Ziel digital – Abkürzung DMS

Dokumentenmanagement mit Doxis4

Unternehmensweit

Dokumente archivieren, finden, austauschen & bearbeiten

Digital

Dokumentengetriebene Prozesse im ganzen Unternehmen digitalisieren

Effizient

Dokumente schnell, transparent & sicher verwalten

Digital im ganzen Unternehmen

Dokumentenmanagement mit Doxis4 ist die Basis für Ihre unternehmensweite Digitalisierung.

Verabschieden Sie sich von Papier, Umlaufmappen, E-Mail-Anhängen und Dateiverzeichnissen! Verträge, Bestellungen, Rechnungen etc. verwalten Sie mit Doxis4 einfach digital. Sie finden jedes Dokument sofort im richtigen Kontext und bearbeiten es nachvollziehbar. Doxis4 versioniert jede Änderung. Dokumentaustausch und Freigaben? Dafür nutzen Sie mit Doxis4 transparente Workflows: So steuern Sie Dokumente über Abteilungen und sogar Unternehmensgrenzen hinweg – und schaffen die Basis für durchgehend digitale Prozesse.

Dokumentenmanagement mit Doxis4: Ihre Vorteile

1

Sofortiges Finden von Dokumenten im richtigen Kontext

2

Versionsmanagement: Überblicken aller aktuellen & älteren Versionen

3

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

4

Audit Trail zum Protokollieren aller Dokumentzugriffe & -änderungen

5

Unternehmensweite digitale Dokumentensteuerung

6

Automatisiertes Einhalten von Aufbewahrungs- & Löschfristen

Best Practice

Dokumentenmanagement macht die Verwaltung digital

Eingehende Post, Verträge, Kanalnetzpläne: Die Stadtentwässerungsbetriebe Köln managen alle Dokumente von Anfang an digital – auch beim mobilen Arbeiten auf Baustellen. Erfahren Sie hier, wie das Kommunalunternehmen Doxis4 für das Dokumentenmanagement einsetzt.

Jetzt lesen

Finden statt Suchen

Doxis4 macht alle Informationen sofort im richtigen Kontext verfügbar. Das verkürzt Durchlaufzeiten spürbar und erleichtert die Prozesse.

Suchen

Schlagwort, Volltext oder eine Kombination aus beidem: Mit Doxis4 finden Sie jedes Dokument – mit Enterprise Search auch aus anderen Archiven und Repositories im ganzen Unternehmen.

Versionieren

Doxis4 versioniert alle Änderungen an Dokumenten. Sie greifen sofort auf den aktuellen Stand z.B. eines Projektplans zu. Frühere Versionen finden Sie jederzeit schnell wieder.

Strukturieren

Doxis4 elektronische Akten bündeln Informationen im Geschäftskontext: z.B. alle Verträge, Bestellungen, E-Mails und sogar Vorgänge zu einem Kunden oder Lieferanten.

Anzeigen

Textdateien, Bilder, PDFs, elektronische Signaturen: Der Doxis4 Viewer zeigt über 250 Dateiformate an. Sie blättern einfach durch die Vorschau – ohne die Original-Anwendungen zu installieren.

Erklärvideo

DMS, was ist das?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist viel mehr als das digitale Abbild Ihres Akten-Kellers! Sehen Sie hier, wie Doxis4 die Digitalisierung unternehmensweiter Prozesse ermöglicht.


Dokumente einfach bearbeiten

Mit Doxis4 bearbeiten Sie alle Dokumente durchgehend digital.

Intelligente Ablage

Das intelligente Informationsmanagement von Doxis4 unterstützt Sie beim Ablegen neuer Dokumente: durch übersichtliche Ablagedialoge und automatische Kontextzuordnung.

Add-ins für Microsoft

Über Doxis4 Add-ins nutzen Sie ECM-Funktionen wie Suche und Ablage direkt in, Microsoft Office und Outlook, IBM Notes etc. Doxis4-Vorlagen helfen Ihnen beim schnellen Erstellen von Dokumenten.

