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Die GoBD meistern:

Handels- und steuerrechtlich relevante
Unterlagen richtig aufbewahren

Sind Sie GoBD-ready?

Welche Compliance-Anforderungen stellen die GoBD an Ihr Informationsmanagement? Welche Grundsätze stecken hinter den 4 Buchstaben? Und wie können Sie diese erfüllen? Alle Antworten darauf erhalten Sie hier.

Wie können Sie Ihre steuerrelevanten Informationen wie elektronische Buchhaltungsbelege, Verträge, Bilanzen, Geschäfts- und Handelsbriefe GoBD-konform verarbeiten? Wie stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können? Wie können Sie garantieren, dass all diese Unterlagen auch vollständig sind?
 
Fragen, die Sie sich mit dem zertifizierten ECM-System ab jetzt nicht mehr stellen müssen. Erfahren Sie, wie Sie Doxis4 auf Ihrem Weg zur GoBD-Compliance unterstützt.
 

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Mit Doxis4 GoBD-Anforderungen erfüllen

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So arbeiten Sie GoBD-konform

Fragen zur GoBD
Was bedeutet GoBD?
Die vier Buchstaben stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“
Woher stammen die GoBD?
Die GoBD wurden vom Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben vom 14. November 2014 präsentiert. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen.
Ab wann gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für alle nach dem 31. Dezember 2014 beginnenden Veranlagungszeiträume und haben die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) seitdem abgelöst.
Woraus bestehen die GoBD?
Die GoBD bestehen aus 184 Randzeichen (RZ) und regeln die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form. Sie betreffen alle DV-Systeme. Demnach müssen die in den GoBD definierten Grundsätze auch von einem Enterprise Content Management-System erfüllt werden.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerrelevante Informationen wie z.B. Buchhaltungsbelege, Verträge, Bilanzen oder Geschäfts- und Handelsbriefe elektronische erfassen, bearbeiten und archivieren.
Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung der GoBD?
Werden die GoBD nicht eingehalten, stellen Wirtschafts- und Betriebsprüfer des Finanzamtes formelle Mängel fest – das kann für Unternehmen zum Verwerfen der Buchhaltung führen. Daraus können sie Zuschätzungen zu den bisher vom Unternehmen ermittelten Ertrags- und Umsatzsteuern ableiten – also die Steuerbelastung nachträglich erhöhen.

Hier finden Sie Ihre Antworten



GoBD-Grundsätze

Die GoBD-Grundsätze

Nach dem Willen des Gesetzgebers und im Sinne einer effektiven Steuerverwaltung sollen für elektronische Aufzeichnungen dieselben Prinzipien gelten wie für manuell erstellte Bücher oder Aufzeichnungen. Dies wird in den GoBD deutlich. Diese Grundsätze müssen während der Zeit der Aufbewahrung nachweislich erfüllt werden.

Es geht insbesondere um folgende Anforderungen:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Die GoBD-Grundsätze

Mit ECM fit für die GoBD

Was steckt hinter den GoBD-Anforderungen und wie kann Sie das zertifizierte ECM-System Doxis4 bei der Einhaltung der Grundsätze unterstützen? Wir haben für Sie die wichtigsten Anforderungen und ECM-Lösungs­möglich­keiten zusammengefasst:

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Erfassbar

Das fordern die GoBD Wie hilft ein ECM-System?
Unternehmen müssen ihre Geschäftsvorfälle sowie die dazu gehörenden aufbewahrungspflichtigen Informationen vollständig und ordnungsgemäß erfassen. Mit einem ECM-System werden steuerrelevante Unterlagen über jeden Eingangskanal, wie z.B. Post, E-Mail oder Fax, zentral und vollständig digital erfasst und revisionssicher archiviert.

 

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Zeitgerecht

Das fordern die GoBD Wie hilft ein ECM-System?
Die lückenlose Nachverfolgung der Entstehung und Abwicklung von Geschäftsvorfällen ist jederzeit – auch rückwirkend – sicherzustellen. GoBD-konforme ECM-Systeme dokumentieren genau, wann aufbewahrungspflichtige Dokumente erfasst oder archiviert wurden.

 

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Nachweisbar

Das fordern die GoBD Wie hilft ein ECM-System?
Im Fall einer Wirtschafts- oder Betriebsprüfung muss ein Unternehmen gemäß den GoBD nachweisen können, wer wann welche Dokumente, Vorgänge und Akten eingesehen und verändert hat. Ein modernes ECM-System bietet Protokollfunktionen, mit denen alle Vorgänge und im Rahmen des Geschäftsvorfalls aufgezeichnet werden. Darunter zählen auch alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments.

 

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Sicherheit

Das fordern die GoBD Wie hilft ein ECM-System?
Die Abgabenordnung (AO) gilt neben den GoBD weiterhin. Sie verlangt Kontrollen darüber, dass die Ordnungsvorschriften für die Buchführung eingehalten werden. Dazu zählen u.a. Zugangs- und Zugriffsberechtigungen. Mit Zugriffsschutzmechanismen – z.B. für Benutzer, Gruppen, Abteilungen – kann in einem ECM-System exakt und differenziert festgelegt werden, wer Einsicht in welche Akten, Vorgänge und Dokumente nehmen darf.

 

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Unveränderbarkeit & Richtigkeit

Das fordern die GoBD Wie hilft ein ECM-System?
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Informationen in elektronischen Archiven im Ursprungsformat unverändert aufbewahrt werden und während ihrer Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar & maschinell auswertbar sind. Ursprungsversionen von Dokumenten bleiben in einem ECM wie Doxis4 unverändert erhalten. Die Aufbewahrungsfristen für alle Dokumente sowie der dazugehörige Löschschutz werden im ECM-System automatisiert gesteuert.

 

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Nachvollziehbarkeit

Das fordern die GoBD Wie hilft ein ECM-System?
Die GoBD fordern eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Darunter fällt auch das ECM-System inklusive der Prozesse rund um die Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten und Dokumenten. Ein GoBD-konformes ECM stellt Prozessinformationen wie Berechtigungs-, Ablage- und -System automatisiert bereit und überführt sie in die Verfahrensdokumentation. Zudem lässt sich diese im ECM erstellen, versionieren und revisionssicher archivieren.

 

Moderne ECM-Systeme wie Doxis4 verfügen über ein GoBD-Zertifikat, das bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden kann. Eine solche geprüfte Software unterstützt Unternehmen durch Kontrollmechanismen und lückenlose Dokumentationsverfahren nachgewiesen dabei, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen und gegenüber Finanzbehörden jederzeit auskunftsfähig zu sein.

GoBD-Zertifizierung

Doxis4 ist „GoBD-ready“

Die Doxis4 iECM-Suite erfüllt die GoBD – das hat die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz bestätigt. Damit haben SER-Kunden die Sicherheit, mit Doxis4 GoBD-konform zu arbeiten.

Mehr über die Doxis4 GoBD-Zertifizierung »

5 Quick-Tipps für Ihre GoBD-Compliance

Mit unseren 5 Quick-Tipps erfahren Sie, wie Sie mit Doxis4 die GoBD meistern.

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