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Informationsmanagement: Definition

Informationen gelten allgemein als Wirtschafts-, Wettbewerbs- und Produktionsfaktor. Der Begriff „Informationsmanagement“ beschreibt jegliche eingesetzten Strategien, Verfahren, Technologien und Vorkehrungen, die zur effizienteren Nutzung dieser Informationen in Unternehmen beitragen sollen.

Was ist Informationsmanagement?

Informationsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen in Unternehmen zur Planung, Gestaltung, Organisation, Koordination, Nutzung und Kontrolle von Information. Darunter fällt der Einsatz von Software wie Enterprise Content Management-Systemen (ECM) zum Verwalten von Dokumenten, ebenso wie unternehmensinterne Richtlinien und Strategien.

Modernes Informationsmanagement befasst sich mit folgenden Fragestellungen:

  • Welche Informationen benötigt das Unternehmen?
  • Wie können die Informationen gefunden, bereitgestellt und genutzt werden?
  • Wie werden sie strukturiert und organisiert?
  • In welcher Qualität müssen sie vorliegen?
  • Über welche Kanäle sollen die Informationen übermittelt werden?
  • Wie werden die Informationen ausgewertet?
  • Wie lässt sich der Umgang mit den Informationen optimieren?

Dass Informationsmanagement auch in Zukunft noch relevant sein wird, zeigt die Studie „Future Business World 2025 – wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ des Marktforschungsunternehmens IDC. Büroarbeit wird demnach zukünftig immer weniger aus standardisierten Aufgaben und Vorgängen bestehen und die Optimierung von Informationsprozessen zunehmend in den Fokus rücken. Unternehmen müssen laut der Studie daher leistungsfähige Lösungen für das Finden, Teilen und Bearbeiten von Informationen implementieren. Anwendungen zur Nutzung und Verwaltung von Informationen sollten zudem verstärkt den Anwender in den Mittelpunkt stellen.

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Ziele und Aufgaben des Informationsmanagements

Ziele und Aufgaben des Informationsmanagements

Hauptziel des Informationsmanagements ist die stetige Optimierung bezüglich eines effizienteren und effektiveren Umgangs mit Informationen. Die Aufgaben des Informationsmanagements reichen dabei von strategischen über operative bis hin zu administrativen Aufgaben.

  • Strategische Aufgaben

    Information Governance ist ein ganzheitlicher Ansatz, um Informationen in Bezug auf das Unternehmen zu managen. Man implementiert dafür Prozesse, Rollen, Kontrollmechanismen und Metriken, um die Informationen als wertvolle Betriebsmittel zu behandeln. Zu den strategischen Aufgaben zählt die Planung, Überwachung und Steuerung der gesamten Informationsstruktur. In Unternehmen führen die auf dieser Ebene getroffenen Entscheidungen zu Vorgaben für die administrative und operative Ebene. Ein Beispiel hierfür ist die strategische Entscheidung der Unternehmensführung, Informationen von nun an mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) zu verwalten.

  • Administrative Aufgaben

    Während sich die strategischen Aufgaben größtenteils mit den Zielen und Strategien des Informationssystems im Gesamten befassen, fallen die Planung, Überwachung und Steuerung seiner einzelnen Komponenten, z.B. der Server, unter die administrativen Aufgaben. Auf der administrativen Ebene werden die Voraussetzungen für die Nutzung der Informationen (die operative Ebene) und die Sicherstellung des operativen Betriebs geschaffen. In diesem Beispiel sind das die Bereitstellung und Sicherung der technischen Infrastruktur und des Betriebs des ECM-Systems.

  • Operative Aufgaben

    Das Recherchieren, Verwalten, Erstellen und Bearbeiten von Informationen wie z.B. Rechnungen, Verträgen, Kündigungen und anderen Dokumenten – also die eigentliche Nutzung des ECM-Systems durch die Anwender in den verschiedenen Fachbereichen – sind operative Aufgaben des Informationsmanagements.

