Teamwork
fußt auf Sicherheit

SharePoint-Archivierung mit Doxis4

Sicher

SharePoint-Dokumente revisionssicher & EU‑DSGVO-konform archivieren

Effizient

Dokumente, eAkten & Vorgänge direkt in SharePoint finden

Verbindend

Dokumente aus SharePoint in allen Geschäftsprozessen nutzen

Sichere Informationsbasis

SharePoint-Archivierung mit Doxis4 schafft die sichere Informationsbasis für Ihre Teams.

Zum Austauschen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten nutzt Ihr Unternehmen SharePoint? SharePoint-Archivierung mit Doxis4 ist die perfekte Ergänzung: Doxis4 archiviert aufbewahrungs­pflichtige Dokumente aus SharePoint und versioniert sie nachvollziehbar. Compliance-Vorgaben halten Sie so noch einfacher ein: Mit der zertifizierten Doxis4-Software archivieren Sie SharePoint-Dokumente revisionssicher und EU-DSGVO-konform. Gleichzeitig verknüpfen Sie mit Doxis4 alle Informationen, die im Kontext Ihrer SharePoint-Dokumente stehen: weitere Unterlagen, Daten aus Fachanwendungen, Akten und Vorgänge finden Anwender direkt – über SharePoint genauso bequem wie in Doxis4. Mit Doxis4 schaffen Sie die sichere Informationsbasis auf der Ihr Teamwork fußt.

SharePoint-Archivierung mit Doxis4: Ihre Vorteile

1

Revisionssicheres Archivieren von SharePoint-Dokumenten & -Daten

2

Automatisiertes Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

3

EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen

4

Direkter Zugriff auf archivierte Dokumente aus SharePoint heraus

5

Verknüpfen von SharePoint-Dokumenten mit allen Prozessen

6

Redundanzfreie Archivierung von SharePoint-Dokumenten

Compliance einhalten

Doxis4 archiviert alle Informationen nachweisbar sicher.

Mit Doxis4 archivieren und schützen Sie SharePoint-Dokumente und dazugehörige Informationen: vor unerwünschtem Zugriff, Veränderung und Verlust. Sie bewahren damit alle Dokumente sowie die damit verbundenen Prozesse und Daten nachweisbar EU-DSGVO-konform und revisionssicher auf – Doxis4 ist dafür zertifiziert.

  • Aufbewahrungsfristen & Löschsperren managt Doxis4 für alle Dokumente automatisch
  • Doxis4 dokumentiert alle Zugriffe, Änderungen & das Löschen von SharePoint-Dokumenten
  • Die Lesbarkeit Ihrer SharePoint-Dokumente sichert Doxis4 durch das Archivieren in Langzeitformaten wie PDF, PDF/A & TIFF
Sie bewahren damit alle Dokumenteund Daten nachweisbar EU-DSGVO-konform und revisionssicher auf – Doxis4 ist dafür zertifiziert.

Best Practice

SharePoint-Archivierung schafft Vertrauen

3,43 Millionen Kundenbeziehungen managt die Schweizer Telekommunikationsanbieterin Sunrise – über acht verschiedene Standorte hinweg. Durch die SharePoint-Archivierung mit Doxis4 bewahrt Sunrise Kundeninformationen noch effizienter und sicherer auf. Erfahren Sie hier, wie Sunrise Dokumente und sensible Kundendaten mit Doxis4 managt und so das Vertrauen ihrer Kunden sichert.

Jetzt lesen

Einfach archiviert

Mit Doxis4 archivieren Sie alle Dokumente und Daten aus Microsoft SharePoint.

Automatisiert archivieren

Doxis4 archiviert Ihre SharePoint-Dokumente automatisch. Alle neuen Dokumente sind von Anfang an sicher archiviert. Wird z.B. ein Projektplan aktualisiert, archiviert Doxis4 direkt die neue Version. Falls User Dokumente manuell archivieren, verhindert Doxis4 eine doppelte Ablage.