Annotationen

Kommentare und Notizen bringen Sie mit Doxis4 digital auf Dokumenten an. Das Original bleibt davon unberührt. Bei der Suche berücksichtigt Doxis4 diese Informationen mit.

Ratgeber

Dokumentenmanagement bei Ihrer täglichen Arbeit

Dokumentenmanagement unterstützt Sie täglich

Vom Bearbeiten, Lenken und Organisieren bis hin zum Archivieren – mit Doxis4 managen Sie Unterlagen vollkommen digital, schnell und jederzeit nachvollziehbar. Worauf Doxis4-User nicht mehr verzichten möchten, lesen Sie hier.

Jetzt lesen

Dokumentenmanagement digitalisiert Prozesse

Rechnungsprüfung, Vertragsfreigabe, Servicefall: Mit Doxis4 steuern Sie Dokumente in allen Geschäftsprozessen digital.

Dokumentengetriebene Prozesse

Nutzen Sie Workflows zum automatisierten Steuern von Prüf- und Freigabeprozessen.

Interne & externe Collaboration

Tauschen Sie Dokumente bei der Collaboration zwischen Bereichen und mit externen Geschäftspartnern sicher aus.

Fristenmanagement & Wiedervorlage

Lassen Sie sich von Doxis4 automatisch an Fristen erinnern und dazugehörige Dokumente rechtzeitig vorlegen.

Benachrichtigung bei Aktualisierungen

Abonnieren Sie Dokumente und Vorgänge: Doxis4 benachrichtigt Sie automatisch über alle Änderungen daran.


Lernen Sie Doxis4 live kennen!

 

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Sicherheit bei jedem Dokument

Mit Doxis4 managen Sie Dokumente transparent und Compliance-konform.

Wer darf welche Dokumente sehen oder bearbeiten? Mit Doxis4 legen Sie es genau fest. So halten Sie gesetzliche und interne Compliance-Vorschriften nachweisbar ein:

  • Schützen Sie alle Dokumente vor unerwünschten Zugriffen
  • Behalten Sie die gesamte Änderungshistorie dank Audit-Trail jederzeit transparent im Blick
  • Halten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen & Löschfristen automatisiert ein

Information Lifecycle Management

Dokumentenerstellung, -bearbeitung, Aufbewahrungs- und Löschfristen, Löschsperren: Mit Doxis4 managen Sie den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Die mehrfach zertifizierte Software bringt Sicherheit und Sorgenfreiheit in Ihr Retention Management.

Hochverfügbar

Häufig benötigte Dokumente erkennt Doxis4 und bewahrt sie jederzeit schnell verfügbar auf – auch bei mehreren Tausend Zugriffen zur gleichen Zeit.

Sicher

Doxis4 archiviert Dokumente in Langzeitformaten wie PDF/A, TIFF oder auch im Originalformat. So sind sie auch nach 30 Jahren Aufbewahrungsfrist lesbar.

Kostengünstig

Selten benötigte Dokumente wie bezahlte Rechnungen verlagert Doxis4 automatisch in kostengünstigere Speicher.

Plattform-Bonus

Doxis4 kann mehr!

Nutzen Sie das Plattform-Potenzial: Mit Doxis4 schaffen Sie unternehmensweite Lösungen, die perfekt ineinandergreifen  – die Basis für digitale Geschäftsprozesse im ganzen Unternehmen.

Dokumentenmanagement mit Doxis4: Technische Highlights

  • Suche über kombinierbare Metadaten & Volltext
  • Integration in Microsoft Office, inkl. Vorlagenverwaltung
  • Versionierung: Haupt- & Arbeitsversionen
  • Verwalten mehrerer Renditions in einem Dokument
  • Annotationen & Annotationsübersicht
  • Viewer für über 250 Dateiformate
  • Automatische Benachrichtigung: Änderungen & Fristen
  • Schutz vor Zugriff, Veränderung & Löschen für Dokumente, Versionen, Renditions & Akten
  • Dokumentation per Audit Trail
  • Ausbaufähig zum unternehmensweiten ECM
Weitere Details
Dokumentenmanagement mit Doxis4

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Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu Doxis4 Enterprise Content Management.

Sie möchten Doxis4 in Action erleben? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!