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Enterprise Content Management

Enterprise Content Management: Was ist das?

Enterprise Content Management – Was ist das?

Enterprise Content Management (ECM) umfasst Technologien, Strategien und Methoden für ein zukunftsgerichtetes Informationsmanagement und ist zu einem Treiber der Digitalisierung geworden. Eine Enterprise Content Management-Software macht Unternehmensinformationen einfacher nutzbar und verbessert nachhaltig die Produktivität dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. Enterprise Content Management umfasst Dokumentenmanagement (DMS), Business Process Management (BPM), Workflow, Collaboration, elektronische Archivierung, Storage und Web-Content-Management.

Enterprise Content Management führt verschiedene Informationskanäle zusammen, löst über das Unternehmen verteilte Informationssilos auf, liefert kontextbezogen Geschäftswissen, archiviert revisionssicher, managt dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse aller Art und eröffnet Möglichkeiten der Collaboration mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Daten und Dokumente werden mit Enterprise Content Management zu einer ganzheitlichen Sicht auf alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt.

Die digitale Transformation, Big Data und die zunehmende Globalisierung von Märkten stellen Unternehmen mit einer nie dagewesenen Kraft vor die Herausforderung, Informationen als Unternehmens-Asset anzusehen und die Flut aus Daten und Dokumenten intelligent zu managen und vor allem zu nutzen. Enterprise Content Management stellt sich damit als eine entscheidende Säule in der IT-Landschaft von Unternehmen, Behörden, internationalen Organisationen und Konzernen dar.

Mehr zu Enterprise Content Management

Kurzdefinition

Der Branchenverband AIIM definiert Enterprise Content Management (ECM) als „Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“

Vorteile von ECM »

Elemente einer Enterprise Content Management-Plattform

Enterprise Content Management: Elektronische ArchivierungEnterprise Content Management: Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung

Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung, Speichersystemmanagement, Virtualisierung, ILM.

Enterprise Content Management: DokumentenmanagementEnterprise Content Management: Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Verwaltung und Bearbeitung von 'lebenden' Dokumenten, Zusammenarbeit im Team (Collaboration), Versionierung, Annotationen.

Enterprise Content Management: Elektronische AkteEnterprise Content Management: Elektronische Akte

Elektronische Akten

Universelle Aktenlösung, Informationscockpit, dynamische Register, Aktenpläne, Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten uvm.

Enterprise Content Management: EingangsverarbeitungEnterprise Content Management: Eingangsverarbeitung

Eingangsverarbeitung

Automatisierte Eingangsverarbeitung von Briefpost, Fax, E-Mail, spezialisierte Lösungen z.B. zur Rechungsverarbeitung.

Enterprise Content Management: Business Process ManagementEnterprise Content Management: Business Process Management

Geschäftsprozesse/BPM

Elektronische Vorgangsbearbeitung, Arbeitskörbe für Gruppen und einzelne Mitarbeiter, komplexe Workflows, Ad-hoc Workflows.

Enterprise Content Management: ECM-IntegrationEnterprise Content Management: ECM-Integration

Integration

ECM für Microsoft Office und SharePoint, SAP, MS Dynamics NAV und AX, universelle Schnittstelle zur Integration in beliebige Systemumgebungen.

Auf einen Blick

Die wichtigsten Vorteile von Enterprise Content Management:

  • Erhöhung der Auskunfts- und Nachweisfähigkeit
  • Flexible und dynamische Steuerung von Geschäftsvorfällen
  • Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Ordnung und Struktur im gesamten Informationsbestand
  • Erhöhung der Erfassungsqualität

Was leistet Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management-Systeme beschreiben eine strategische und funktionale Weiterentwickelung klassischer Dokumentenmanagement-Systeme. Sie gehen über die klassischen DMS-Funktionalitäten wie elektronische Archivierung, Versionierung, Postkorblösungen und elektronische Akten hinaus, indem sie umfassende Geschäftsprozesse managen und Collaboration-Lösungen schaffen, die über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinaus externe Geschäftspartner wie Kunden, Partner und Lieferanten im Sinne eines übergreifenden Business-Ökosystems mit einbinden. So wird ein durchgängiger und medienbruchfreier Informationsfluss gewährleistet und Unternehmen halten dabei alle Anforderungen an Compliance und Sicherheit ein.

Neben der Verarbeitung von strukturiertem Content (z.B. Kundennummer, Rechnungsdaten, Bestelldaten) beschäftigt sich ECM vorrangig mit schwach strukturiertem oder unstrukturiertem Content (E-Mails, Dokumente, Text, Bilder, Zeichnungen etc.). Während das Managen von strukturierten Daten relativ einfach zu bewältigen ist (z.B. durch ERP-Systeme), mangelt es vielen Unternehmen an einer einheitlichen Anwendung für schwach strukturierte und unstrukturierte Daten.