SharePoint entlasten

Was nach der Archivierung geschieht, entscheiden Sie: Sie halten Dokumente parallel in SharePoint und Doxis4 vor – oder entlasten die SharePoint-Datenbank: Doxis4 kann archivierte Dokumente dort nur noch verlinken oder komplett löschen. Recherchierbar bleiben sie in jedem Fall.

Metadaten übernehmen & ergänzen

Metadaten von SharePoint-Dokumenten übernimmt Doxis4 automatisch. Mit Content Analytics findet Doxis4 noch weitere Informationen und nutzt sie als Metadaten. So markieren Sie z.B. personenbezogene Daten, die Sie später gemäß EU-DSGVO löschen müssen.

Mit Doxis4 archivieren Sie alle Dokumente und Daten aus Microsoft SharePoint.

Einfach archiviert

Mit Doxis4 archivieren Sie alle Dokumente und Daten aus Microsoft SharePoint.

Automatisiert archivieren

SharePoint entlasten

Metadaten übernehmen & ergänzen

Dokumente, Akten & Vorgänge vereint

Mit dem Doxis4 SharePoint Portal Connector nutzen Sie Dokumente, Daten, Akten und Vorgänge direkt in SharePoint.

Elektronische Akten

Doxis4 ordnet SharePoint-Dokumente automatisch den richtigen eAkten zu: z.B. alle Dokumente, Notizen und Vorgänge zu einem Projekt. Gelten Unterlagen wie z.B. CI-Vorgaben für mehrere Projekte? Doxis4 verknüpft sie mehrfach, ohne doppelte Ablage.

Integrierte Systeme

SAP, Salesforce oder Microsoft Dynamics: Doxis4 schlägt die Brücke zwischen SharePoint und Systemen wie ERP und CRM. Sie archivieren in Doxis4 alle Dokumente und Daten im Kontext – und finden sie schnell wieder, z.B. im Fall einer Betriebsprüfung.

Dokumentbasierte Prozesse

Projektplanung, Vertragserstellung, Freigaben: Solche Prozesse sind mit Dokumenten verbunden. Mit Doxis4 verknüpfen Sie Dokumente und Prozesse aus SharePoint und anderen Anwendungen – und schaffen durchgehenden Informationsfluss.

Enterprise Search

User finden in SharePoint und in Doxis4 Dokumente, eAkten, dazugehörige Aufgaben und Vorgänge: einfach über Metadaten- oder Volltextsuche. Zwischen Doxis4 und SharePoint wechseln Sie jederzeit mit einem Klick.

Lösung ausbauen

Entdecken Sie Doxis4!

Mit Doxis4 archivieren Sie nicht nur SharePoint-Dokumente: auch Belege, E-Mails u.v.m. bewahren Sie damit sicher auf. Doxis4-Lösungen für digitale Prozesse, Collaboration und Dokumentenmanagement sind die ideale Ergänzung für Ihr elektronisches Archiv – und die Basis für Ihre unternehmensweite Digitalisierung.

SharePoint-Archivierung mit Doxis4: Technische Highlights

  • Umfassendes Regelwerk zur manuellen & automatisierten Archivierung von Dokumenten & Ordnern aus SharePoint, SharePoint Online & Office 365
  • Cognitive Services zum Analysieren von Inhalten & Ergänzen qualifizierter Metadaten
  • Aufruf archivierter Elemente aus SharePoint, auch ohne Wiederherstellen
  • Transparente Versionsverwaltung mit Möglichkeit zum direkten Öffnen aller älteren Versionen
  • Managen von Aufbewahrungsfristen & (mehreren) Legal holds
  • Erweiterbar durch Doxis4 SharePoint Portal Connector: Dokumente, Akten & Vorgänge direkt in SharePoint nutzen
  • Ausbaubar für viele weitere Archivierungsszenarien, bis hin zum unternehmensweiten ECM
Weitere Details
SharePoint-Archivierung mit Doxis4: Technische Highlights

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Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu Doxis4 Enterprise Content Management.

Sie möchten Doxis4 in Action erleben? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!