Stadtwerke Bielefeld

Als Grundlage für eine einheitliche, struk­tu­rierte Doku­menten­ablage, den jeder­zei­tigen Zu­griff und die ge­wünsch­ten Prozess­ver­besse­rungen wurde die elektro­nische Bau­akte (EBA) auf Basis von Doxis4 ein­ge­führt.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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DEGES

Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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DHL Express

DHL setzt seit 2010 auf eine einheit­liche, unter­nehmens­weite DMS-Lösung, um mit dem Partner HP eines der größten kommer­ziellen Doku­men­ten­ar­chive welt­weit aufzu­bauen.

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Eissmann Group Automotive

Die Eissmann-Gruppe hat sich für den unter­nehmens­weiten Ein­satz der Doxis4 iECM-Suite von SER ent­schieden.

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Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt

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Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

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DER Touristik

Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unter­nehmens­gruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangs­rechnungen automatisch und archiviert alle Rech­nungs­belege revisions­sicher im SER-Archiv.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

Bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und Smart­Office Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.

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Deutsche Bahn AG

Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kunden­spezifische Anwen­dun­gen für mehrere tausend Nutzer realisiert.

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Der LWL setzt abtei­lungs­über­greifend auf inte­griertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektro­nische Akten, Archi­vie­rung, Rech­nungs­prüfung und KTQ-Hand­buch.

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LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international ver­netzte, hoch­verfüg­bare Storage-Infra­struktur und weitere SER-Lösungen zur Prozess­optimierung.

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Stadt Göttingen

Die Stadt Göttingen setzt auf eGovern­ment und hat mit Unter­stützung von SER in den ersten Orga­ni­sations­einheiten die elek­tro­nische Akten­führung eingeführt.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Ab­nah­men, Ver­träge, laufende Rech­nun­gen ihrer Märkte etc. in soge­nannten elektron­ischen Objekt­akten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell und unkom­pliziert papierlos bereit­zustellen.

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Zukunftsfähiges Informationsmanagement

Zukunftsfähiges Informationsmanagement setzt auf moderne Software-Plattformen, die im Sinne einer konsolidierten IT-Anwendungslandschaft ECM, Business Process Management (BPM) und Lösungen für Collaboration vereinen. So decken sie die Anforderungen an das Management jeglicher im Unternehmen entstehender Informationen funktional und systemseitig ab, unabhängig von ihrem Ursprungssystem. Relevante Informationen stehen Mitarbeitern dadurch jederzeit zur Verfügung, lassen sich stets dem richtigen Kontext zuordnen sowie mit Prozessen verknüpfen. Im Sinne des Informationsmanagements können Unternehmen so Informationen effizient steuern, verwalten und bearbeiten, ob es sich dabei nun um Dokumente, Akten, Prozesse oder Daten handelt.

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LWL: ECM mit Plan. Stufenweise zum unternehmensweiten Informationsmanagement
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Eissmann Group Automotive: Vom Datenlabyrinth zum Informationshighway
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Informationsmanagement mit Doxis4

Die Enterprise Content Management-Suite Doxis4 vereint Content (Daten und Dokumente), Geschäftsprozesse und Collaboration auf einer Technologie-Plattform. Die Grundsatzentscheidung bei der Systemwahl zwischen einem ECM- und einem BPM-System entfällt und eine einheitliche Informationsbasis entsteht. Jegliche relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern sowie berechtigten externen Projektmitgliedern so jederzeit unternehmensweit zur Verfügung. Die Suche nach einer Kundennummer beispielsweise liefert Mitarbeitern so nicht nur die klassischen CRM-Kundendaten, sondern alle zugehörigen Dokumente und Vorgänge (Rechnungen, Rechnungsfreigaben, Bestellungen, Verträge, Schriftverkehr etc.).

