Compliance

Ready for XRechnung, ZUGFeRD 2.0 & Co.

| Julia Pedak

Die neue E-Rechnungsverordnung wirft ihre Schatten voraus. Ab November 2018 tritt sie stufenweise in Kraft. Unternehmen, die z.B. Geschäfte mit öffentlichen Ver­wal­tungen machen, müssen fortan Rechnungen elektronisch stellen, empfangen, ver­ar­bei­ten und Compliance-konform aufbewahren können. Ein Grund mehr, sich mit der Digitalisierung des Rechnungs­eingangs zu beschäftigen.

Mit der neuen EU-Verordnung geht die XRechnung einher: Sie ist der neue zentrale Rechnungsstandard, mit dem öffentliche Verwaltungen und deren Lieferanten in Zukunft eRechnungen austauschen sollen. Das hat auch Auswirkungen auf weitere Standards: So entspricht das bekannte ZUGFeRD-Format in der jetzigen Version nicht den Ansprüchen der EU-Norm. Es wird gerade überarbeitet und soll als ZUGFeRD 2.0 neu veröffentlicht werden. Beide Standards – XRechnung und ZUGFeRD 2.0 – werden von Doxis4 unterstützt. So sind Sie bereits heute auf die E-Rechnungsverordnung vorbereitet. Generell managen Sie mit Doxis4 eRechnungen in zahlreichen Formaten automatisiert wie z.B.:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD 1.0 / ZUGFeRD 2.0
  • TransData
  • EDIFACT
  • SEPA
  • v.m.

Neben diesen eRechnungen verarbeiten Sie mit Doxis4 zudem alle weiteren Belege, die per Post, Fax oder E-Mail in Ihrem Unternehmen eintreffen, automatisiert. Medienbrüche sowie manueller Aufwand für die Rechnungsverteilung gehören so der Vergangenheit an.

eRechnungen gesetzeskonform aufbewahren

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. So müssen sie in Deutschland und der Schweiz zehn, in Österreich sieben Jahre lang gespeichert werden. Dabei müssen Sie bestimmte Grundsätze beachten wie z.B.:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Geregelter Datenzugriff
  • Prüfbarkeit der digitalen Belege

Mit der zertifizierten ECM-Lösung Doxis4 bewahren Sie alle Rechnungen revisionssicher gemäß den GoBD und der EU-DSGVO auf. Automatisierte Aufbewahrungs- und Lösch­fristen sorgen dafür, dass Rechnungen fristgerecht gespeichert und gelöscht werden. So handeln Sie stets Compliance-konform.

Digital vom Erfassen bis zum Aufbewahren

Neben dem Erfüllen von wichtigen Compliance-Anforderungen ist die digitale Rech­nungsverarbeitung mit Doxis4 Ihr idealer Einstieg zu durchgängig digitalen Prozessen. Damit automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess vom Erfassen bis zum Aufbewahren. Dazu zählen

  • Rechnungseingang (alle Eingangskanäle, alle Rechnungsformate)
  • Rechnungslesung (OCR, Klassifikation, Extraktion und Validierung)
  • Rechnungsprüfung (z.B. Abgleich mit Ihrem ERP wie SAP)
  • Rechnungsfreigabe (z.B. mobil per Laptop/Smartphone/Tablet)
  • Rechnungsaufbewahrung (gemäß GoBD, EU-DSGVO etc.)

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