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Doxis4 iRoom: Gemeinsame Informationsbasis

Gemeinsame Informationsbasis

Geschützter Raum für alle projektrelevanten Unterlagen und Prozesse

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Doxis4 iRoom: Per E-Mail externe Projektmitglieder in den Projektraum einladen

Externe einbinden

Per E-Mail externe Projektmitglieder in den Projektraum einladen

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Doxis4 iRoom: Prozesse und Workflows

Prozesse und Workflows

Nachvollziehbarkeit, Freigabeprozesse und Projektmeilensteine

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Doxis4 iRoom: Komplexe Projekte managen

Doxis4 iRoom: Komplexe Projekte managen

Mit Doxis4 iRoom können Unternehmen allen beteiligten Projektmitgliedern – auch externen Personen – per Webbrowser den sicheren Zugriff auf die Daten eines Projekts in einem geschützten Projektraum gewähren – ohne Installation und von jedem Ort aus.

An vielen Projekten sind externe Spezialisten, z.B. Partner, Lieferanten, Gutachter, Rechtsanwälte u.v.m. beteiligt, die gemeinsam mit internen Mitarbeitern an Inhalten arbeiten. Doxis4 iRoom ermöglicht Ihnen den sicheren, ortsunabhängigen und unternehmensübergreifenden Zugang zu Dokumenten, Akten, Vorgängen und Aufgaben. Alle relevanten Unterlagen oder Vorgänge werden ohne vorherige Suche direkt angezeigt – wahlweise als Liste (typischerweise von Akten) oder als öffentliche Verzeichnisse. So greifen alle am Projekt beteiligten Instanzen auf die gleiche Informationsbasis zu.

Sie können Projektdokumente, Aktenregister oder ganze Akten teilen und bearbeiten. Auch Projektaufgaben können über den Doxis4 iRoom verteilt, gesteuert und überwacht werden. So managen Sie Projektunterlagen strukturiert und redundanzfrei. Die Versionierung macht jegliche Änderungen an Dokumenten transparent und nachvollziehbar. Statt sich notgedrungen mit E-Mail-Anhängen oder Filesharing-Lösungen zu behelfen und damit Sicherheitsrisiken und Versionschaos in Kauf zu nehmen, erhalten Teams mit Doxis4 iRoom eine Lösung mit gemeinsam nutzbarer Informationsbasis, die geschützt und immer aktuell ist.

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Die Success Story
Erleben Sie den Doxis4 iRoom in der Praxis.

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Doxis4 iRoom: Externe Projektmitglieder einbinden

Externe Projektmitglieder einbinden

Via E-Mail lassen sich Projektbeteiligte mit Doxis4 iRoom für den dauerhaften oder zeitlich begrenzten Zugriff zum Projekt einladen. Sie erhalten über einen Link gesicherten Zugang zu den bereitgestellten Informationen. Bauzeichnungen beispielsweise lassen sich so zur Freigabe gesichert an den zuständigen Bauingenieur weiterleiten – ad hoc oder völlig automatisiert.

Über einen elektronischen Workflow kann dieser dann ebenfalls mit Doxis4 iRoom die Freigabe erteilen. So lassen sich auch externe Projektmitglieder ganz einfach in die eigenen Prozesse einbinden.

Steuerung des Zugriffschutzes

Das feinstufige Berechtigungskonzept steuert dabei flexibel, welche Dokumente, Register oder Akten angesehen oder bearbeitet werden können. Der Zugriff wird bei der Rechtevergabe durch den Projektleiter bestimmt. Er kann Projektbeteiligte mit individuellen Rollen und Rechten ausstatten und ihnen so den Zugriff zu projektrelevanten Informationen erteilen bzw. entziehen. Damit stets nachvollziehbar bleibt, welche Informationen anderen zugänglich gemacht wurden, wird das Versenden eines temporären Links im Audit Trail protokolliert. So ist transparent, welcher interne Benutzer welche externe Person eingeladen und ihr den Zugriff auf ein Informationsobjekt gewährt hat.

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Der Doxis4 iRoom in der Praxis bei Eissmann

Doxis4 iRoom: Transparenter Projektfortschritt

Transparenter Projektfortschritt

Im Doxis4 iRoom kennen alle Projektmitglieder den aktuellen Projektstatus. Freigaben, Kenntnisnahmen und Projekt-Meilensteine sind für alle auf einen Blick verfügbar. Annotations- und Notiz-Funktionen machen Kommentare und Notizen zu Dokumenten und Vorgängen immer im direkten Geschäftskontext verfügbar – und nicht in davon separierter E-Mail-Kommunikation.

