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Automatisierte Eingangsverarbeitung mit Doxis4
Durchgängige Lösung zur Verarbeitung aller
Eingangsdokumente und -kanäle
Die schiere Masse täglich eingehender Dokumente über unterschiedliche Kanäle (Post, E-Mail, Fax, Web) belasten die Geschäftsprozesse, sofern diese nicht zeitnah dem richtigen Empfänger im Unternehmen übermittelt werden können. Häufig müssen eingehende Dokumente mehreren Mitarbeitern und Abteilungen zur Kenntnis gebracht werden. Mit konventioneller Post- und E-Mail-Verteilung lässt sich das nur schwer realisieren.
Mit Doxis4 Inbound Center lässt sich der gesamte Post-, E-Mail- und Faxeingang eines Unternehmens automatisiert erfassen und verteilen. Eingescannte Papierdokumente und elektronische Dokumente werden innerhalb nur eines Prozesses zusammengeführt und so der Medienbruch beseitigt. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine Lösung, die nur in Großunternehmen zum Einsatz kommt, sondern zunehmend auch Verbreitung im Mittelstand findet.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Transport- und Liegezeiten fallen weg. Alle Dokumente stehen medienbruchfrei unmittelbar nach Eingang im Sach- sowie Vorgangszusammenhang zum Bearbeiten bereit. Die Vorgangsbearbeitung wird so deutlich beschleunigt. Die Dokumente werden einem Vorgang zugeordnet, über den alle weiteren Informationen direkt abrufbar sind.
Verarbeitet werden dabei alle Dokumentenarten: Strukturierte Dokumente (Formulare), schwach strukturierte Dokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, etc.) und unstrukturierte Texte, die speziell bei E-Mail-Kommunikation oder allgemeiner Korrespondenz anfallen.
Ihr Nutzen
- Multi-Channel-Verarbeitung beseitigt Medienbruch
- Automation durch inhaltliche Klassifizierung
- Schnelles Zuordnen und Verteilen beschleunigt die Sach- und Vorgangsbearbeitung und erhöht die Auskunftsfähigkeit
- Direkte Integration in Geschäftsprozesse
Posteingang
Doxis4 beschleunigt die Verteilung eingehender Briefpost, Faxe, E-Mails etc., beseitigt Medienbrüche und vereinfacht die Vorgangsbearbeitung.
Rechnungen
Doxis4 verarbeitet Eingangsrechnungen (Kreditorenrechnungen) – mit und ohne Bestellbezug – sowie Teil- und Sammelrechnungen, Gutschriften etc. automatisiert und tagesaktuell.
Doxis4 integriert die Geschäftskorrespondenz per E-Mail vollständig in die Geschäftsprozesse und unterstützt die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten und Compliance-Richtlinien.
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Fähigkeiten & Stärken
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Medienübergreifende Verarbeitung
Mit der Doxis4 Eingangsverarbeitung lassen sich sämtliche Eingangskanäle und Medien in die Verarbeitung einbeziehen, mit digitalisierten (gescannten) und elektronischen Dokumenten in einem Prozess. Unstrukturierte Freitext-Dokumente (z.B. E-Mails) werden ebenso unterstützt wie schwach strukturierte Dokumente und Formulare.
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Vollständig elektronische Vorgangsbearbeitung
Die Eingangsverarbeitung mit Doxis4 geht Hand in Hand mit der elektronischen Vorgangsbearbeitung innerhalb der Doxis4 iECM-Suite. Zusätzlich zu den Eingangsdokumenten erhält die Sachbearbeitung vollständigen Zugriff auf den gesamten Sachvorgang.
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Zuordnung und Ablage mit elektronischen Akten
In Verbindung mit elektronischen Akten wie Kunden- oder Lieferantenakten in Doxis4 lassen sich eingehende Dokumente und E-Mails schnell und strukturiert in die passenden Aktenregister ablegen. Alle Dokumente und E-Mails eines Kunden mit Anfragen, Bestellungen, Rückfragen und weiteren wichtigen Informationen stehen so gebündelt im Geschäftskontext zur Verfügung, auch für beteiligte Kollegen im Tagesgeschäft oder bei Urlaubsvertretungen. Bei der Recherche führen sowohl Inhalte und Metadaten der Dokumente und E-Mails als auch der Akten zur gewünschten Information.
