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Archivierung

Informationen langfristig sichern, finden & nutzen

Archivierung:
Informationen langfristig sichern, finden & nutzen

Archivierung: Kurz-Definition

Durch die Archivierung werden Informationen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt aufbewahrt, erhalten und bereitgestellt. Eine Archivierungssoftware unterstützt Unternehmen bei diesem Vorgang.

Archivierung – mehr als eine Pflichtaufgabe

Im Rahmen der Digitalisierung setzen Unternehmen zunehmend auf papierlose Prozesse: Sie bearbeiten und verwalten ihre Unterlagen elektronisch z.B. mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und nutzen zur sicheren Dokumentenaufbewahrung eine Archivierungssoftware. Im Vergleich zur papierbasierten Archivierung sparen sie damit Verwaltungsaufwände, Kosten, Zeit und Platz.

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Für die Archivierung bestimmter geschäftlicher Unterlagen gelten gesetzliche Vorgaben. Wie die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen und den damit verbundenen Vorgängen erfolgen soll, ist in Deutschland durch die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vorgeschrieben. Sie verlangen von Unternehmen u.a., dass sie ihre steuerrelevanten Unterlagen bei einer Wirtschafts- oder Steuerprüfung lückenlos und nachvollziehbar vorlegen. Außerdem unterliegen Dokumente wie Handelsbriefe, Personalakten oder Buchungsbelege unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die bei der Archivierung zu berücksichtigen sind.

Das Einhalten dieser Vorgaben ist mehr als nur eine lästige Pflichtaufgabe! Moderne Enterprise Content Management (ECM)-Systeme unterstützen Unternehmen durch umfassende Funktionen nicht nur bei der Archivierung, sondern auch beim Erstellen, Bearbeiten, Recherchieren, Verwalten und Bereitstellen von Dokumenten und Vorgängen.

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5 gute Gründe für die Archivierung

5 gute Gründe für die Archivierung

  • 1. Steuernachteile vermeiden

    Neben den GoBD stellen die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) gesetzliche Anforderungen an die Dokumentenarchivierung in elektronischen Archivsystemen. Bei einer nach GoBD und IDW PS 880 zertifizierten ECM-Software kann ein Unternehmen sichergehen, dass es mit ihr alle relevanten Unterlagen revisionssicher archivieren kann. Das bedeutet, dass alle Informationen jederzeit wieder auffindbar sind und sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar, maschinell auswertbar sowie verlustfrei gespeichert werden können. Damit stellen Unternehmen Wirtschafts- und Betriebsprüfern die gewünschten Unterlagen jederzeit bereit und beugen Steuernachteilen und rechtlichen Konsequenzen vor.

  • 2. Unternehmenswissen sichern

    Ein zentrales digitales Archiv ist die Basis für das gesammelte Know-how eines Unternehmens: Es sichert wichtiges Wissen und stellt es den Mitarbeitern zur Verfügung. Elektronische Akten ergänzen ein Archiv. Sie bündeln Informationen im Kontext zu bestimmten Geschäftsvorgängen und Themen, was Mitarbeitern die Recherche erleichtert und Arbeitsvorgänge beschleunigt. Im Idealfall stellt eine Software neben dem Archiv auch elektronische Akten bereit.

  • 3. Haftungsrisiken minimieren

    Durch die Archivierung kann ein Unternehmen alle wichtigen Unterlagen z.B. über Fertigung, Tests und Prüfungen, Lieferungen, Arbeitsschutzmaßnahmen, das Einhalten von Qualitätsstandards etc. jederzeit vorhalten. Revisionssicher archiviert, weisen sie damit lückenlos nach, wann und wie diese Unterlagen entstanden sind bzw. wer sie geändert hat und wie sie archiviert werden. Das kann bei Haftungsfragen rechtliche und finanzielle Konsequenzen abwenden.

  • 4. Unterlagen schützen

    Mit den entsprechenden Vorkehrungen lassen sich Informationen durch die (revisionssichere) Archivierung vor Zerstörung, Verlust, Manipulation und Diebstahl schützen. Eine umfängliche Archivierungssoftware stellt dafür u.a. Berechtigungskonzepte bereit. So wird genau festgelegt, wer welche Informationen einsehen, bearbeiten und löschen darf.

