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Datenschutzerklärung für Doxis4 mobile Cube SER

Die SERgroup Holding International GmbH (nachfolgend „SER“, Infor­ma­tio­nen zu SER und den Gesellschaften der SER-Gruppe erhal­ten Sie hier), freut sich, dass Sie unsere App nutzen. Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung unserer App sind für uns sehr wichtig. Wir möchten Sie daher an dieser Stelle darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der App erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden.

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen. Die Datenschutzerklärung kann jederzeit unter der Datenschutzerklärung für Apps abgerufen, abgespeichert und ausgedruckt werden.

§1 Geltungsbereich?

Diese Datenschutzerklärung gilt für die App Doxis4 mobileCube.

§2 Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die dazu genutzt werden können, persönliche oder sachliche Verhältnisse über Sie zu erfahren (z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum oder E-Mail-Adresse). Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B. durch Anonymisierung der Informationen, sind keine personenbezogenen Daten.

§3 Welche personenbezogenen Daten werden von uns erhoben/verarbeitet und genutzt?

Einen Großteil unserer App können Sie ohne Angabe personenbezogener Daten nutzen.

Gespeichert werden Zugriffsdaten ohne Personenbezug, wie z.B. der Name Ihres Internet Service Providers. Diese Daten werden ausschließlich zur Verbesserung der App ausgewertet und erlauben keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person.

Wir nutzen die von uns über Sie erhobenen Daten für die Bereitstellung der von uns angebotenen Produkte und Dienstleistungen, für die Beantwortung Ihrer Fragen sowie für den Betrieb und die Verbesserung der App.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um Ihnen mit unserer App einen umfangreichen Service anbieten zu können.

Eine weitere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte oder eine Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der Übertragung an das Unternehmen, das sein Doxis4 ECM-System über diesen Gateway-Server Nutzern zugänglich macht (nachfolgend der „Betreiber“) und der unten dargestellten Fälle, nicht statt. Wenn und soweit wir überhaupt Zugriff auf die Daten haben (vgl. unten a) und b)) gilt etwas anderes nur, wenn wir gesetzlich zur Herausgabe von Daten verpflichtet sind (Auskunft an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte; Auskunft an öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden usw.) oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.

Insbesondere werden personenbezogene Daten wie folgt genutzt:

a) Übertragung an den Betreiber des Doxis4 ECM-Systems / der Doxis4 iECM-Suite

Doxis4 mobileCube ist ein mobiler Client für den Zugriff auf Inhalte der Doxis4 iECM-Suite, die separat von einem Unternehmen z. B. als Dokumentenmanagementsystem (DMS) erworben und installiert wird. Der mobile Client wird vom Unternehmen für die Nutzer dieser Unternehmenssoftware zum mobilen Zugriff auf das unternehmenseigene System lizenziert und von SER über externe App-Stores zur Verfügung gestellt.

Sie als Benutzer installieren Doxis4 mobileCube über den jeweiligen App-Store und melden sich nach den Vorgaben Ihres Unternehmens für den Zugriff auf das unternehmenseigene Doxis4 iECM-System an.

Doxis4 mobileCube übermittelt dabei erhobene Daten ausschließlich an einen spezifischen Server (sog. Doxis4 mobileCube Gateway, nachfolgend „Gateway-Server“), der im Server-Profil von Doxis4 mobileCube durch Sie als Benutzer selbst eingegeben wird. Der Gateway-Server wird typischerweise nicht von SER betrieben, sondern von dem Unternehmen, das sein Doxis4 ECM-System über diesen Gateway-Server Nutzern zugänglich macht. Benutzer sind dabei nach Wahl des Betreibers i. d. R. interne Mitarbeiter, ggf. auch externer Nutzer, die den Datenschutzbestimmungen des Betreibers unterliegen.

Die Doxis4 mobileCube App speichert selbst die folgenden Informationen lokal:
(a) URL zum Doxis4 mobileCube Gateway
(b) Benutzername, Rolle und Passwort (verschlüsselt; jedoch nur sofern der Benutzer ein Speichern des Passwortes aktiviert)
(c) bei Verwendung der Offline-Funktionalität Kopien von Dokumente, Vorgängen und Akten aus dem Doxis4 ECM-System, an dem sich der Benutzer angemeldet hat.

Eine Übertragung an SER findet nicht statt.

Des Weiteren greift Doxis4 mobileCube auf die Kamera des Smartphones zu, um Bilder, Belege oder Barcodes zu erfassen um diese im Doxis4 ECM-System, an dem Sie sich als Benutzer angemeldet haben, abzulegen. Dateien, die von anderen Apps an Doxis4 mobileCube übermittelt/freigegeben ("shared") werden, können so ebenfalls übernommen werden. Diese Daten werden dabei ebenfalls nicht an SER übertragen, sondern an den Betreiber, also an das Unternehmen, das den Gateway Server betreibt und mit dem Sie sich als Benutzer verbinden. Bezüglich dieser Daten ist ausschließlich der Betreiber des Gateway Server „verantwortliche Stelle“   für die Datenverarbeitung und entsprechend für den Schutz der übermittelten Daten zuständig. Bei Rückfragen in Bezug auf die übermittelten Daten, muss sich der Benutzer daher an den Betreiber wenden, dessen Datenschutzbestimmungen gelten.

b) Einrichtung/Nutzerkonto

Das Erstellen eines Nutzerkontos ist nur möglich, wenn der Betreiber dieses zuvor im Doxis4 iECM-System eingerichtet hat. Wenn Sie ein Nutzerkonto einrichten, ist die Angabe einer URL zum Doxis4 mobileCube Gateway des Betreibers erforderlich. Alle dort gespeicherten Daten unterliegen dem Datenschutz durch den Betreiber.

Benutzername, Rolle und Passwort können zusätzlich innerhalb der App gespeichert werden, um Ihnen ein komfortables Einloggen zu Ihrem Konto zu ermöglichen; dies geschieht nur, wenn Sie als Benutzer es so einrichten.

§4 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden.
Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die o. g. Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können unverschlüsselt preisgegebene Daten - auch wenn dies per E-Mail erfolgt - von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers, die von ihm zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

§5 Auskunft zu Ihren bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten/ Speicherdauer / Löschung

Ihre personenbezogenen Angaben speichern wir nur solange, wie dies nach dem Gesetz zulässig ist. Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn der Nutzer seine Einwilligung zur Speicherung widerruft oder wenn die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, insbesondere wenn das Nutzerkonto gelöscht wird oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

Gerne teilen wir Ihnen auf Ihre Aufforderung hin mit, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollte trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, so berichtigen wir diese unverzüglich.

Die Verwaltung des Benutzerkontos und der in diesem Zusammenhang gespeicherten Daten obliegt allein dem Betreiber.

Wenn und soweit Daten auch bei SER gespeichert sind, was in aller Regel nicht der Fall ist (vgl. § 3 a), b)), erfolgt eine von Ihnen gewünschte Löschung dieser Daten auf Ihre Anforderung hin unverzüglich. Ist eine Löschung aus rechtlichen Gründen nicht möglich, tritt an ihre Stelle eine Sperrung der jeweiligen Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihnen bei Löschung Ihrer Daten die hier beschriebenen Services nicht mehr anbieten können.

Im Übrigen obliegt eine Löschung dem Betreiber als verantwortlicher Stelle.

§6 Externer Datenschutzbeauftragter

Bei sonstigen Fragen und Anregungen zum Datenschutz in unserem Hause sowie zu diesen Hinweisen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an unsere externen Datenschutzbeauftragten
Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.

V 1.0, Stand Februar 2017