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Dokumentenverwaltung | Effektiv Dokumente verwalten

Alles zum Thema Dokumentenverwaltung

Was versteht man unter Dokumentenverwaltung?

Unter dem Begriff Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement genannt, versteht man jegliche Verfahren, die zur Handhabung, Organisation, Aufbewahrung und Sicherung von Dokumenten eingesetzt werden. In Unternehmen erfolgt die Erfassung, Lenkung, Ablage und Archivierung meist mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bzw. modernen Enterprise Content Management-Systemen (ECM).

Hindernisse in der Dokumentenverwaltung

Die medienbruchfreie Datei- und Dokumentenverwaltung ist für Unternehmen eine der größten operativen Herausforderungen. Über die verschiedensten Eingangskanäle wie z.B. E-Mail, Post, soziale Netzwerke und Fax sehen sie sich täglich mit einer Informationsflut in Form von Dokumenten, E-Mails etc. konfrontiert. Zusätzlich dokumentieren Massen an intern produzierten Dokumenten die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Die Dokumente unterscheiden sich dabei in der Form (digital oder in Papierform), dem Format, dem Inhalt und der Wichtigkeit ebenso wie in den Anforderungen, die sie an die Verwaltung durch das Unternehmen stellen. So sind Verträge, Kündigungen, Rechnungen etc. für unterschiedliche Fachbereiche relevant, durchlaufen verschiedene Bearbeitungsprozesse und müssen unter dokument- und branchenspezifischen gesetzlichen Gesichtspunkten verwaltet und aufbewahrt werden. Lange Laufwege, redundante Dokumentversionen, unauffindbare Informationen und daraus resultierende Fehler führen dabei im Unternehmen zu hohen Zeit- und Kostenaufwänden. Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC wirken sich diese Hindernisse negativ auf Produktivität, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie das Kerngeschäft des Unternehmens aus.

Das alles ist nur sehr schwer ohne den Einsatz eines entsprechenden Enterprise Content Management-Systems zu stemmen.

Dokumente verwalten mit DMS- bzw. ECM-Systemen

Über die Funktionen eines modernen Dokumentenmanagement-Systems (DMS), als Teil eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) lassen sich Dokumente strukturiert, effizient und rechtskonform verwalten. Professionelle und ausgereifte Systeme bieten Funktionen zur Bearbeitung, Lenkung, Aufbewahrung, Organisation und Archivierung jeglicher Dokumente an. Für Unternehmen ergeben sich dadurch bei der Verwaltung der Dokumente unter anderem folgende Vorteile:

Mehr zum Thema Dokumentenverwaltung

Definition

Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement genannt, beschreibt das Bearbeiten, das Lenken, das Organisieren, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten.

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Anwenderbericht: Dokumentenverwaltung bei Fraport

Dokumentenverwaltung erfolgreich im Einsatz: Doxis4 bei der Fraport AG

Erfahren Sie in unserem Anwenderbericht alles über den erfolgreichen Einsatz der Doxis4 Dokumentenverwaltung bei Fraport.

Lernen Sie in unserem Anwenderbericht:

  • wie Fraport die Verwaltung der Dokumente grundlegend änderte
  • wie 8,7 Millionen Alt-Dokumente erfolgreich migriert wurden
  • wie eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung in der Praxis aussieht
  • wie einfach auch Sie Dokumente digital verwalten können

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Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems

Erhöhte Auskunftsfähigkeit

Selbst bei extrem großen Dokumentbeständen mit einer Vielzahl an zu verwaltenden Dokumenten lassen sich diese über die leistungsstarken Recherchefunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems schnell recherchieren. Mitarbeiter finden benötigte Informationen dadurch binnen Sekunden und können fundierte Auskünfte zugunsten der Kundenzufriedenheit geben.

Keine verteilten Kopien

Redundante Dokumentversionen, z.B. in Form von in mehreren Fachabteilungen vorliegenden Kopien bleiben mit dem Einsatz eines DMS vollständig aus. Jedes Dokument liegt nach seiner Erfassung im ECM-System vor und lässt sich dadurch von weiteren berechtigten Projekt-Teilnehmern direkt einsehen. Die Weitergabe der Dokumente über die Hauspost oder per E-Mail z.B. bleibt damit aus.