Wichtige Informationen oder Anhänge warten in E-Mail-Postfächern darauf, wiedergefunden zu werden, Fileverzeichnisse oder persönliche Ordner werden auf der Suche nach einem Dokument oder der aktuellen Version durchstöbert. Das kostet nicht nur Zeit, oftmals gehen Informationen sogar ganz verloren. Wenn es dann um größere Projekte oder abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse geht, kann von Effizienz und Transparenz keine Rede mehr sein.

Enterprise Content Management-Systeme verfolgen den Ansatz, Informationen allen berechtigen Mitarbeitern über das gesamte Unternehmen verfügbar zu machen. Ein ECM-System stellt Informationsobjekte ortsunabhängig im geschäftsrelevanten Kontext bereit, unabhängig von ihrem Ablageort.

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Die Merkmale von Enterprise Content Management

Project Consult definiert wesentliche Merkmale von Enterprise Content Management-Systemen:

Integrative Middleware

Enterprise Content Management fungiert als zentrale Plattform, als Schnittstelle und überwindet die Restriktionen, Hindernisse und Herausforderungen getrennter Systeme und Anwendungen. Damit lösen Sie Informationssilos auf und schaffen durchgängige Prozesse, die nicht durch System- oder Medienbrüche ins Stocken geraten.

Unabhängige Dienste

Enterprise Content Management verwaltet Informationen unabhängig von ihrer Quelle und stellt diese Funktionalität als unabhängigen Dienst bereit. Im Sinne serviceorientierter Architekturen lässt sich dieser von verschiedensten Anwendungen gleichermaßen nutzen. ECM vermeidet redundante, aufwendig zu pflegende und teure Parallelität gleicher, überlappender Funktionalitäten durch mehrere Anwendungen.

Übergreifend nutzbarer Speicherort

Als „ContentWareHouse“ führt Enterprise Content Management Informationen in einem einheitlichen Speicherort (Content Repository) zusammen. Redundantes Speichern von Informationen wird vermieden und es ist jederzeit der aktuellste Stand der Informationen verfügbar.

Enterprise Content Management als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie mithilfe von Enterprise Content Management der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.

 

Enterprise Content Management in Unternehmen

Nach einer Studie der Bitkom setzt der Großteil der mittelständischen Unternehmen bereits auf ein ECM-System, z.B. für Lösungen im Personalwesen, der Post- und Rechnungseingangsbearbeitung, im Service, in Forschung und Entwicklung sowie im Projektmanagement.

  • Informationen strukturieren und nutzbar machen

    Mit Enterprise Content Management erhalten Unternehmen eine Lösung, um schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen über den gesamten Lebenszyklus zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und nutzbar zu machen. Mitarbeiter können mit ECM jederzeit binnen Sekunden im jeweils relevanten Geschäftskontext auf die Informationen zugreifen.

  • Effizientere Prozesse und schnellere Durchlaufzeiten

    Durch die Automatisierung von Routinearbeiten und wiederkehrenden Abläufen entsteht enormes Optimierungspotenzial hinsichtlich der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten. Belege der Rechnungseingangsverarbeitung beispielsweise lassen sich mit ECM automatisiert erfassen, Lieferanten zuordnen, prüfen, mit Bestellungen abgleichen und intern freigeben.

  • Einhaltung von Compliance-Anforderungen

    Aufbewahrungs- und Löschfristen (z.B. Verträge, Rechnungsbelege, Bewerbungsunterlagen) und Compliance-Anforderungen lassen sich mit ECM einfach einhalten. Mit modernen Lösungen archivieren Unternehmen Informationen konform mit den GoBD, der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dementsprechend revisionssicher. Zugriffsberechtigungen sichern vor unautorisierten Zugriffen und wahren den Datenschutz sensibler Informationen (z.B. im Personalwesen). Zugriffe und Änderungen an Informationsobjekten dokumentiert ECM lückenlos und nachvollziehbar.

  • Reduzieren von Komplexität und Ressourcenaufwänden

    Unternehmen können mit Enterprise Content Management ihre Systemvielfalt harmonisieren, Integrations- und Administrationsaufwände minimieren und die Komplexität ihrer IT-Landschaft reduzieren. Informationen aus einer Vielzahl an Systemen für Archiv, DMS, BPM etc. führen Sie mit ECM auf einer Technologieplattform zusammen und konsolidieren die IT-Landschaft auf einen kosten- und ressourcenoptimalen Kern.

Enterprise Content Management in Unternehmen
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ECM für den Handel - Mit Doxis4 Verträge, Fristen, Rechnungen & Co. filialübergreifend verwalten

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Enterprise Content Management bei der Deutschen Bahn nimmt Fahrt auf

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Enterprise Content Management mit Doxis4

Enterprise Content Management mit der Doxis4 iECM Suite

Die Doxis4 iECM Suite für Enterprise Content Management basiert auf einer ganzheitlichen, serviceorientierten Architektur, die alle ECM-Komponenten wie Bausteine modular bereitstellt. Der entscheidende Vorteil liegt in der einheitlichen technologischen Basis, auf der alle Content Services und Geschäftsprozesse gleichermaßen aufsetzen. 

