Microsoft SharePoint –
schlank, schnell, sicher
Microsoft SharePoint-Archivierung
Überall dort, wo Microsoft SharePoint beispielsweise als Plattform für Zusammenarbeit (Collaboration), firmeninterne soziale Netzwerke oder Intranetportale zum Einsatz kommt, ist die Archivierung mit Doxis4 eine ideale Ergänzung. Für die Übernahme der SharePoint-Inhalte in ein unternehmensweites ECM-System spricht auch die Hinwendung Microsofts zur Cloud – gerade im Hinblick auf Datenschutzaspekte.
Die Doxis4-Archivierung erhält durch Entlastung der SharePoint-Datenbank dauerhaft die Performance auch bei schnell wachsenden Datenmengen und sorgt z.B. durch Speicher-Virtualisierung für Flexibilität bei der Wahl der eingesetzten Speichertechnologien. Mehrfach verknüpfte Inhalte werden redundanzvermeidend nur einmal im System vorgehalten – das sorgt für effiziente Nutzung des vorhandenen Speicherplatzes. Das IDW PS 880-zertifizierte Doxis4 Archiv ist eine sichere Basis für die revisionssichere Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Daten aus SharePoint auch über lange Zeiträume.
Doxis4 ermöglicht darüberhinaus auch die Übernahme und Versionierung von Dokumenten, die in SharePoint noch bearbeitet werden. So binden Sie SharePoint-Inhalte frühzeitig in das unternehmensweite, systemübergreifende Content Repository ein und führen sie mit Informationen aus anderen geschäftskritischen Anwendungen zusammen, die auf Basis der gleichen Technologie ebenfalls in das Doxis4 Content Repository überführt werden können. Einzelne Informationssilos in E-Mail-Postfächern, auf Filesystemen oder eben in SharePoint gehören damit der Vergangenheit an. Informationen stehen zugriffsberechtigten Anwendern zu dem Zeitpunkt zur Verfügung, an dem sie im Geschäftsprozess benötigt werden.
Ratgeber zur Archivierung
Fähigkeiten & Stärken
Administration und Regelwerke
Doxis4 SharePoint-Archivierung unterstützt die flexible Definition von Archivierungsregeln für ganze SharePoint-Sites und sieht die Möglichkeit vor, jederzeit Ausnahmen zu definieren, ohne dass dafür komplett neue Regeldefinitionen benötigt werden. Die Archivierungsregeln selbst lassen sich flexibel aus verschiedenen Bereichen zusammenstellen, wie die „Dokumentauswahl“, die z.B. definiert welche Dokumente aus welchen SharePoint-Sites im Archiv abgelegt werden sollen. Weitere wichtige Aspekte sind das „Archivformat“, bei dem beispielsweise festgelegt wird, ob für Suchzwecke ein Volltextextrakt oder zur Absicherung eine zusätzliche langzeitsichere Ausfertigung im PDF/A-Format erzeugt wird usw., und die „Speicherplatzverwaltung“, die festlegt, was mit Objekten im Quell-System nach einer Archivierung oder Wiederherstellung passiert. In welchem Zeitfenster die Archivierungsregeln greifen sollen, kann entsprechend der Unternehmensanforderungen flexibel festgelegt werden.
Aufbewahren und Fristen
Die Doxis4 SharePoint-Archivierung unterstützt, je nach Anforderung, unterschiedliche Szenarien im Hinblick auf Aufbewahren, Verlinken und Löschen. Archivierte Dokumente oder Dateien können zunächst im Ursprungssystem und in Doxis4 parallel vorgehalten werden – z.B. wenn noch häufig auf die Dateien zugegriffen wird bzw. wenn die Dokumente in SharePoint noch bearbeitet werden – Doxis4 kann diese als neue Versionen jederzeit wieder synchronisieren. Bei seltener benötigten Dokumenten ist es jedoch effizienter, diese aus dem Ursprungssystem zu entfernen und durch einen Verweis auf Elemente in Doxis4 zu ersetzen. Dieses „Teillöschen“ übernimmt Doxis4 automatisch auf der Grundlage von Archivierungsregeln. Nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen oder basierend auf entsprechenden Regeln für sehr alte Dokumente, kann Doxis4 diese auch vollständig löschen, um Speicherplatz frei zu machen. Auch ein manuelles Löschen archivierter Dokumente durch den Anwender im Filesystem ist für definierte Benutzerkreise möglich, was z.B. im Personalwesen relevant sein kann.