Compliance-Regelungen einhalten

Gesetzliche Vorschriften wie z.B. dokument- und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen lassen sich mit einem DMS einfach einhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie z.B. die der GoBD werden bei einem professionellen DMS-Hersteller durch Zertifizierungen testiert.

Raum für Zusammenarbeit

Dokumente lassen sich mit einem DMS-System von mehreren Personen und Fachabteilungen über Standorte und Ländergrenzen hinweg parallel verwalten, einsehen und bearbeiten. Projekt-Teams wird die Zusammenarbeit dadurch erleichtert, da sie jederzeit die benötigten Dokumente zur Hand haben und so stets auf dem gleichen Wissensstand sind.

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Vorgänge in der Verwaltung, wie etwa Abläufe zur Weitergabe von Dokumenten nach deren Erfassung, lassen sich über DMS-Lösungen automatisieren. Beispiele hierfür sind die Rechnungs- und die Posteingangsverarbeitung.

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Dokumentenverwaltung mit Doxis4

Dokumenten verwalten mit Doxis4

Die Vorzüge der Dokumentenverwaltung mit dem modernen ECM-System Doxis4 spüren Anwender bereits beim Erstellen der Dokumente. Daten und Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus recherchieren. Dabei profitieren Mitarbeiter von der formatunabhängigen Ablage in Doxis4. Sie erlaubt es neben revisionssicheren Formaten (PDF, TIFF, etc.) auch Dateien aus MS Office-Anwendungen wie Word, Excel & Co. abzulegen, sodass diese als Basis bei der Erstellung und Ablage neuer Dokumente in Doxis4 dienen können.

Redundante Dokumentversionen vermeiden

Das umfassende Versionsmanagement von Doxis4 unterscheidet zwischen Haupt- und Arbeitsversionen. So liegt immer das aktuellste Dokument vor, dennoch kann der Anwender auf Wunsch jederzeit zu früheren Versionsständen zurückkehren. Befindet sich ein Dokument gerade in Bearbeitung, steht es anderen Nutzern für diesen Zeitraum weiterhin zur Recherche zur Verfügung. Wenn Änderungen vorgenommen werden, sind der Bearbeiter sowie die Entstehungshistorie des Dokuments ersichtlich. Dadurch lassen sich verschiedene Dokumentversionen mit unklarem Status effektiv vermeiden.

Standort- und länderübergreifende Zusammenarbeit

Unterstützung für die standort-, länder- und sprachübergreifende Zusammenarbeit erhalten Unternehmen mit der Einrichtung virtueller Projekträume. Doxis4 bietet damit die Möglichkeit eine temporäre Projektakte anzulegen, über die sich während des gesamten Projekts jegliche Dokumente, Vorgänge und Objekte von berechtigten Projektmitgliedern verwalten und einsehen lassen. Benachrichtigungs-Funktionen informieren auf Wunsch per E-Mail, ob eine neue Version eines Dokuments vorliegt. So bleiben alle Projekt-Teilnehmer stets auf dem gleichen Wissensstand. Nach Abschluss des Projekts lassen sich die gemeinsam erstellten Inhalte in das revisionssichere Archiv übergeben – nur als Endfassung oder auch mit ihren Versionen aus dem Erstellungsprozess.

Dokumente effizient verwalten

In Kombination mit dem elektronischen Archiv deckt Doxis4 den kompletten Lebenszyklus in der Verwaltung von Dokumenten ab – von der Erstellung und Bearbeitung mit Versionierung bis hin zur Finalisierung und revisionssicheren Langzeitarchivierung. Informationen lassen sich mit Doxis4 in elektronischen Akten strukturieren, auf deren Basis sich jegliche Dokument- und Aktenverwaltung auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene umsetzen lässt. Folgende Vorteile ergeben sich für Unternehmen durch die Verwaltung der Dokumente mit Doxis4:

  • Jederzeit standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge
  • Medienbruchfreie, formatunabhängige Dokumentenverwaltung
  • Zugriff über Windows-, Mobile- oder Web-Client
  • Integration in Microsoft Office-Anwendungen
  • Erleichterte Dokumenterstellung durch Vorlagenmanagement
  • Lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsvorgänge dank Versionierung
  • Gemeinsame Workspaces
  • Differenzierte definierbare Zugriffsberechtigungen
  • Automatische Benachrichtigung über Bearbeitungsvorgänge
  • Revisionssichere Archivierung
  • Dokumente, Akten und Prozesse im richtigen Kontext verfügbar haben
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