Microsoft SharePoint –
schlank, schnell, sicher

Flexibel konfigurierbare Archivierungsoptionen

Die eigentliche Archivierung der SharePoint-Inhalte im revisionssicheren Doxis4 Content Repository (Archiv) kann regelbasiert automatisiert oder manuell durch den Nutzer erfolgen. Doxis4 archiviert jegliche Art von SharePoint-Inhalten, auch sogenannte „Items“, die aus mehreren Dateien bestehen können. Die Dokumentattribute aus SharePoint werden dabei in das Doxis4 ECM-System übernommen – so können SharePoint-Inhalte auch mit Geschäftsunterlagen aus anderen Systemen zusammengeführt und gemeinsam durchsucht werden. Nach der Archivierung verbleibt in SharePoint ein Link („Stub“), sodass aus Anwendersicht weiterhin per Klick der gewohnte Zugriff auf die Informationen besteht – bei Bedarf werden die Dateien aus dem Archiv wiederhergestellt und stehen dann über eine Cache-Funktion ohne Verzögerung zur Verfügung. Für die manuelle Archivierung werden Doxis4-Services direkt innerhalb von SharePoint angezeigt, mit denen sich Dokumente auch wieder aus Doxis4 anfordern lassen. Dabei können auch mehrere Dokumente markiert und archiviert bzw. wiederhergestellt werden. Neben dem Aufruf aus SharePoint heraus ist aber auch ein direkter Absprung zu den Doxis4-Clients möglich, um weiterführende Funktionen wie Abonnements oder Verknüpfung von Dokumenten zu nutzen.

SharePoint-Datenbank – schlank und schnell

Microsoft selbst empfiehlt die Auslagerung großer Datenmengen seltener benötigter Informationen aus der SharePoint-Datenbank. Damit soll das System performant und Backup- und Recovery-Zeiten im Rahmen gehalten werden. Microsoft stellt hierfür entsprechende Schnittstellen bereit. Bei mit Doxis4 archivierten Inhalten greift außerdem die Deduplizierung, auch Single Instance-Archivierung genannt. Diese sorgt dafür, dass Dateien nur einmal „physisch“ im Archiv vorgehalten werden, auch wenn sie im SharePoint-System (oder bei umfassendem Einsatz der Doxis4 Gateway Services systemübergreifend z.B. auch im Filesystem oder auf dem E-Mail-Server) mehrfach referenziert werden. Die Auslagerung über Doxis4 birgt aber noch mehr Vorteile für Unternehmen: Speicher-Virtualisierung ermöglicht die Nutzung und Kombination unterschiedlicher Speichersysteme – einfache Migration auf neue Speichersysteme inklusive, um den Zugriff auf Dokumente und Daten auch über lange Zeiträume sicherzustellen. Außerdem ist sie eine Basis für Information Lifecycle Management, mit dem Dokumente je nach ihrem aktuellen Wert für die Geschäftsprozesse auf unterschiedliche Speichersysteme verlagert werden können.

Revisionssichere Archivierung mit SharePoint

Die gesetzlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung sind technik-neutral gehalten, sodass mit entsprechenden organisatorischen Maßnahmen im Grunde jedes System GoBD-konform betrieben werden kann. Einzuhalten sind hier vor allem die Vorgaben aus IDW PS 880 und IDW RS FAIT 3. Zwar ist mit SharePoint Archivieren theoretisch möglich, viele systemseitige Restriktionen – so ein im Auftrag von Microsoft erstelltes KPMG-White Paper aus dem Jahr 2011 – gerade im Bereich der unveränderbaren Speicherung (WORM) lassen allerdings davon abraten, insbesondere wenn Kriterien wie Revisionssicherheit erfüllt werden müssen.

Mit der IDW PS 880-Zertifizierung erhalten Doxis4-Anwender die Sicherheit, dass die Dokumente und Daten gut aufgehoben sind. Mit Doxis4 lassen sich nicht nur unveränderbare Speichersysteme verschiedenster Hersteller anbinden – u.a. auch Doxis4 safeLock von SER – auch die automatisierte Erzeugung langzeitsicherer PDF/A-Dateien aus allen gängigen Desktop und Office-Formaten ist regelbasiert automatisch möglich. Aufbewahrungsfristen übernimmt Doxis4 entweder direkt aus SharePoint oder setzt diese basierend auf den jeweiligen Archivierungsregeln.