Dokumentattribute und Volltextsuche
Beim Auslagern bzw. parallelen Speichern von SharePoint-Dokumenten im Doxis4 Archiv werden die Dokumentattribute aus SharePoint als Metadaten übernommen. Das ermöglicht - über die sichere Archivierung und das Entlasten der SharePoint-Server hinaus – den Aufbau eines zentralen Content Repository, in das Geschäftsunterlagen aus verschiedenen Informationsquellen einfließen. Die Metadaten bilden eine Grundlage für die schnelle Suche in den Doxis4 Clients. Zusätzlich kann bei der Ablage auch ein Volltextextrakt der Dokumente erzeugt werden, das dann eine komfortable Suche über die gesamten Dokumenteninhalte ermöglicht.
Zertifizierte Revisionssicherheit
Die weltweit renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche hat der Doxis4 iECM-Suite die IDW PS 880-Zertifizierung erteilt. Die elektronische Archivierung erfolgt demnach gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger, DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (heute: GoBD) sowie AO, und HGB entsprechend revisionssicher. Softwarebasierter WORM-Schreibschutz („Write Once Read Multiple“) verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden. Die zertifizierte Revisionssicherheit im Zusammenspiel mit sorgfältiger Verfahrensdokumentation, flexiblen Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und digitale Signaturen sind die Grundlage für Rechtskonformität und den langfristigen Schutz aufbewahrungspflichtiger und -würdiger Dokumente.
Kostenloses Whitepaper: Archivierung & ILM für SharePoint
Dieses Whitepaper beschreibt, worauf bei der Archivierung mit SharePoint zu achten ist und gibt Antworten auf die folgenden Fragen: Wie realisiert man eine revisionssichere Archivierung mit SharePoint – „out-of- the-box“, mit einem Add-on oder doch besser per Integration mit einem „klassischen“ ECM-System? Welche SharePoint-Schnittstellen kommen in Frage und welche sind zu bevorzugen? Und womit setzt sich der Doxis4 SharePoint ILM Manager von anderen Lösungen ab?
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
Elektronische Archivierung
Das Doxis4 Content Repository ist ein unternehmensweiter Informationspool für alle Dokumente und Daten. Es nimmt Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung aus unterschiedlichsten Quellen (ERP, CRM, HR, Mail, Office etc.) und in unterschiedlichen Formaten auf, führt sie zusammen und stellt sie für die weitere Nutzung zur Verfügung – sowohl über die Doxis4 Clients als auch mit gewohntem Funktionsumfang im jeweiligen Applikations-Umfeld.
Doxis4 Gateway Services
Die einheitliche Grundlage für die automatisierte, regelbasierte Archivierung von Inhalten aus Groupware-Systemen (MS Exchange/Outlook sowie IBM Lotus Domino/Notes), einer SharePoint-Farm oder Dateiservern sind die Doxis4 Gateway Services. Sie sorgen für die Entlastung der genannten Systeme und lösen Informationssilos in Unternehmen auf. Die Services ermöglichen die regelbasierte und manuelle Archivierung von E-Mails, Dateien aus Filesystemen und Dokumenten aus SharePoint-Systemen.
Ihr Nutzen
- Gateway Services für:
- Microsoft Exchange/Outlook
- IBM Lotus Domino/Notes
- Dateiserver/Filesysteme
- Microsoft SharePoint
- Manuelle und automatische, regelbasierte Archivierung
- Automatisches, regelbasiertes Löschen und Teillöschen vom Quellsystem
DER Touristik
Mit ihrer Doxis4-Lösung verarbeitet die Unternehmensgruppe jedes Jahr mehr als eine halbe Million Eingangsrechnungen automatisch und archiviert alle Rechnungsbelege revisionssicher im SER-Archiv.
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BAUHAUS AG
Die BAUHAUS AG steuert heute den gesamten Kommunikationsablauf innerhalb der Rechtsabteilung mittels Doxis4. Eingesetzt werden eAkten, Archivierung & Rechnungsverarbeitung.
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LBS
Im Doxis4-Archivsystem der LBS befinden sich heute bereits 43 Mio. Dokumente. 300 LBS-Mitarbeiter arbeiten mit elektronischen Akten, wie z.B. der Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte.
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Westfalen Gruppe
Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unternehmensweite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittlerweile arbeiten nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit Doxis4.
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Duravit AG
Duravit setzt die Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow und elektronischen Akten erfolgreich ein.
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Fraport AG
Die Fraport AG setzt für die Langzeitarchivierung auf Doxis4. 8,7 Millionen Dokumente mit insgesamt 1,3 Terabyte umfasste das Archiv bereits beim Wechsel auf die aktuelle Produktgeneration - jetzt mit 600 Prozent mehr Speicherkapazität.
Anwenderbericht »