Kontext ist King

E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Transparent

E-Mails im richtigen Geschäftskontext zur Verfügung stellen

Zertifiziert

Revisionssicheres & EU-DSGVO-konformes Archivieren aller E-Mails

Nahtlos

Integration in Microsoft Outlook, Office 365, IBM Notes u.v.m.

E-Mails im richtigen Zusammenhang

E-Mail-Archivierung mit Doxis4 ist die Basis für transparente und sichere Geschäftsprozesse.

Anfragen von Geschäftspartnern, Auftragsänderungen von Kunden: Liegen zeitkritische E-Mails in persönlichen Postfächern, ist das ein echtes Risiko. Durch E-Mail-Archivierung mit Doxis4 holen Sie E-Mails und Anhänge aus diesen Silos: Sie archivieren sie im richtigen Geschäfts­kontext und machen sie unternehmens­weit verfügbar. Kundenanfragen, Auftragshistorie, Rechnungen, Verträge – Doxis4 schafft den 360°-Blick auf alle Informationen. Auch den Bearbeitungsstatus einer E-Mail erkennen Sie mit Doxis4 sofort. Gleichzeitig archivieren Sie Ihre E-Mails revisionssicher, gemäß gesetzlicher Auf­be­wahrungs­fristen und der EU-DSGVO. Dafür ist Doxis4 zertifiziert. Mit Doxis4 bewahren Sie E-Mails sicher auf – und haben sie immer im richtigen Kontext parat!

E-Mail-Archivierung mit Doxis4: Ihre Vorteile

1

Schnelles Finden von E-Mails & Anhängen im Geschäftskontext

2

Zentraler Zugriff auf alle archivierten E-Mails

3

Zertifizierte Lösung: revisionssicher & EU-DSGVO-konform

4

Transparentes Nachverfolgen des E-Mail-Bearbeitungsstatus

5

Zeitsparende automatisierte E‑Mail-Ablage

6

Freie Speicherkapazität & bessere Performance für E-Mail-Server

Best Practice

Automatisch revisionssicher

Wenn die Betriebsprüfung ansteht, ist Duravit auf der sicheren Seite: Mit Doxis4 archiviert die Firmengruppe steuerrelevante E-Mails: automatisiert und revisionssicher. Erfahren Sie, wie Duravit alle Lotus Notes-Postfächer standortübergreifend mit Doxis4 integriert und auch den Betriebsrat von dieser Lösung überzeugt hat.

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E-Mail-Archivierung leicht gemacht

Mit Doxis4 archivieren Sie E-Mails sicher, zeitsparend und flexibel.

Manuelles Archivieren

Einzelne und mehrere E-Mails legen Anwender einfach per Drag-and-drop in Doxis4 ab, z.B. in Kundenakten: Doxis4 unterstützt sie beim Ablegen im richtigen Geschäftskontext – und verhindert, dass sie E-Mails doppelt ablegen.

Automatisierte Teilarchivierung

Ausgewählte E-Mails archiviert Doxis4 automatisch: z.B. alle mit Anhang, nur geschäftliche Korrespondenz, E-Mails bestimmter Größe oder bestimmten Alters. Ausnahmen sind jederzeit möglich.

Vollständige automatisierte Archivierung

Alle geschäftlich ein- und ausgehenden E-Mails archiviert Doxis4 automatisch per Journalarchivierung. Archivierte E-Mails löscht Doxis4 vom Server. Sie können sie natürlich weiterhin recherchieren und aufrufen.


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Zertifizierte Sicherheit für alle E‑Mails

Alle E-Mails archivieren Sie mit Doxis4 nachweisbar sicher.

Für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen müssen Sie sicherstellen, wer wann welche E-Mails empfangen und versendet hat. Einmal in Doxis4 archiviert, schützen Sie Ihre E-Mails nachweisbar: vor unerwünschtem Zugriff, Manipulation und Löschen. Dafür ist Doxis4 nach IDW PS 880 zertifiziert.

