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ECM | Einsatzgründe & -bereiche

ECM-Einsatz: Riesenrad oder Kettenkarussell?

ECM bietet Unternehmen aller Branchen Lösungen für unzählige Einsatzbereiche.

Die Business-Software Enterprise Content Management (ECM) ist für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert. Einmal installiert kommt ECM im gesamten Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen zum Einsatz. Wie bei einem Riesenrad können alle Abteilungen „mitfahren“ und damit innerhalb der jeweiligen Kabine ihre spezifischen Anforderungen umsetzen. Doch nicht jedes Unternehmen will gleich zu Beginn das große Rad drehen und bevorzugt lieber einen kleineren Start, vergleichbar mit einem Kettenkarussell. Wie ein solches lässt sich ein ECM auch in einzelnen Abteilungen wirtschaftlich sinnvoll einsetzen: Es steigen nur Mitarbeiter eines bestimmten Unternehmensbereichs ein. Durch die Ausbaufähigkeit eines ECM-Systems ist das Umrüsten zum Riesenrad später jederzeit möglich.

ECM-Einsatzgründe

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Unternehmen ECM einführen wollen:

  • Digitale Transformation der Geschäftsmodelle
  • Durchgehende unternehmensweite und länderübergreifende Digitalisierung
  • Digitale Transformation analoger Informationen
  • Digitalisieren und Automatisieren dokumentenbasierter Geschäftsprozesse
  • Veraltete Einzellösungen (Archive, DMS, Workflow etc.) gegen eine ECM-Plattform ablösen
  • Innovationspotenzial fördern
  • Produktivität steigern

ECM-Einsatz im gesamten Unternehmen

Unternehmensweit eingesetzt hat ECM große Vorteile gegenüber getrennten Abteilungs-Lösungen.

Im ganzen Unternehmen haben Mitarbeiter immer wieder die gleichen Aufgaben: Sie suchen Informationen, legen Dokumente ab, bearbeiten sie und tauschen sie mit Kollegen aus. Wer dafür „n“ verschiedene Lösungen in jedem einzelnen Unternehmensbereich anschafft, macht es sich unnötig schwer. Einfacher geht es mit einem ECM: Alle Bereiche nutzen diese übergreifende Lösung für ähnliche Abläufe. An spezifische Anforderungen einzelner Abteilungen lässt sich das ECM individuell anpassen.

Wir haben es mit Doxis4 von SER geschafft, eine einheitliche, elektronische ECM-Infrastruktur im Sinne eines Konzernstandards aufzubauen.
Thomas Schnell, Leiter der fachlichen Betriebsführung für die Plattform BCM, DB Systel
Globale Strategien erfordern globale Methoden. Mit einer soliden ECM-Plattform wie Doxis4 wird die Verfügbarkeit und Verknüpfung von Informationen über Fach- und Unternehmensgrenzen hinweg einfach möglich. Transparenz und Effizienz sind das Ergebnis.
Georg Genender, Corporate IT, FEV Europe GmbH

ECM-Einsatz in Abteilungen

ECM erfüllt abteilungsspezifische Anforderungen und kommt daher in allen Abteilungen zum Einsatz.

Während sich bestimmte ECM-Lösungen für sehr spezifische Abteilungsanforderungen eignen, z.B. das Aufbewahren von Personaldokumenten, haben andere eine Querschnittsfunktion über Abteilungen hinweg, z.B. beim Managen von Verträgen. Die Einsatzbereiche von Doxis4 erstrecken sich ohne Einschränkung über alle Unternehmensbereiche z.B.

  • Einkauf
  • Geschäftsleitung
  • IT/EDV
  • Personalabteilung
  • Produktion & Entwicklung
  • Qualitätsmanagement
  • Rechnungswesen
  • Rechtsabteilung
  • Vertrieb

Beispiel 1: Rechnungswesen

ECM unterstützt Mitarbeiter im Rechnungswesen beim Prüfen und Buchen von Rechnungen:

  • Sie verarbeiten, verbuchen und archivieren Rechnungen automatisiert und werden so von zeitraubenden und fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten entlastet
  • Mit einem ECM erhalten sie Transparenz über alle Eingangsrechnungen und Buchungen.
  • Das ECM erinnert sie rechtzeitig an Skonto- und Zahlungsfristen
  • Sie archivieren Rechnungen, dazugehörige E-Mails und Dokumente revisionssicher, entsprechend gesetzlicher Vorgaben und Aufbewahrungsfristen
Bereits Ende 1997 haben wir uns gefragt: Wie können wir die Durchlaufzeiten unserer Eingangsrechnungen verkürzen? Damals konnte es vorkommen, dass Rechnungen auf dem Postweg verloren gingen oder zu lange unterwegs waren, um noch Skonto geltend zu machen.
Ingo Köster, Leiter IT-Applikationsmanagement, Westfalen Gruppe
Wir bearbeiten derzeit ca. 66.000 Belege pro Jahr und sind sehr froh, dass wir Doxis4 haben, weil wir unsere Arbeit damit wesentlich schneller erledigen können.
Brigitte Rybarz, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung, Westfalen Gruppe

Beispiel 2: Personalabteilung

HR-Abteilungen nutzen ECM für digitales Personalmanagement:

  • Sie finden damit schnell Bewerber- und Personalinformationen sowie HR-Daten
  • Digitale Personalakten geben ihnen eine Übersicht über alle Dokumente
  • Sie managen spezifische Prozesse digital, z.B. Bewerbermanagement, Personaleintritt & -austritt
  • Mit ECM halten sie Compliance-Vorgaben ein, wie Datenschutz, sichere Archivierung u.v.m.
Die digitale Personalakte war der erste Schritt auf der Digitalisierungsagenda für unser Unternehmen. Sie ermöglicht uns eine effiziente Prozessstruktur, mit der wir im Personalmanagement viel Zeit und Kosten sparen.
Nina Orywal, Personalleiterin, HANSA- FLEX AG

Beispiel 3: Fertigung

In der Fertigung ermöglicht ECM eine komplett digitale Produktionssteuerung:

  • Es vereint Zeichnungen, Fertigungspapiere, CAD-Dateien u.a. Informationen zu einem Produkt in digitalen Fertigungsakten
  • Mitarbeiter greifen direkt am Arbeitsplatz digital auf Fertigungsinformationen zu
  • Das ECM dokumentiert alle Änderungen an Fertigungsunterlagen nachvollziehbar
Alle fertigungsrelevanten Dokumente sind in einer Akte zusammengefasst und können durchsucht werden. Das ist eine echte Arbeitserleichterung.
Christian Döring, TAV-Mitarbeiter, Neways Electronics Riesa

ECM-Einsatz in allen Branchen

Unternehmen aller Branchen setzen Doxis4 ECM für ihre branchenspezifischen Prozesse ein.

Die ECM-Funktionen für das Handhaben und Aufbewahren von Informationen sind branchenunabhängig. Jede Branche gestaltet sie jedoch spezifisch aus: Während über alle Branchen hinweg Rechnungen revisionssicher aufbewahrt werden müssen, sind Kreditakten meist nur im Finanzdienstleistungssektor im Einsatz. Die Antrags- und Schadenregulierung sind typische Vorgänge bei Versicherungen. In Industrie- und Handelsunternehmen stehen dagegen Auftragsprozesse im Vordergrund. Gleich wie die Informationen heißen, wie Aktenstrukturen aussehen oder Prozesse ablaufen: ECM bildet sie individuell ab – ganz so, wie es die Branche erfordert.

Einsatzmöglichkeiten von Doxis4

Erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten der Doxis4 ECM-Software