www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Rechnungsprüfung

Vorteile & Fähigkeiten der elektronischen Rechnungsprüfung

Vorteile elektronischer Rechnungsprüfung

Die elektronische Prüfung sowie die Verwaltung von Eingangsrechnungen, über die Workflow- und Dokumentenmanagement-Funktionen eines Enterprise Content Management-Systems führen dazu, dass die oben beschriebenen Nachteile spürbar reduziert werden. Darüber hinaus ergeben sich für Unternehmen weitere wirtschaftliche und operative Vorteile:

  • Schnellere Durchlaufzeiten der Rechnungen
  • Jede Rechnung liegt nur einmal vor, Verteilerkopien entfallen
  • Schutz vor Verlust und Manipulation
  • Leichtere Einhaltung und Überwachung von Skonto- und Zahlungsfristen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit
  • Einfaches Auffinden der Rechnungen durch leistungsstarke Recherchefunktionen
  • Automatisierung von Prozessen (z.B. zur Rechnungseingangsverarbeitung)
  • Kontextbezogene Einordnung der Rechnungen
  • Revisionssichere Archivierung

Alles zur Rechnungsverarbeitung mit Doxis4 »

Vorteile elektronischer Rechnungsprüfung

Kostenlose Broschüre

Rechnungsprüfung & -verarbeitung
mit dem Doxis4 InvoiceMaster

zur kostenlosen Broschüre »

Vorteile der Rechnungsprüfung mit Doxis4

Vorteile der Rechnungsprüfung mit Doxis4

  • Vereinfachte Rechnungseingangsprüfung

    Doxis4 unterstützt vom zentralen bis hin zum verteilten Scannen an verschiedenen Unternehmensstandorten vielfältige Scan-Szenarien. Digital, z.B. per E-Mail übermittelte Rechnungen lassen sich einfach direkt aus Outlook heraus in Doxis4 zur anschließenden Prüfung ablegen. Die für die Prüfung erforderlichen Rechnungsdaten werden mittels optischer Zeichenerkennung automatisiert ausgelesen und können so einfach auf sachliche und formelle Gültigkeit geprüft (validiert) werden. Doxis4 berücksichtigt dabei die Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie interne Unternehmensrichtlinien.

  • Rechnungen in den richtigen Kontext setzen

    Doxis4 setzt die Rechnungen in den richtigen Kontext („zu welchem Kunden, Angebot oder Lieferschein gehört diese Rechnung?“). Jede Rechnung lässt sich dabei ebenso wie eine Rechnung auf Papierbasis mit Annotationen, Kommentaren und Notizen versehen, allerdings ohne dass das Originaldokument verändert wird.

  • Der gesamte Prüfungsprozess – dokumentiert und revisionssicher archiviert

    Parallel zur Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen in Doxis4 mit den zugehörigen buchungsrelevanten Daten und Dokumenten revisionssicher archiviert. Mit der lückenlosen Dokumentation aller Bearbeitungsschritte lässt sich so der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung nachvollziehen.

Stärken & Fähigkeiten von Doxis4

  • Unterstützung gängiger Formate und Standards (z.B. ZUGFeRD)
  • Automatisierte Rechnungslesung mittels optischer Zeichenerkennung
  • Abgleich der Daten mit Stammdaten aus Drittsystemen wie z.B. ERP
  • Zertifizierte Einhaltung des §14 Abs. 1 UStG
  • Medienbruchfreie Prüfung von Rechnungen aus unterschiedlichen Eingangskanälen wie E-Mail, Post oder Fax
  • Jederzeit ad-hoc weitere Bearbeiter in Prozesse der Prüfung einbinden
  • Abo-Funktionen für automatische Benachrichtigungen über auslaufende Fristen
  • Controlling- und Monitoring mittels automatisiert ausgewerteter Diagramme
  • Revisionssichere Archivierung des gesamten Rechnungsprüfungs-Prozesses
bofrost*

Bei bofrost* ist die Verarbeitung des Rechnungseingangs mit dem Doxis4 InvoiceMaster von SER automatisiert

Mehr lesen »
Dürr Dental AG

Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Liefer­scheinen und Eingangs­rech­nungen automa­tisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.

Mehr lesen »
Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

Mehr lesen »
BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

Mehr lesen »
Eissmann Group Automotive - Invoice Management

Der Automobilzulieferer Eissmann setzt auf Doxis4 für sein internationales Invoice Management. Die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung ist ein wichtiger Baustein seiner ECM-Strategie.

