Das schafft
Zeit für das Wesentliche

Elektronische Personalakte mit Doxis4

wie

Übersichtlich

Alle Personalunterlagen- & daten sofort finden

Schnell

Personalvorgänge ortsunabhängig & reibungslos steuern

Sicher

Personalunterlagen- & daten geschützt aufbewahren

Nutzen Sie
die Kraft des

Elektronische Personalakten mit Doxis4 sind Ihre Basis für schnelle und sichere Personalvorgänge.

In der Personalabteilung sind Sie der erste Ansprechpartner: Sie beantworten alle Fragen rund um Mitarbeiter, Bewerber, Verträge, Abrechnungen oder Versicherungen. Mit der Doxis4 elektronischen Personalakte perfektionieren Sie diese Kompetenz: Sie finden sofort alle Personalunterlagen, E-Mails, Vorgänge und Daten aus Ihrem HR-System – übersichtlich strukturiert, immer und überall. Mit der elektronischen Personalakte wickeln Sie Vorgänge schneller ab: vom Bearbeiten und Ablegen Ihrer Bewerberunterlagen bis hin zum Steuern von Onboarding und Akteneinsichten. Gleichzeitig schützen Sie mit Doxis4 alle sensiblen personenbezogenen Daten und bewahren sie nach Vorschrift auf. Worauf warten Sie? Nutzen Sie die Kraft des e!

Elektronische Personalakte mit Doxis4: Ihre Vorteile

1

Schnelles Finden & Bearbeiten jeglicher Personalunterlagen

2

Immer & überall Zugriff auf alle Personalakten

3

Transparentes Steuern aller Personalvorgänge

4

Vollständiger Überblick über alle Vertrags- & Kündigungsfristen

5

Nachweisbar geschützte Personaldaten

6

Revisionssicheres Archivieren mit automatischer Aufbewahrungsfrist


Was steckt hinter der Kraft des ?

Doxis4 eAkten erleichtern Ihnen die Arbeit täglich – durch die Kraft des e.

Doxis4 elektronische Akten sind Ihr Ausgangspunkt für unternehmensweite digitale Vorgänge und Collaboration. Sie finden darin abteilungsübergreifend alle Informationen z.B. zu Kunden, Lieferanten, Produkten, Projekten, Mitarbeitern u.v.m. Mit Doxis4 eAkten werden Sie e wie

  • Auskunftsfähig: Sie sehen sofort alle relevanten Informationen auf einen Blick
  • Strukturiert: Sie stellen beliebige Sichten auf einen Geschäftskontext dar
  • Sicher: Sie dokumentieren Prozesse, schützen Informationen & bewahren sie sicher auf

Best Practice

In 3 Monaten zur elektronischen Personalakte

Mit Doxis4 machte die HANSA-FLEX-Personalabteilung den Schritt in die digitale Welt: In nur drei Monaten führte sie die elektronische Personalakte ein – und spart damit eine Stunde Suchzeit pro Mitarbeiter und Tag. Erfahren Sie, wie der Hydraulikspezialist die Personalverwaltung für alle Standorte mit Doxis4 optimiert.

Jetzt lesen

wie übersichtlich

Die Doxis4 elektronische Personalakte bündelt alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern.

Informationen im Kontext

Personalverträge, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Zeugnisse: Alle Unterlagen zu einem Mitarbeiter bündelt die Doxis4 Personalakte. Sie finden hier auch die dazugehörigen HR-Daten und Vorgänge.

Strukturierte Ablage

Die Doxis4 Personalakte hat eine einheitliche Registerstruktur, z.B. für Bewerbungs-, Lohn- und Versicherungsunterlagen. Das hilft Ihnen beim schnellen Ablegen und Wiederfinden aller Dokumente.

Zugriff von überall

Personalgespräch an einem anderen Standort, Bewerbermesse oder Homeoffice: Sie greifen an jedem Ort und mit jedem Endgerät auf die Doxis4 Personalakte zu – auch gleichzeitig mit mehreren Kollegen.

wie übersichtlich

Die Doxis4 elektronische Personalakte bündelt alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern.

Informationen im Kontext

Strukturierte Ablage

Zugriff von überall

Ratgeber

Elektronische Personalakte einführen: 7 Tipps für Ihr Projekt

Elektronische Personalakten sind weit mehr als nur der Ersatz der Papierakte: Sie steuern Personalprozesse und helfen beim Einhalten wichtiger Compliance-Anforderungen. Sie wollen elektronische Personalakten in Ihrem Unternehmen einführen? Hier finden Sie sieben Tipps, mit denen Ihr Projekt zum Selbstläufer wird.

Jetzt lesen

wie praktisch

Mit den praktischen DMS-Funktionen von Doxis4 fällt Ihnen das Bearbeiten Ihrer Personalunterlagen leicht.