Über die Versionierung bleibt immer nachvollziehbar, wer wann was eingefügt oder geändert hat. So sind Sie für Compliance-Anforderungen bestens gerüstet. Benachrichtigungs- und Abonnement-Funktionen informieren am Projekt beteiligte Personen bei Bedarf per E-Mail automatisiert über Vorgänge, neue oder geänderte Dokumente, erreichte Meilensteine, wichtige Fristen und Termine.

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Doxis4 iRoom – Collaboration neu definieren

Ob als gemeinsamer Projektraum für Interne und Externe oder als Secure Deal Room für höchste Geheimhaltung – Doxis4 iRoom ist eine State-of-the-Art Collaboration-Lösung, um komplexe Projekte unternehmensübergreifend zu meistern.

 

Collaboration neu definieren - Ihr NutzenGeschützter virtueller Arbeits-, Projekt- und Datenraum

Collaboration neu definieren - Ihr NutzenSicherer Austausch von Projektunterlagen

 

Collaboration neu definieren - Ihr NutzenInterne und externe Partner via E-Mail in den iRoom einladen

Collaboration neu definieren - Ihr NutzenDokumentation und Archivierung des Vorgangs

 

Collaboration neu definieren - Ihr NutzenAbonnement- und Benach­richtigungs-Funktionen

Collaboration neu definieren - Ihr NutzenÜbersichtliche Steuerung von Aufgaben und Fristen

DEGES

Als Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte ist es die Aufgabe der DEGES, Verkehrswege wirtschaftlich zu planen, kostengerecht zu steuern, die Baumaßnahmen abzunehmen uvm.

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Eissmann Group Automotive

Die Eissmann-Gruppe hat sich für den unter­nehmens­weiten Ein­satz der Doxis4 iECM-Suite von SER ent­schieden.

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Doxis4 iRoom: Fähigkeiten & Stärken

 

Fähigkeiten & Stärken: Virtuelle Projekträume


Virtuelle
Projekträume

Doxis4 iRoom ergänzt die Doxis4 iECM Suite um eine webbasierte Collaboration-Komponente. Interdisziplinäre Projektteams teilen, bearbeiten und managen mit Doxis4 iRoom alle projektrelevanten Dokumente und Vorgänge sicher in einem geschützten Projektraum.

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Fähigkeiten & Stärken: Projektbeteiligte per E-Mail einladen


Projektbeteiligte per
E-Mail einladen

Interne, aber vor allem externe Geschäftspartner lassen sich einfach via E-Mail in den Webprojektraum einladen. Der Zugang kann temporär oder zeitlich unbegrenzt erfolgen. Differenzierte Berechtigungen steuern, welche Projektmitglieder welche Informationen einsehen oder bearbeiten dürfen.

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Fähigkeiten & Stärken: Sicherheit und Nachvollziehbarkeit


Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Im Gegensatz zu risikoreichen Filesharing-Lösungen wie Dropbox und Co. bietet der Doxis4 iRoom einen geschützten Raum für den Austausch von Daten und Dokumenten. Zudem dokumentiert ein Audit Trail, wer welche Änderungen vorgenommen hat, Freigaben erteilt oder Dokumente zur Kenntnis genommen, bearbeitet oder gelöscht hat.

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Fähigkeiten & Stärken: Schutz für sensible Informationen


Schutz für sensible Informationen

Ein feinstufiges Berechtigungskonzept steuert, wer Zugriff auf Dokumente, Register oder Akten erhält. Der Zugriff wird bei der Rechtevergabe durch den Projektleiter bestimmt. Autorisation und Authentifizierung sowie SSL-Verschlüsselung der Client-Server-Kommunikation schützen Unternehmen vor unbefugtem Zugriff.

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Fähigkeiten & Stärken: Drittanwendungen nahtlos integrieren


Drittanwendungen nahtlos integrieren

Bei Bedarf können beispielsweise Eckdaten für ein Projekt wie Kundennummer, Auftraggeber, Projektphase etc. direkt aus dem ERP- oder CRM-System übernommen werden. Zusätzlich können externe Anwendungen wie Wikis oder Chats integriert werden.

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Fähigkeiten & Stärken: Immer informiert


Immer
informiert

Benachrichtigungs- und Abonnement-Funktionen informieren am Projektmitglieder bei Bedarf per E-Mail automatisiert über Vorgänge, neue oder geänderte Dokumente, erreichte Meilensteine, wichtige Fristen und Termine.

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Haben Sie Fragen zum Doxis4 iRoom?

Gerne beraten wir Sie persönlich zum Doxis4 iRoom. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

 

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