SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Motivation – unzählige Dokumentarten und höchste Datenschutzanforderungen
Zur Personalakte gehören papierbasierte Dokumente wie Bewerbungsunterlagen genauso wie elektronische Daten aus HR-Systemen zur Verdienstabrechnung oder Sozialversicherungsmeldungen. Berücksichtigt man dazu die Personalfluktuation, wird das Volumen deutlich, mit dem Personalabteilungen zu kämpfen haben. Hinzu kommen hohe rechtliche Anforderungen an Persönlichkeits- und Datenschutz.
Benötigt wird ein modernes Personalakten-Management zur effizienten und rechtssicheren Verwaltung von sensiblen, personenbezogenen Informationen. Es soll die Personalabteilungen großer und mittelständischer Unternehmen in allen Belangen der effektiven Aktenverwaltung unterstützen und dabei Personalleitern neue Kapazitäten für strategische Führungsaufgaben wie Mitarbeiterentwicklung und -planung eröffnen. Darüber hinaus sollten Routinetätigkeiten durch regelbasierte Workflowszenarien unterstützt werden und sämtliche Dokumente und Daten wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Gehaltsmitteilungen, aber auch Schriftverkehr und Vorgangsinformationen etc. befugten Personen jederzeit zugänglich sein.
Die Lösung – Informationen perfekt verknüpft und sicher bereitgestellt
Genau hier setzt das Lösungspaket DOXiS4 Personalakte an. Auf Basis der ganzheitlichen ECM-Plattform DOXiS4 werden Daten und Dokumente revisionssicher gespeichert und workflowbasiert durch das Unternehmen geleitet. Die DOXiS4 Personalakte verknüpft digitalisierte Unterlagen - z.B. aus dem Bewerbungsprozess - mit HR-Informationen aus der Personalverwaltung (z.B. PAISY, SAP HR oder HCM, Oracle oder Microsoft Dynamics) sowie Informationen aus Microsoft Office und eMails. Somit wird die Personalakte zum zentralen Einstiegspunkt für alle Personalabläufe – von der Bewerbung und Verwaltung bis zur Skill-Recherche. Das DOXiS4 Retention Management stellt sicher, dass archivierte Daten und Dokumente so lange im Archiv verbleiben, wie es die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder firmeninterne Vorgaben erfordern. Die Arbeitsweise mit elektronischen Akten entspricht dank ausgereiften DMS-Funktionalitäten den papierbasierten Gewohnheiten – inkl. Aktendeckblatt mit den wichtigsten Meta- Informationen. Sogar das „Mitnehmen“ einer Akte als PDF-Export ist möglich.
Ihre Vorteile auf einen Blick
DOXiS4 Solution Package Human Resources
Mit dem DOXiS4 Solution Package Human Resources (HR) erhalten Sie eine weitgehend vorkonfigurierte Lösung, die die Implementierung der Personalakte wesentlich vereinfacht und auf weit reichende Erfahrungen vielfältigster Personalaktenprojekte aufbaut. Es basiert auf der Standard-Software der Enterprise Content Management-Suite DOXiS4, enthält aber zusätzlich das fachliche Anforderungsprofil für ein effizientes Personalaktenmanagement. Die wichtigsten, bereits vorkonfigurierten Funktionen und Strukturen sind u.a. die Aktenstruktur, Belegarten und Aufbewahrungsfristen. Sie können sofort nach der Installation benutzt werden. Auch der vorgefertigte Workflow für Anträge auf Akteneinsicht der Mitarbeiter ist sofort einsatzbereit.
Produkt Features
Ganzheitliches Kommunikationsmanagement
Personalmanagement