10 Vorteile von Collaboration

Vorteile von Collaboration mit ECM

Weltweit verteilte Gruppen und Teams wollen und müssen einfach und sicher zusammenarbeiten – ohne Beschränkungen durch Aufenthaltsorte und Zeitzonen.

Die Zeiten sind längst vorbei, in denen Teams gemeinsam in einem Büro von acht bis fünf zusammenarbeiten. Heute kommunizieren sogenannte Remote-Teams oft über mehrere Zeitzonen und Kontinente hinweg. Collaboration mit ECM ermöglicht ihnen den schnellen und gesicherten Austausch von Informationen und das asynchrone Bearbeiten gemeinsamer Dokumente und Aufgaben. Gegenüber Fileshare- oder Cloud-Lösungen hat ein ECM viele Vorteile: Es schützt Informationen, macht Änderungen für alle Beteiligten nachvollziehbar und informiert sie über Neuigkeiten und Termine.

Das sind die 10 wichtigsten Vorteile von Collaboration mit ECM:

1. Immer und überall zusammenarbeiten

Verteilte, interdisziplinäre Gruppen und Teams arbeiten mit ECM „grenzenlos“ zusammen.

Egal, an welchem Ort und in welcher Zeitzone sie gerade sind: Das ECM steht ihnen und ihren Geschäftspartnern online 7 x 24 Stunden rund um den Globus für ihre Collaboration zur Verfügung. Sie können spezifische Workspaces anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, Akten, Termine und Notizen zentral verwalten – ohne, dass sie eine Software installieren müssen. Features wie Kommentare, Aktivitäten-Streams und Benachrichtigungen halten sie stets auf dem Laufenden. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

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2. Projektinformationen direkt finden

Ein ECM beendet den Such-Marathon nach den richtigen Informationen.

Statt Fileverzeichnisse, E-Mails, Chats, Wikis etc. zu durchforsten, finden Team- und Gruppenmitglieder die richtigen und aktuellen Informationen sofort im ECM. Für die Recherche nach Aufgaben, Dokumenten, Akten und Nachrichten benötigen sie nur noch eine Anwendung. Die dadurch erheblich kürzeren Suchzeiten sind essenziell für eine produktive und effiziente Zusammenarbeit.

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3. Dokumente nachvollziehbar bearbeiten

Collaboration funktioniert, wenn Beteiligte direkt auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten können.

Im Gegensatz zu Fileshare, Cloud & Co. erleichtert ECM das Dokumentenmanagement:

  • Jedes Teammitglied weiß, von wem Informationen stammen
  • Status und Gültigkeit von Informationen sind eindeutig sichtbar
  • Wer welche Änderungen gemacht hat, bleibt transparent
  • Alle Beteiligten arbeiten immer mit aktuellen Dokumenten
  • Abstimmungen sind nachvollziehbar dokumentiert
  • Es gibt keine redundante Datenhaltung
  • Es bleibt klar, welche Dokumente zu welcher Aufgabe und zu welchem Vorgang gehören

4. Aufgaben und Vorgänge überblicken

Bei Collaboration mit ECM sieht jeder sofort, ob die Arbeit schon Früchte trägt.

Zu wissen, was bisher erreicht wurde und was noch aussteht, macht Fortschritt sichtbar. Gleichzeitig behält jedes Gruppenmitglied den Überblick über alle Aufgaben, Vorgänge und Ansprechpartner. So wird keine Arbeit doppelt – oder schlimmer – gar nicht gemacht.

5. Flexibel in der Planung bleiben

Bei der Arbeit an großen Projekten mit vielen Beteiligten ermöglicht ECM schnelle Reaktionen.

So passen Teams ihre Projektplanung flexibel an: Sie organisieren damit Aufgaben und die zuständigen Ansprechpartner schnell neu. Damit haben sie die Möglichkeit, jederzeit auf veränderte Bedingungen zu reagieren, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

6. Nichts verpassen

Collaboration mit Enterprise Content Management (ECM) hilft bei der gemeinsamen Kommunikation und Terminplanung:

  • Es informiert in Echtzeit über neue Ereignisse
  • Es meldet Änderungen an Aufgaben und Dokumenten
  • Es erinnert Beteiligte an Termine und Fristen

7. Für Sicherheit sorgen

Informationen gelangen mit einem ECM nicht in die falschen Hände.

Bei Cloud-Lösungen, E-Mails, Filesharing etc. ist schwer kontrollierbar, wer welche Informationen bekommt. Darunter leidet die Compliance. Ein ECM schützt das Unternehmenswissen: In einem sicheren Datenraum im Web erhalten nur ausgewählte Personen Zugriff auf die Informationen.

8. Einfacher zusammenarbeiten

Collaboration-Lösungen gibt es viele –  ein ECM führt das Informationsmanagement effizient zusammen.

Umso mehr isolierte Collaboration-Tools, umso schwieriger wird das Informationsmanagement. Mit ECM sind Fileverzeichnisse, E-Mails und Clouds überflüssig. Informationen aus Wikis, Chats etc. werden im ECM einfach verfügbar. So schwindet der Aufwand, den das Bedienen vieler verschiedener Tools mit sich bringt.

9. Zeit und Geld sparen

All diese Vorteile von Collaboration mit ECM sparen Zeit:

  • Durch die vollständige und aktuelle Informationsbasis sind weniger zeitraubende E-Mails und Abstimmungs- bzw. Koordinationsmeetings nötig.
  • Zeiten für Abstimmung, Bearbeitung und Recherche werden minimiert.
  • Es kommt nicht zu doppelter Arbeit mit veralteten Informationen.

Die eingesparte Zeit spiegelt sich positiv im Ergebnis und Budget wider.

10. Raum für Innovationen schaffen

Eine funktionierende Collaboration belebt den Teamspirit.

Teams und Gruppen, die auf ihre Informationen und Prozesse vertrauen können, kommen zu besseren Ergebnissen. Das motiviert: Mit reibungsloser Zusammenarbeit und Kommunikation entsteht Raum für neue, beflügelnde Ideen.

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