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Integration mit Business-Anwendungen
Die Eingangsverarbeitung mit der Doxis4 iECM-Suite lässt sich entsprechend Ihrer Anforderungen und Aufgabenstellungen flexibel mit anderen Business-Anwendungen integrieren. Generische und spezifische Schnittstellen, Services und Add-Ins ermöglichen von der losen Anbindung bis zur nahtlosen Zusammenführung vielfältigste Integrationsszenarien. Doxis4 ist skalierbar und flexibel an Ihre Organisation und Geschäftsprozesse anpassbar.
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Zertifizierte revisionssichere Archivierung
Die gesamte Posteingangsverarbeitung wird transparent dokumentiert und die Dokumente revisionssicher archiviert. Bei Einsatz eines Doxis4 Archiv werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert verwaltet, sodass aufbewahrungspflichtige Dokumente entsprechend gesetzlicher, unternehmensinterner und branchenspezifischer Compliance-Richtlinien sicher aufbewahrt werden. Diese Sicherheit bestätigt auch die IDW PS 880-Zertifizierung, die die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche der Doxis4 iECM-Suite erteilt hat. Demnach erfolgt die elektronische Archivierung in Doxis4 gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie AO, HGB und GDPdU revisionssicher. (Hinweis: Mittlerweile haben die GoBD die GoBS und GDPdU abgelöst.)
Entdecken Sie interessante Inhalte zum Thema Eingangsverarbeitung in der SER-Mediathek
In unserer Mediathek finden Sie eine Vielzahl interessanter und umfangreicher Dokumente und Referenzen rund um das Thema Eingangsverarbeitung. Hier finden Sie:
- Anwenderberichte & -videos
- Fact Sheets, Broschüren & Whitepaper
- Webinar-Aufzeichnungen
- und vieles mehr.
Westfalen Gruppe
Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unternehmensweite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittlerweile arbeiten nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit Doxis4.
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DEGES
Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.
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Stadt Göttingen
Die Stadt Göttingen setzt auf eGovernment und hat mit Unterstützung von SER in den ersten Organisationseinheiten die elektronische Aktenführung eingeführt.
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LBS
Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.
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Dürr Dental AG
Die Dürr Dental AG hat die Verarbeitung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen automatisiert, inkl. Integration der Doxis4-Lösung mit dem führenden IFS-ERP-System.
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DER Touristik
Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unternehmensgruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangsrechnungen automatisch und archiviert alle Rechnungsbelege revisionssicher im SER-Archiv.
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Eissmann Group Automotive
Die Eissmann-Gruppe hat sich für den unternehmensweiten Einsatz der Doxis4 iECM-Suite von SER entschieden.
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EDEKA Nord
EDEKA Nord verwaltet die Pläne, Abnahmen, Verträge, laufende Rechnungen ihrer Märkte etc. in sogenannten elektronischen Objektakten, mit dem Ziel, die Dokumente schnell bereitzustellen.
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Deutsche Bahn AG
Mit dem Bahn Content Management (BCM) auf Basis von Doxis4 werden bei der Deutschen Bahn konzernweit kundenspezifische Anwendungen für mehrere tausend Nutzer realisiert.
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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen
Bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und SmartOffice Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.
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Landschaftsverband Westfalen-Lippe
Der LWL setzt abteilungsübergreifend auf integriertes ECM von SER. Im Einsatz sind elektronische Akten, Archivierung, Rechnungsprüfung und KTQ-Handbuch.
Mehr lesen »Haben Sie Fragen zur automatisierten Eingangsverarbeitung oder Doxis4?
Gerne beraten wir Sie persönlich zur automatisierten Eingangsverarbeitung oder Enterprise Content Management mit Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.