Alle Verträge,
eine Lösung

Vertragsmanagement mit Doxis4

Unternehmensweit

Mit einer Lösung alle Verträge im Unternehmen einheitlich managen

Effizient

Vertragsprozesse durchgehend digitalisieren & automatisieren

Transparent

Alle Verträge strukturiert aufbewahren & nachvollziehbar bearbeiten

Meistern Sie die globale Unternehmensaufgabe

Mit Doxis4 managen Sie Verträge unternehmensweit digital.

Vertragsmanagement ist die Basis für das betriebswirtschaftliche Handeln in jedem Unternehmen. Kauf-, Kredit-, Lieferanten-, Personal-, Miet- und Rahmenverträge verwalten und archivieren Sie dezentral? Mit dem digitalen Doxis4 Vertragsmanagement senken Sie Fehler und Aufwand im Vertragsmanagement: Sie managen alle Verträge einheitlich, steigern die Transparenz und erhöhen Sicherheit und Compliance. Doxis4 erleichtert Ihnen das Bearbeiten Ihrer Verträge durch DMS-Funktionen wie Annotationen, Vorlagen und Versionierung. So arbeiten Sie unternehmensweit vollständig digital.


Fachkräfte verbringen 50% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen und benötigen im Durchschnitt 18 Minuten, um Papierdokumente zu finden.

Quelle: Gartner

Vertragsmanagement mit Doxis4: Ihre Vorteile

1

Sofortiger Zugriff: standort- & abteilungsübergreifend

2

Überblick über alle Vertragsdaten & Aktivitäten

3

Automatisierte Wiedervorlagen & Fristenmanagement

4

Prozessoptimierung über alle Vertragsphasen

5

Effiziente & transparente Vertragsbearbeitung

6

Revisionssichere Aufbewahrung aller Verträge

Best Practice

Vertragsmanagement leicht gemacht

2.000 Schäden bearbeitet die DEVK am Tag. Zu jedem gibt es entsprechende Verträge. Erfahren Sie, wie die DEVK Vertragsakten und automatisierte Workflows für ihr Vertragsmanagement nutzt.

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Vertragsinformationen auf einen Blick

Vertragsmanagement mit Doxis4 erleichtert Ihnen den vollständigen Überblick über alle Vertragsinformationen und vereinfacht Ihre Vertragsprozesse.

Elektronische Vertragsakte

Die Doxis4 Vertragsakte zeigt alle wichtigen Vertragsdaten übersichtlich an – inklusive Fristen und Wiedervorlagen. Alle Verträge und begleitende Unterlagen bewahren Sie darin zentral auf: sicher, strukturiert und vollständig. Die gesamte Historie aller Akten und Verträge dokumentiert Doxis4 für Sie.

Automatisierte Vertragsprozesse

Erstellen, Prüfen, Freigabe, Finalisierung, Verwaltung und Archivierung: Dieser Workflow läuft mit Doxis4 schnittstellenfrei, transparent und nachweisbar dokumentiert ab. Automatische Benachrichtigungen für Kündigungen, Verlängerungen und Vertragsende erinnern Sie rechtzeitig an jede Frist.

Anbindung an ERP & CRM

Stammdaten zu Kunden, Lieferanten und Partnern übernimmt Doxis4 automatisch aus Ihrem integrierten ERP und CRM und fügt sie in Ihre Verträge ein – immer aktuell und fehlerfrei. Bei neuen Kunden im CRM legt Doxis4 z.B. automatisch eine neue Vertragsakte an und startet den Vertragsprozess.

Metadaten & Suche

Doxis4 vergibt Metadaten automatisch, z.B. für Vertrags­nummern, Fristen, Preise, Konditionen oder Verantwortliche. Damit werden Verträge automatisch in den richtigen Akten und Registern abgelegt: schnell und fehlerfrei. Über Metadaten und Volltext finden Sie alle Informationen wieder.