Mehr lesen »
DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

Mehr lesen »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

Mehr lesen »
Weidmann Plastics Technology AG

Die Weidmann-Gruppe verarbeitet welt­weit jährlich rund 100.000 Rechnun­gen aus Waren­lieferungen und Dienst­leis­tungen mit dem Doxis4 InvoiceMaster.

Anwenderbericht »
KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG

Dokumentenmanagement (DMS) mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Mehr lesen »

Was versteht man unter Rechnungsprüfung?

Der Begriff Rechnungsprüfung beschreibt die Kontrolle von Eingangs- bzw. Kreditorenrechnungen durch die Finanzbuchhaltung. Die Prüfung der eingegangenen Rechnungen lässt sich in die formelle sowie die sachliche Prüfung aufteilen und kann elektronisch über die Dokumenten- und Workflow-Management-Funktionen (DMS) eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) durchgeführt werden.

Sachliche Prüfung

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob tatsächlich eine Zahlungsverpflichtung besteht. Häufig wird die Rechnung dabei mit kontextbezogenen Dokumenten wie dem Lieferschein oder einem Angebot abgeglichen. Ist die Zahlungsverpflichtung begründet, wird die Rechnung im nächsten Schritt inhaltlich kontrolliert. Dabei werden Menge und Art der aufgeführten Posten wie die gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen sowie die berechneten Brutto- und Netto-Beträge geprüft.

Formelle Prüfung

Bei der formellen Prüfung der Rechnungen wird kontrolliert, ob die Rechnung alle Bestandteile der Vorgaben gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) beinhaltet. So muss eine Rechnung laut Gesetz unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Zeitpunkt, Art und Menge der erbrachten Leistungen beinhalten.

Sobald Inhalt und Form der Rechnungen überprüft wurden und die Rechnungen fehlerfrei sind, können sie im nächsten Schritt gebucht werden.

Hindernisse in der Rechnungsprüfung

In 69 Prozent der Unternehmen werden elektronisch eingegangene Rechnungen zur Prüfung und Weiterverarbeitung ausgedruckt, wie eine Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg herausfand. Sie werden meist mehrfach kopiert, bevor sie an die Fachabteilungen weitergegeben werden. Die langen Laufwege durch die einzelnen Fachabteilungen – vor allem in Unternehmen mit verteilten Standorten – gehen dabei häufig zulasten der Einhaltung von Skontofristen und der Auskunftsfähigkeit. Zahlungsverzüge, die durch solch träge Prozesse entstehen, schaden dauerhaft dem Lieferantenverhältnis. Zudem leidet die Liquiditätsplanung, da Menge und Höhe der Verbindlichkeiten sowie die genaue Anzahl von Rechnungen im Umlauf nicht exakt bestimmt werden können. Die Cash-Flow-Planung entspricht folglich nicht der Realität.

Mehr zum Thema Rechnungsprüfung

Kurzdefinition

Bevor eine Eingangsrechnung freigegeben werden kann, muss sie geprüft werden, denn ein Unternehmen möchte nur die Waren bezahlen, die sie bestellt hat und für die ein Wareneingang verbucht ist. Formelle Prüfungen der Rechnungen schreibt das Umsatzsteuergesetz vor.

Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Rechnungsverarbeitung - Doxis4 InvoiceMaster
Broschüre

Rechnungsverarbeitung - Doxis4 InvoiceMaster

Broschüre »
Internationales Invoice Management mit SAP und SER bei bofrost*
Short Best Practice

Internationales Invoice Management mit SAP und SER bei bofrost*

Short Best Practice »
Doxis4 ZUGFeRD-Connector
Broschüre

Doxis4 ZUGFeRD-Connector

Broschüre »
International optimal organisiert: Invoice Management bei Eissmann
Anwenderbericht

International optimal organisiert: Invoice Management bei Eissmann

Anwenderbericht »
Startschuss für die elektronische Rechnung
Fachartikel

Startschuss für die elektronische Rechnung

Fachartikel »
Doxis4 InvoiceMaster SAP Control (S)
Fact Sheet

Elektronische Rechnungsverarbeitung in SAP - Doxis4 InvoiceMaster SAP Control (S)

Fact Sheet »
Doxis4 InvoiceMaster Read SLX
Fact Sheet

Automatisierte Rechnungslesung und -validierung - Doxis4 InvoiceMaster Read SLX

Fact Sheet »
Doxis4 InvoiceMaster Control
Fact Sheet

Elektronische Rechnungsprüfung - Doxis4 InvoiceMaster Control

Fact Sheet »

Haben Sie Fragen zur Rechnungsprüfung oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen von Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.