  • Sie archivieren E-Mails revisionssicher & halten Aufbewahrungsfristen automatisiert ein
  • E-Mails & Anhänge bewahren Sie in Langzeitformaten auf: als PDF & PDF/A
  • Betriebsprüfern stellen Sie relevante E-Mails sofort bereit

Ratgeber

E-Mail-Archivierung & EU-DSGVO

Daten von Partnern, Kunden und Mitarbeitern: E-Mails enthalten zahlreiche personenbezogene Informationen. Mit Doxis4 archivieren und löschen Sie diese E-Mails nachweisbar – und schaffen den Spagat zwischen EU-DSGVO und Revisionssicherheit. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der zertifizierten Lösung von Doxis4 das Thema Datenschutz am besten angehen.

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E-Mails finden & ablegen

Doxis4 erleichtert die Ablage von E-Mails und macht sie unternehmensweit im Geschäftskontext recherchierbar.

Schnelle Suche

In Doxis4 finden Anwender E-Mails samt Bearbeitungshistorie, z.B. von Kunden und Geschäftspartnern: über den Absender, Empfänger, den Titel von Anhängen oder ganze Textpassagen.

360°-Sicht auf Geschäftsvorgänge

Gibt es weitere Informationen zu einer E-Mail? Doxis4 liefert sie, z.B. bei Kundenfragen: Anwender greifen sofort auf Verträge, Kundenakte und laufende Vorgänge zu.

Metadaten übernehmen

Beim Archivieren übernimmt Doxis4 automatisch die Metadaten Ihrer E-Mails: z.B. Absender, Empfänger und Betreff. Das hilft Ihnen bei der manuellen Ablage und beim Wiederfinden.

Intelligente Zuordnung – automatisch

Doxis4 ordnet E-Mails automatisch dem richtigen Kontext zu, z.B. Kundenfragen zu Kunden- und Angebote zu Lieferantenakten. Doxis4 startet auch Folgeprozesse, z.B. Servicevorgänge.

Clever integriert

Microsoft, IBM, SAP, Salesforce: Mit Doxis4 integrieren Sie jedes E-Mail-ProgrammERP und CRM.

Für die E-Mail-Archivierung integrieren Sie jedes E-Mail-Programm mit Doxis4. In Microsoft und IBM nutzen Sie die Doxis4 Add-ins: So gelingen Ablage und Suche direkt aus der Anwendung heraus. In Outlook archivieren Sie z.B. einfach durch das verschieben von E-Mails in Outlook-Ordnern. Doxis4 verfügt zusätzlich über zertifizierte SAP-Schnittstellen und Integrationsszenarien für Salesforce und Microsoft Dynamics: E-Mail-Absender werden automatisch z.B. als dort angelegte Kunden oder Lieferanten identifiziert – und ihre E-Mails Transaktionen, Vorgängen und Akten zugeordnet.

Lösung ausbauen

Entdecken Sie Doxis4!

E-Mails, Dokumente, Daten: Doxis4 archiviert alle Informationen sicher und im richtigen Kontext. Mit dem digitalen Posteingang und Doxis4-Workflows steuern Sie Dokumente und Aufgaben über Abteilungen hinweg – und schaffen die Basis für unternehmensweite Digitalisierung.

E-Mail-Archivierung mit Doxis4: Technische Highlights

  • Manuelle & automatische Archivierung von E-Mails mit oder ohne Anhänge & Metadaten; optionale Journalarchivierung
  • Intelligent Context Control: automatisches Erkennen des Geschäftskontexts von E-Mails & entsprechende Archivierung
  • E-Mail-Archivierung in Doxis4 eAkten durch Verschieben von E-Mails in Outlook-Ordnern
  • E-Mail-Archivierung in mehreren Kontexten, ohne Duplikate
  • Suche in archivierten E-Mails & anderen Doxis4-Inhalten gleichzeitig & direkt aus der E-Mail-Anwendung heraus
  • Integration & Add-ins: Microsoft Office 365, Exchange, Outlook 2010 & 2013, IBM Lotus Notes & Domino
  • Cognitive Services: zum Erkennen & Flaggen z.B. personenbezogener Daten
  • Optionaler Ausschluss privater E-Mails von der Archivierung
  • Schutz vor doppeltem Archivieren gleicher E-Mails
  • Ausbaubar für viele weitere Archivierungsszenarien, bis hin zum unternehmensweiten ECM
Weitere Details
Elektronische Archivierung mit Doxis4: Produkt-Highlights

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Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu Doxis4 Enterprise Content Management.

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