomas Schnell, Leiter der fachlichen Betriebsführung für die Plattform BCM, DB Systel

ECM-Vorteile für das Management

Auch wenn sich die Leistung eines Unternehmens nicht grundlegend verändert, so doch die Art und Weise, wie sie (digital) erbracht wird.

Ein grundlegender Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsmodelle ist die Ablösung papierbasierter Prozesse. ECM ist die native Digitalisierungstechnologie: Sie führt analoge und digitale Informationen zusammen und digitalisiert und automatisiert bislang papierbasierte Prozesse. Das ist wirtschaftlicher, erhöht die Prozessgeschwindigkeit, verbessert und standardisiert Qualität und sorgt für die Einhaltung der Compliance.

Die Einführung von Doxis4 und die damit verbundene Ablösung papierbasierter durch elektronische Akten ist für die Aktion Mensch ein wesentlicher Schritt zu einer noch effizienteren Arbeits­organisation, die den geförderten sozialen Projekten zu Gute kommt.
Bernd Siebertz, Leiter Förderorganisation, Aktion Mensch e.V.

ECM-Vorteile für Unternehmen

Ein zentrales Ziel von Unternehmen ist die durchgängige Digitalisierung.

Die zuvor beschriebenen Nutzen erhöhen

  • die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter
  • die Zusammenarbeit von Menschen
  • die Qualität der Produkte und Services
  • die Informationssicherheit
  • das Einhalten von Qualitätsstandards
  • die Geschwindigkeit der Wertschöpfung
  • die Wirtschaftlichkeit

Mit einem echten ECM (Enterprise Content Management) wie Doxis4 erzielen Unternehmen diese Wirkungen.

ECM: Einsatzgründe & -bereiche

Erfahren Sie, warum und wo Unternehmen ECM einsetzen.