Elektronische Akten als zentrales Informations-Cockpit

Informationsmanagement erhält mit elektronischen Akten Struktur. Elektronische Akten dienen zudem als zentraler Einstiegspunkt in die Vorgangsbearbeitung sowie die Verwaltung, Recherche und Bearbeitung von Geschäftsunterlagen. Je nach Ausprägung lassen sich Doxis4 eAkten beispielsweise als Kunden- und Personalakten, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektakten und im Vertragswesen als Vertragsakten einsetzen. Hinsichtlich ihrer Struktur und der visuellen Erscheinung gleichen sie physischen Akten mit typischen Aktendeckblättern und Registern. Inhalt und Aufbau können in Abhängigkeit zur Fachabteilung oder dem Projekt etc. individuell bestimmt werden. Angepasst an die Arbeitserfordernisse, können Anwender so selbst schnell und einfach Ansichten auf die Informationen erzeugen und sich z.B. alle Verträge eines Kunden der letzten zwei Jahre anzeigen lassen.

Informationsrückgrat für effiziente Zusammenarbeit

Eine weitere Herausforderung des Informationsmanagements ist es, die Zusammenarbeit (Collaboration) von Mitarbeitern zu fördern. Mitarbeitern benötigen einen gemeinsamen Arbeitsraum mit allen benötigen Prozessen, Daten, Dokumenten und Akten. Doxis4 lässt sich als ein solcher Arbeitsraum je nach Aufgabengebiet, Fachbereich und Kompetenzen mit entsprechenden Verzeichnisstrukturen und Zugriffsrechten versehen. Projektteams und Fachabteilungen können innerhalb dieses Arbeitsbereichs gemeinsam Dokumente und Akten recherchieren, bearbeiten, Dokumente versionieren und revisionssicher ablegen, ohne dabei eine Dokumenten-Chaos aus redundanten Informationen zu erschaffen. Kollaborative Projekte lassen sich mit Doxis4 flexibel und situativ unter Einbezug von Terminen, Prioritäten, Bearbeitern, Dokumenten und Informationen planen. Über Unteraufgaben bilden Wissensarbeiter so z.B. beliebig viele Teilprozesse und Abhängigkeiten, um Prozesse sequenziell oder parallel zu bearbeiten. Externe und interne Experten und Partner lassen sich dabei in den Prozess einbinden.

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Informationsmanagement mit Doxis4

Doxis4 – Vorteile für Unternehmen

Doxis4 strukturiert den Anteil an unstrukturierten Informationen in Unternehmen, der vom Marktforschungsunternehmen IDC auf 80 Prozent geschätzten wird, und ermöglicht die effiziente und effektive Nutzung aller Informationen. Dadurch lassen sich bis zu 30 Prozent der für Recherche- und Verwaltungsaufgaben benötigten Arbeitszeit einsparen. Durch Integration in bestehende Anwendungslandschaften (ERP, CRM, HR, CAD, PPS u.v.m.), die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen und ein flexibles Prozessmanagement ist Doxis4 die perfekte Lösung für modernes Informationsmanagement.

Denn nur wer Informationen nutzt, statt sie bloß zu verwalten, ist zukunftsfähig. Diesen Return On Information (ROI) muss Informationstechnologie heute bieten — mit Doxis4 erzielen Sie ihn.

Doxis4 – Fähigkeiten und Stärken

  • ECM & BPM auf einer Technologie-Plattform für das Management von Dokumenten, Daten, Akten, Aufgaben und Prozessen
  • Auflösen von Medienbrüchen und Informationssilos durch Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichsten Eingangskanälen und Systemen (Outlook, ERP, CRM, CAD, ERP u.v.m.) in einer Anwendung
  • Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Nachweispflichten durch eine nach ISO 16175, IDW PS 880 und den GoBD zertifizierte Software zur revisionssicheren Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
  • Flexibilität und Ausbaufähigkeit der iECM-Suite bis hin zum unternehmensweiten Einsatz durch einen modularen Ansatz
  • Skalierbarkeit, Performance und Hochverfügbarkeit der Doxis4 iECM-Suite
  • Schneller Start durch vorkonfigurierte Business-Templates für Branchen oder spezielle Anwendungsszenarien.
  • Verfügbar in 12 Sprachen für global aufgestellte Unternehmen
  • Umfassende Auswertungen und Kennzahlen zu Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Dokumentvolumina, Systemauslastung etc.
  • Kosten- und Zeitersparnis durch verringerte Rechercheaufwände

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