Innovation & Technologie

Unterwegs mit dem Digital Workspace

| Julia Pedak

Ob beim Kundentermin, auf Geschäftsreise oder im Homeoffice: Digital ist mobiles Arbeiten heute überall möglich. Aber auch beim Wartungstermin, im Lager oder in der Fabrikhalle halten zunehmend Tablets und andere Smart Devices Einzug. Doxis4 Kunden schwören auf den Doxis4 mobileCube. Passend zu ihren Anforderungen und Einsatzgebieten greifen Mitarbeiter auf Dokumente, Daten, Aufgaben und Vorgänge zu. Wo auch immer sie sich befinden, können sie stets auf alle Informationen zugreifen.

Mobiles Arbeiten

Persönliche Dashboards: individuell & schnell informiert

Über persönliche Dashboards gestalten Mitarbeiter sich ihren Digital Workspace ganz nach ihren individuellen Anforderungen. Der Einkauf greift darüber z.B. auf Lieferantenportal und -verträge zu, die Konstruktion nutzt Fertigungsakten und CAD-Zeichnungen und HR Personal- und Bewerberakten. Häufig verwendete Funktionen, wie das Anlegen neuer Akten oder die Ablage und Suche von Dokumenten, heften sich Anwender direkt an ihr Dashboard. So haben sie beim Start von Doxis4 sofort die wichtigsten Informationen und Funktionen parat — thematisch gebündelt und übersichtlich auf das Wesentliche reduziert.

Der Activity Feed informiert sie automatisiert, wenn neue Aufgaben anstehen oder sich z.B. Änderungen an einem Auftrag ergeben. Er erscheint auf ihrem Dashboard und hält sie rund um die Uhr up to date.

Doxis4 iRoom: Raum für Collaboration

Der Doxis4 iRoom ermöglicht es, auch unternehmensübergreifende Prozesse mit Geschäftspartnern digital und sicher abzubilden. Gutachter, Lieferanten oder externe Projektpartner können so Zugriff auf Informationen erhalten oder gemeinsame Prozesse bearbeiten. In den gemeinsamen virtuellen Arbeitsräumen stehen internen und ausgewählten externen Personen Dokumente, ganze elektronische Akten, Aufgaben und Vorgänge zur Einsicht und zum Bearbeiten bereit. Jeder Projektfortschritt ist für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert – eine sichere Collaboration-Alternative zu E-Mails und unkontrollierbarem File Sharing.

Reporting: Auf einen Blick up to date

Wie ist die Auslastung in der Abteilung? Welche Lieferantenzahlungen sind noch ausstehend? Wie lange dauert der gesamte Freigabeprozess? Solche zusätzlichen Informationen benötigen Abteilungs- und Teamleiter. Statt dafür extra Reporting-Tools zu Rate zu ziehen, haben sie mit Doxis4 Auswertungen über Dokumente und Prozesse direkt zur Hand. Doxis4 zeigt dafür z.B. in Charts übersichtlich, welcher Mitarbeiter gerade wie viele Aufgaben hat, in welcher Zeit Kundenanfragen bearbeitet werden oder wie das aktuelle Vertragsvolumen ist. So behalten Verantwortliche jederzeit den Überblick über alle Vorgänge und können bei Bedarf von überall aus schnell eingreifen — einfach online.

unternehmensweitDMSArchivierungGeschäftsprozesse / Workflows / BPMUsability / UX

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