Enterprise Content Management-Systeme der neuesten Generation wie Doxis4 verbinden Capturing, Archivierung, Dokumentenmanagement, eAkten, Collaboration, Task- und Business Process Management (Workflow), Collaboration sowie Wissensmanagement. Unternehmen erhalten mit Doxis4 ein ECM-System mit dem sie unternehmensweit und standortübergreifend alle relevanten Informationen, unabhängig von Ursprungsquelle und Format, erfassen, verwalten, bearbeiten, steuern, revisionssicher aufbewahren und jederzeit wieder ausgeben können. Doxis4 überwindet die Restriktionen vertikaler, dokumentenbasierter Informationssysteme, indem es Funktionen und Informationen redundanzfrei bereitstellt und sich mit der offenen API-Architektur in beliebige Business-Anwendungen (ERP, CRM, HR, MS Office u.v.m.) integriert.

Die Modularität bedeutet nicht zwingend, dass alle Komponenten der Enterprise Content Management Suite gleichzeitig eingesetzt werden müssen. Welche Komponente für ein Unternehmen relevant ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfeld und Einsatzszenario der Lösung ab. Der modulare Aufbau erlaubt es, und das ist der Vorteil von einer gemeinsamen Technologieplattform für Enterprise Content Management, die Dokumentenmanagement, Business Process Management und Collaboration in einer Software vereint, die ECM-Anwendung sukzessive auszubauen und immer mehr Anforderungen an das Informationsmanagement mit Doxis4 umzusetzen.

Mehr über Doxis4

Die Stärken von Doxis4

Ganzheitliches Informationsmanagement

Doxis4 vereint ECM, BPM und Collaboration auf einer ganzheitlichen Technologieplattform zur Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung geschäftsrelevanter Vorgänge, Prozesse, Aufgaben, Akten und Dokumente. Doxis4 stellt den Geschäftsvorfall mitsamt relevanten Informationen in den Mittelpunkt und löst die Vielzahl partikulärer Informationssilos auf. Mit Doxis4 lassen sich schnelle und smarte ECM-Lösungen umsetzen, mit denen Sie die sichere Informationsversorgung in modernen Business Ökosystemen sicherstellen.

Collaboration neu definieren

Doxis4 schafft Raum für Zusammenarbeit und bietet Ihnen einen Digital Workspace sowie einen virtuellen Projektraum mit gemeinsam nutzbarer Informationsbasis für die erfolgreiche Zusammenarbeit. Externe Partner laden Sie mit Doxis4 zum zeitlich begrenzten oder unbegrenzten gesicherten Zugriff zu Projekten ein. Für die internationale Zusammenarbeit ist Doxis4  Unicode-fähig und in 13 Sprachen für 137 Länder lokalisiert.

Anwenderfreundliche Clients

Doxis4 kommt im Microsoft-zertifizierten Windows-Client im gewohnten Look & Feel daher. Darüber hinaus ist Doxis4 über einen browserbasierten Web-Client sowie einen Mobile-Client nutzbar, um unterwegs und systemunabhängig auf benötigte Informationen und Prozesse zugreifen zu können.

Compliance einfach einhalten

Doxis4 ist IDW PS 880 zertifiziert, erfüllt die GoBD und macht Sie und Ihr Unternehmen nachweis- und auskunftsfähig. Doxis4 bietet testierte Sicherheit bei der revisionssicheren Archivierung geschäftsrelevanter Informationen. Sie können den Datenschutz wahren und halten Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisiert ein.

Skalierbarkeit & Hochverfügbarkeit

Doxis4 wächst mit Ihrem Unternehmen und ist in der Praxis nachgewiesen vertikal und horizontal skalierbar. Mit Doxis4 stellen Sie zu jederzeit den ausfallsicheren Geschäftsbetrieb sicher. Doxis4 bleibt selbst bei mehreren Millionen verwalteten Informationen und Vorgängen sowie zehntausend parallel angemeldeten Nutzern performant.

Agiles Geschäftsprozessmanagement

Doxis4 vereint adaptive und normative Ansätze für das Geschäftsprozessmanagement. Bei der Bearbeitung eines Servicefalls können Mitarbeiter so vom Standard abweichen und ad hoc einen alternativen Weg einschlagen. Für die Entscheidungsfindung stehen alle relevanten Informationen direkt im Kontext zur Verfügung.

Integration in bestehende IT-Landschaften

Doxis4 passt in Ihre Anwendungslandschaft, bietet herstellerunabhängige, zertifizierte Schnittstellen und integriert sich mit gängigen Business-Anwendungen wie unter anderem ERP, CRM, HR, Portale, Web-Services, Mail- und File-Server.

Konsolidierung auf einen ressourcenoptimalen Kern

Doxis4 konsolidiert Ihr Informationsmanagement auf einen ressourcen- und kostenoptimalen Kern, reduziert die Systemvielfalt und die Komplexität heterogener über die Jahre gewachsener IT-Anwendungslandschaften.

Haben Sie Fragen zu Enterprise Content Management oder Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu Enterprise Content Management oder Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

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