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Elektronisches Stadtarchiv statt Aktenschränke bei der Stadt Dresden

| Julia Pedak

42 Kilometer Akten mit 4.200 Urkunden, 123.000 Karten und Plänen, 517.000 Fotos und 45.000 Bibliotheksbeständen aus 800 Jahren: Dieser Schatz an Erinnerungen befindet sich im Stadtarchiv Dresden, dem zweitgrößten Kommunalarchiv Deutschlands. Doch nicht nur Relikte vergangener Zeiten lagern dort. Auch die Verwaltung bewahrt ihre Unterlagen hier auf – bislang noch ausgedruckt in Papierordnern. Allerdings nicht mehr lange: „Im neuen Verwaltungszentrum wird es keine Aktenschränke mehr geben!“, erklärte Oberbürgermeister Dirk Hilbert und eröffnete im Mai das erste elektronische Kommunalarchiv in Sachsen.

Dresden

Papierlos Anträge stellen und Bescheide bekommen. Das wird für die Dresdner immer selbstverständlicher. Die Stadtverwaltung ist bereits seit über 20 Jahren flächendeckend mit Hard- und Software ausgestattet, nutzt für den Schriftverkehr schon längst kein Papier mehr und setzt auf eine elektronische Verfahrensgestaltung. 2025 sollen alle Ämter mit elektronischen Akten und Bescheiden arbeiten. Was dem bisher im Wege stand, war das Papierarchiv der Stadt. Wie sollen hier digitale Unterlagen im Original aufbewahrt werden? Ihre Ausdrucke gelten als Kopie. Zehn Jahre alte CDs oder Disketten kann man schon heute kaum noch lesen. Dresden suchte eine digitale Lösung für die Archivierung – und fand sie mit Doxis4 und SER.

Dresdner Verwaltung läuft digital

Die letzte Hürde zur digitalen Verwaltung ist jetzt aus dem Weg geräumt: Seit Mai ist das Dresdner Stadtarchiv digital. Damit ist Dresden die erste sächsische Kommune, die der gesetzlichen Pflicht zur Digitalisierung nachkommt. Zusammen mit SER brachten der Eigenbetrieb IT-Dienstleistungen und das Archiv der Stadt das Projekt ins Rollen. „Etwa die Hälfte der städtischen Ämter produziert mittlerweile elektronische Unterlagen“, so Stadtarchiv-Direktor Thomas Kübler. Das können per Software erstellte Entscheidungen über Bürgeranträge sein, Karten, Fotos, Audiomitschnitte von Sitzungen oder auch SMS-Nachrichten, mit denen ein Amtsleiter wichtige Anweisungen gibt. All das archiviert die Stadt mit der auf Doxis4 basierenden Archivlösung DiPs.kommunal. Damit erfüllt Dresden nicht nur gesetzliche Vorschriften, sondern bietet Bürgerinnen und Bürgern modernsten Service: Entscheidungen werden digital viel schneller getroffen, Papierberge verschwinden und nicht zuletzt schont das digitale Arbeiten und Archivieren Umwelt und Stadtkasse.

Bei der Eröffnungsfeier betonte OB Hilbert den hohen Stellenwert, den die Digitalisierung für Dresden hat: „Ohne konsequente Digitalisierung unserer Verfahren sind flexible Angebote, wie sie der Bürger erwartet, nicht realisierbar. Und für unsere Mitarbeiter ist die Digitalisierung ein Schritt in neue, moderne Arbeitswelten. Schon im neuen Verwaltungszentrum wird es keine Aktenschränke mehr geben. Digitale Verwaltung eröffnet uns hier völlig neue Möglichkeiten.“

Öffentliches Archiv für Bürgerinnen und Bürger

Elektronische Akten, Tonprotokolle, Pläne und andere digitale Zeugnisse der aktuellen Zeitgeschichte müssen kommunale Verwaltungen elektronisch aufbewahren und öffentlich zugänglich machen. Dafür stellt die Stadt Dresden ihren Bürgerinnen und Bürgern das neue Archiv online unter dresden.de/stadtarchiv kostenfrei bereit. Sie können Unterlagen jetzt per Volltext ganz bequem zu Hause durchsuchen. Die umfassenden Recherchemöglichkeiten waren ein Grund, warum die Landeshauptstadt Dresden auf die SER-Lösung setzt. Aber auch das Thema Sicherheit spielt eine große Rolle. Denn Datenschutz, Urheberrecht, Schutzfristen sowie archivgesetzliche Grundlagen dürfen nicht verletzt werden. Erst wenn all diese Punkte geprüft sind, stellt die Stadt Unterlagen online öffentlich bereit. Der Weg von der Entstehung bis zur Archivierung wird dabei lückenlos dokumentiert und die Daten sind als Sicherungskopie in einem weiteren geheimen Archiv gespiegelt. Für die wachsende Datenmenge plant Dresden 1,5 Terabyte Datenplatz pro Jahr ein – das auf Doxis4 basierende Archiv wächst dabei problemlos mit.

Langzeitarchivierung nach internationalem Standard

Zur Eröffnung präsentierte das Dresdner Archiv den Bestand „Stadtratssitzungen“ mit digitalen Audiomitschnitten aus dem Zeitraum vom 16. Oktober 1989 bis zum 3. Oktober 1990. Anhand der Originalmitschnitte von Rathausgesprächen, Pressekonferenzen und Stadtratssitzungen können die Nutzer in die historischen Brennpunkte hineinhören – und das auch noch in den nächsten 100 Jahren. Denn nachträglich digitalisierte Archivalien wie z.B. Disketten, Videos oder Tonbänder sind jetzt in den Langzeitformaten WAVE, RF64 und MPEG-4 gesichert. Für Akten kommt PDF/A zum Einsatz. Damit entspricht die Archivierung den nationalen und internationalen Standards an ein Open Archival Information System (OAIS), zu denen die SER-Lösung konform ist.

Kommunenübergreifendes digitales Gedächtnis

Nach Mannheim und München ist Dresden gemeinsam mit Köln die dritte Großstadt in der Bundesrepublik, die ein derartiges Archiv zum Laufen gebracht hat. SER war bereits Projektpartner der Stadt Köln, die mit dem LWL in Münster eine Langzeitarchivierung für alle Kommunen in NRW bereitstellt. Eine solche übergreifende Lösung soll es jetzt auch in Sachsen geben: „Wir haben dieses System so entwickelt, dass es auch für andere Kommunen in Sachsen nutzbar ist“, so der Dresdner Digitalbürgermeister Peter Lames.

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