Schnelle Ablage

Verträge, Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel: Doxis4 hilft Ihnen beim Zuordnen zu den richtigen Personalakten und Registern. Neue Dokumente versioniert Doxis4 nachvollziehbar.

Übersichtliche Annotationen

Markierungen, Notizen, Stempel: Was Sie vom Papier kennen, nutzen Sie in Doxis4 digital. So bearbeiten Sie Personalunterlagen wie gewohnt und tauschen sich mit Kollegen aus.

Automatischer Fristenreminder

Doxis4 erinnert Sie rechtzeitig an Vertragsverlängerungen, Befristungen, anstehende Schulungen und Jubiläen. Alle dafür nötigen Unterlagen legt Doxis4 Ihnen automatisch vor.

Microsoft Office-Integration

Alle DMS-Funktionen von Doxis4 nutzen Sie auch in Microsoft Office. Für Suche und Ablage müssen Sie nicht einmal Ihr Dokument verlassen.

wie praktisch

Mit den praktischen DMS-Funktionen von Doxis4 fällt Ihnen das Bearbeiten Ihrer Personalunterlagen leicht.

Schnelle Ablage

Übersichtliche Annotationen

Automatischer Fristenreminder

Microsoft Office-Integration

wie integriert

Durch die Integration von Doxis4 mit Ihren Fachanwendungen können Sie sich viele Arbeitsschritte sparen:

SAP, Oracle, ADP, VEDA: Mit Doxis4 integrieren Sie jedes HR- und Abrechnungssystem in Ihre Personalakten und vereinfachen dadurch Ihre Arbeit:

  • Bei neuen Einträgen im HR legt Doxis4 eine neue Personalakte an & startet das Onboarding
  • Doxis4 übernimmt automatisch Personaldaten und -dokumente, z.B. Entgeltabrechnungen
  • Sie wechseln jederzeit direkt zwischen einer Doxis4 Personalakte & Ihrem Fachsystem

wie transparent

Mit Doxis4 bilden Sie alle Personalvorgänge digital ab: transparent und über Abteilungen hinweg.

Recruiting, Schulungen, On- & Offboarding: Zahlreiche Dokumente begleiten Ihre Vorgänge – und wandern oft durch mehrere Hände. Mit Doxis4 steuern und bearbeiten Sie all das digital: Sie lenken Unterlagen und damit verbundene Aufgaben zu den zuständigen Kollegen – z.B. bei Fragen zu Bewerberanforderungen an eine Fachabteilung oder bei Aufhebungsverträgen an die Rechtsabteilung. Wer was erledigt hat und was noch aussteht, zeigt Doxis4 Ihnen nachvollziehbar.

Broschüre

Elektronische Personalakte mit Doxis4

Weniger Papier, mehr Flexibilität: Das erreichen Sie mit der Doxis4 elektronischen Personalakte. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalunterlagen effizient bearbeiten und sicher aufbewahren.

Jetzt lesen

wie sicher

Doxis4 Personalakten schützen alle Unterlagen und Daten Ihrer Mitarbeiter nachweisbar.

Sensible Informationen über Ihr Personal dürfen nur ausgewählte Mitarbeiter und Vorgesetzte sehen. Mit Doxis4 legen Sie gezielt fest, wer welche Akten, Register und Dokumente sehen, bearbeiten und löschen darf. Wünscht ein Mitarbeiter Einsicht in seine Personalakte? Doxis4 hat dafür einen eigenen Workflow, mit dem er sie anfordert und Sie ihm einfach zeitlich begrenzten Zugriff geben.


Lernen Sie Doxis4 live kennen!

 

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wie fristgerecht

Mit Doxis4 haben Sie eine zertifizierte Lösung für das revisionssichere Archivieren Ihrer Personalakten.

Doxis4 archiviert alle Personalakten und –unterlagen revisionssicher. Aufbewahrungsfristen vergibt und überwacht Doxis4 automatisch:

  • 2 Jahre: minimale Frist, z.B. für Abmahnungen & Überstundennachweise
  • 3 Jahre: regulär empfohlen für alle Unterlagen
  • 6 Jahre: für lohnsteuerrelevante Daten & Unterlagen
  • 10 Jahre: Lohnunterlagen mit Relevanz für die betriebliche Gewinnermittlung
  • Weitere individuelle Fristen legen Sie jederzeit selbst fest
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Entdecken Sie Doxis4!

Mit Doxis4 haben Sie die perfekte Basis für digitales Dokumenten- und Prozessmanagement – nicht nur in der Personalabteilung. Auch Zeitarbeitsfirmen setzen Doxis4 ein, z.B. für Personalverleihakten. Gleich für welche Branche und welche Abteilungen Sie digitale Lösungen suchen: Doxis4 passt universell zu Ihrem Unternehmen!

Haben Sie Fragen?

Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu Doxis4 Enterprise Content Management.

Sie möchten Doxis4 in Action erleben? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!