Integriertes Vorlagen- & Fristenmanagement

Mit Doxis4 bearbeiten Sie Verträge einfacher und pünktlicher.

Das Erstellen, Prüfen und Aktualisieren von Verträgen gelingt Ihnen mit Doxis4 mit Leichtigkeit. Durch die Microsoft-Integration greifen Sie direkt auf alle Vertragsvorlagen zu und starten die Bearbeitung sofort. Sie nutzen einfach wie gewohnt Microsoft Office. Mit Doxis4 stehen Ihnen direkt in Microsoft hilfreiche DMS-Funktionen bereit:

  • Vorlagenmanagement für einheitliche Vertragsgestaltung
  • Versionierung aller Verträge, samt Annotationen
  • Ablage & Recherche direkt aus Microsoft Office
  • Fristenmanagement, z.B. für auslaufende Verträge, inkl. Eskalationsfunktion
Der Audit Trail von Doxis4 protokolliert alle Zugriffe und Veränderungen an den Unterlagen während des gesamten Vertragslebenszyklus.

Compliance, EU-DSGVO & Datensicherheit

Vertragsmanagement mit Doxis4 sorgt für Ihre Compliance.

Für Ihre Datensicherheit sorgt Doxis4: Unkontrollierte und unautorisierte Zugriffe auf Verträge werden verhindert. Der Audit Trail von Doxis4 protokolliert alle Zugriffe und Veränderungen an den Unterlagen während des gesamten Vertragslebenszyklus. Alle Verträge speichern Sie revisionssicher, z.B. als TIFF, PDF und PDF/A. Mit dem integrierten Aufbewahrungs- und Löschmanagement bewahren Sie alle Vertragsunterlagen zudem sicher auf: fristgerecht und EU-DSGVO-konform.

Reports & Dashboards

Der Doxis4 Reporting Service liefert Ihnen schnell detaillierte Auswertungen zu Ihren Verträgen – auch bei riesigen Datenmengen.

Embedded Data Warehouse

Doxis4 kumuliert Informationen periodisch, fasst sie je nach Zielsetzung zusammen & bereitet sie in Diagrammen auf

Detaillierte Reports

Doxis4 liefert Ihnen Auswertungen über Vertragsvolumina, Vertragsarten je Lieferant, allgemeine Berichte über Auslastungen, Dokumentenmengen u.v.m.

Praktische Dashboards

Ihre aktuellen Auswertungen sehen Sie übersichtlich im Dashboard von Doxis4: direkt beim Start von Doxis4, in Ihrer Vertragsakte und auch unterwegs.

Lösung ausbauen

Entdecken Sie Doxis4!

Unternehmensweites Vertragsmanagement ist Ihr Einstieg in die Digitalisierung: Mit Doxis4 digitalisieren Sie viele weitere abteilungsübergreifende Prozesse: vom Post- und Rechnungseingang über Kundenprozesse bis hin zu Collaboration.

Vertragsmanagement mit Doxis4:

  • Digitale Vertragsakten, inkl. Bearbeitungshistorie mit Audit Trail
  • Vielfältige Integrationsmöglichkeiten mit ERP, CRM, Microsoft Office- & Outlook etc.
  • DMS-Funktionen: Versionierung, Annotationen u.v.m.
  • Vielfältige Recherchefunktionen: Metadaten-, Volltext-, Filter-, Sortier- & Favoriten-Funktion
  • Vorlagenmanagement: Standardverträge, Schriftverkehr, Memos
  • Workflows: ad hoc & vordefiniert, inkl. Postkorbfunktion
  • Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumenten, Akten & Vorgängen
  • Automatisches Managen von Aufbewahrungsfristen, Zugriffs- & Löschsperren
Weitere Details
Business Process Management mit Doxis4: Produkt-Highlights

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Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu Doxis4 Enterprise Content Management.

Sie möchten Doxis4 in Action erleben? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!