  • 5. Fristen einhalten

    Je nach Dokumentart gelten für Geschäftsunterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen sind hilfreiche Funktionen, die Unternehmen bei einer Compliance-konformen Archivierung unterstützen. Sie verhindern ungewolltes Löschen vor Ablauf einer Frist bzw. weisen nach, dass Unterlagen tatsächliche gelöscht wurden (z.B. personenbezogene Daten gemäß EU-DSGVO).

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Fraport und SER: Jahrzehntelange Archivpartnerschaft

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Archivierung mit ECM

Moderne ECM-Systeme bieten neben einem digitalen Archiv umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen. Durch Versionsmanagement werden alle Änderungen an einem Dokument lückenlos dokumentiert und gespeichert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Integration mit Fach- und Businessanwendungen, z.B. E-Mail-Programmen, ERP, FiBu, CRM, HR, CAD u.v.m. So gelangen auch E-Mails, Daten, technische Zeichnungen, Bilder, Multimediaobjekte usw. in das zentrale digitale Archiv.

Ein ECM-System wie Doxis4 unterstützt darüber hinaus Business Process Management (BPM): Unternehmen erzeugen, verwalten und archivieren dokumentenbasierte Workflows samt der dazugehörigen Unterlagen. So recherchieren Mitarbeiter über eine einzige Software Dokumente, Vorgänge und alle weiteren relevanten Informationen im Geschäftskontext.

LBS

Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.

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Duravit AG

Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.

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BAUHAUS AG

Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.

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Fraport AG

Die Fraport AG setzt für die Lang­zeit­archi­vierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Doku­mente mit insgesamt 1,3 Tera­byte um­fasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produkt­gene­ration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicher­kapazität.

Anwenderbericht »
FCA Bank Deutschland GmbH

Die herstellergebundene Autobank hat die Sachbearbeitung der KfZ-Finanzierungen vollständig auf elektronische Dokumente und umgestellt und mit der digitalen Händlerakte Medienbrüche beseitigt.

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Raffinerie Heide GmbH

Raffinerie Heide hat mit Doxis4 eine ECM-Infrastruktur aufgebaut: mit elektronischer Archivierung technischer Zeichnungen, Vertragsmanagement, eAkten, SAP-Archiv und Projektgenehmigungsworkflow.

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Archivierung mit Doxis4 auf einen Blick

  • Flexible Archivierungs-Szenarien: Revisionssichere Archivierung von Informationen, zeitlich begrenzt & unbegrenzt, zentral oder bei Bedarf in voneinander getrennten Systemen, z.B. für Personalakten (mandantenfähig)
  • Sicher: Einhalten von Compliance-Anforderungen, z.B. durch Zugriffsberechtigungen sowie automatisierte Lösch- & Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbar: Lückenlose Dokumentation aller am Dokument oder im Vorgang erfolgten Aktionen
  • Medienbruchfrei: Dokumente, Bilder, Multimedia-Objekte, E-Mails, Daten aus Fachanwendungen u.v.m. formatunabhängig archivieren und einsehen
  • Informationen im Kontext: Mit eAkten, umfangreichen Ablage- & Recherchefunktionen Dokumente, Daten und Vorgänge im Geschäftskontext archivieren, verwalten, recherchieren und bereitstellen
  • Hohe Nutzerakzeptanz: Archivierungsfunktionen für Windows-, Web- und mobile Nutzung sowie intuitive, mehrsprachig verfügbare Oberflächen
  • Moderne Technologie: Unterstützung aller marktgängigen Speichersysteme sowie Funktionen gegen Systemausfall, Datenverlust, unerlaubtes Ausüben von Rechten u.v.m.
  • Skalierbar: Jederzeit weitere User, Mandanten und Fachanwendungen einbeziehen sowie mit höherem Dokumenten- & Datenvolumen arbeiten

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Archivierung mit Doxis4

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