Customer Storys & Lösungen

Digitales Bearbeiten juristischer Sachverhalte

| Julia Pedak

Rechtsabteilungen und Legal Departments stehen im Rahmen der Digitalisierung vor Herausforderungen: Wie lassen sich wachsende Dokumenten- und Datenmengen bei gleichbleibenden Kapazitäten zügig, revisionskonform sowie medienbruchfrei organisieren, verwalten, verteilen und bearbeiten? Ein professionelles Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmensjuristen, Syndizi und Mitarbeiter bei der digitalen Bearbeitung juristischer Sachverhalte.

Das Erstellen, Prüfen und Dokumentieren von Verträgen, Schriftsätzen und anderen juristischen Unterlagen erfordert den aktuellen Überblick über alle relevanten Informationen, quasi einen 360-Grad-Blick. Nur so kann eine schnelle Bearbeitung erfolgen. Digital gelingt dies weitaus leichter als auf Papier. Wenn individuelle Aktenstrukturen digital abgebildet werden sollen, unterstützt Doxis4 Rechtsabteilungen dabei mit digitalen Akten: Dokumente zu Rechtsfällen, juristischen Sachgebieten, Vertragspartnern usw. lassen sich darin strukturiert und, z.B. im Vertretungsfall, jederzeit leicht nachvollziehbar verwalten. Ein jeder Akte vorstehender digitaler Handaktenbogen gibt auf einen Blick Auskunft über wichtige Informationen wie Aktenzeichen, Rechtsgebiet, Bearbeiter, Termine, Kosten, beteiligte Parteien und zuständige Gerichte. Auch aktenübergreifend sollen alle Informationen im Kontext des juristischen Arbeitsvorgangs verfügbar sein: Eine kombinierbare Volltext- und Metadatensuche erlaubt dies und generiert individuelle Trefferlisten zu rechtlichen Unterlagen aller Art. Die Doppelablage in Parallel- oder Handakten wird mit einer modernen ECM-Software wie Doxis4 zudem überflüssig: Einmal abgelegt sind Dokumente beliebig oft in Akten und auch Vorgängen referenzierbar.

Juristische Arbeitsabläufe digitalisieren

Vom Erstellen über das Prüfen und die Wiedervorlage bis hin zur Freigabe unterstützen automatisierte Workflows alle Bearbeitungsschritte von Verträgen oder Schriftsätzen – auch funktions-, abteilungs- und standortübergreifen. Die jeweiligen Bearbeiter verfügen direkt im Vorgang über alle relevanten Informationen: Office und Outlook, juristische Datenbanken sowie Business-Anwendungen von Unternehmen (z.B. ERP, CRM) lassen sich in Doxis4 über universelle Schnittstellen integrieren. Durch die Verbindung von Informationen und Prozessen verlaufen die Arbeitsvorgänge schnell, transparent und ohne dass Mitarbeiter ihre gewohnte Arbeitsumgebung wechseln müssen.

Sicherheit & Compliance wahren

Umfassende Dokumentenmanagement-Funktionen unterstützen Rechtsabteilungen z.B. durch Vorlagen. Mit ihnen lassen sich bspw. Verträge durch Textbausteine für Klauseln und Adressdaten schnell und einheitlich erstellen. Der Fehleranfälligkeit wird damit entgegengewirkt. Für das Einhalten der Compliance ist es wichtig zu wissen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Versionierungs- und Audit-Trail-Funktionen, wie Doxis4 sie bietet, protokollieren alle Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar. Dokumenten- und aktenspezifische Aufbewahrungsfristen lassen sich zudem automatisiert regeln, um Unterlagen vor ungewolltem Löschen und Verändern zu schützen. Die Archivierung der Dokumente, der zu ihnen gehörenden Vorgänge sowie aller Bearbeitungsschritte erfolgt damit revisionskonform gemäß Vorgaben wie den GoBD. Neben diesen rechtlichen Anforderungen unterstützt ein umfassendes ECM-System wie Doxis4 auch das Einhalten interner Compliance-Vorschriften: Über differenzierte Berechtigungen sind Zugriffe auf Dokumente, Akten und Vorgänge für Benutzergruppen und einzelne Mitarbeiter sicher geregelt.

Termine & Kosten unter Kontrolle

Auslaufende Verträge, Gerichtstermine und interne Abgabefristen: Statt täglich manuell das Fristenbuch zu kontrollieren, erleichtert ein automatisiertes Fristenmanagement, das Doxis4 bereitstellt, die Terminverwaltung. Eine Übersicht über noch offene Fälle bieten automatisch erstellbare Rückstelllisten. Geht ein Verfahren in die nächste Instanz oder müssen externe Berater zu einem rechtlichen Sachverhalt herangezogen werden, lassen sich die entstehenden Kosten auf dem digitalen Deckel der jeweiligen Fallakte anzeigen. Erreicht die Summe das Budgetlimit, erhalten die zuständigen Bearbeiter eine direkte Benachrichtigung. Finanziellen und rechtlichen Risiken wird durch diese Kosten- und Terminkontrolle entgegengewirkt.

Sichere internationale Zusammenarbeit

Arbeiten Rechtsabteilungen international agierender Unternehmen mit Doxis4, benötigen sie nur eine Software für alle Standorte und Gesellschaften. Doxis4 ist in 12 Sprachen verfügbar und erlaubt nach Gesellschaften getrennte Berechtigungs- sowie Archivierungsszenarien. Sollen externe Partner wie Berater, Agenturen oder auch andere Unternehmen z.B. im Rahmen von M & A-Transaktionen einbezogen werden, bietet der Doxis4 iRoom dafür einen sicheren Projektraum. Über einen geschützten Online-Zugriff werden Informationen ausgetauscht sowie Vorgänge und Dokumente gemeinsam bearbeitet. So unterstützt Doxis4 die juristischen Arbeitsabläufe von Rechtsabteilungen intern wie extern jederzeit strukturiert, transparent und sicher.

Weitere Informationen zum professionellen Dokumentenmanagement in Rechtsabteilungen finden Sie unter www.ser.de/rechtsabteilungen

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