SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.

Broschüren

Information Lifecycle Management

Motivation
 
Information Lifecycle Management ist für die digitale Datenarchivierung mittlerweile zu einem Top-Thema geworden. Die Relevanz ergibt sich zwangsläufig aus der ständig wachsenden Menge an digital abgelegten Daten und Dokumenten, der mangelnden Informationsverfügbarkeit und den strengen gesetzlichen Auflagen zur Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Dabei profitieren Unternehmen einerseits davon, dass ihre Daten den Vorschriften entsprechend verwaltet und geschützt sind und andererseits die Speicher- und Zugriffsanforderungen zu geringen Kosten optimiert werden.
 
Lösung
 
DOXiS4 Information Lifecycle Management (ILM) ist ein Konzept aus Prozessen und Technologien, mit dem die Informationen eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg entsprechend ihrem Wert aktiv verwaltet werden können. Anhand von Regeln, die Dokumente und Geschäftsprozesse priorisieren sowie Kostenbetrachtungen und gesetzliche Bestimmungen berücksichtigen, werden die Informationen automatisch gespeichert und auf dem jeweils optimalen Storage-Medium vorgehalten.
 
Mit ILM können Daten und Dokumente während ihres Lebenszyklus je nach ihrem Wert auf unterschiedliche Medien wie UDO oder Festplatten verlagert werden. Die ILM-Software erkennt aufgrund von zuvor festgelegten Kriterien und Schwellwerten, wann Daten auszulagern sind und verschiebt diese automatisch und ohne Eingriff des Anwenders stufenweise vom Magnetplattenspeicher auf günstigere Bänder oder haltbarere magneto-optische Medien. Wird auf so ausgelagerte Daten später wieder zugegriffen, spricht das System automatisch das richtige Medium an.
 
Produkt Features
 
Im Rahmen des Information Lifecycle Managements gewährleistet DOXiS4 die ordnungsgemäße Langzeitarchivierung beliebiger strukturierter und unstrukturierter Dokumente inklusive Telefax, E-Mail und COLD (Computer Output On Laserdisk)-Daten auf verschiedenen Speichermedien über einen Zeitraum von 10 oder mehr Jahren. Mit DOXiS4 können Aufbewahrungsfristen für archivierte Daten und Dokumente eingerichtet und überwacht werden.

  • Die Storage-Optionen
    Mit der Archiv-Lösung der DOXiS4 iECM-Suite stehen den Anwendern die verschiedensten Speichertechnologien offen. Neu integriert für den Einsatz mit DOXiS4 iECM ist das festplattenbasierte System SER ArchiveStore. Ebenfalls unterstützt werden Content Addressed Storage (CAS) z.B. EMC Centera sowie Totalstorage-Systeme von IBM wie die DR550. Außerdem sind SER Jukeboxen mit UDO-(Ultra Density Optical)Technologie verfügbar, der neuen Generation optischer Speichermedien. Als preiswertes Backup-System für die Langzeitarchivierung eignen sich auch AIT-Magnetbänder, die in SER Tape Libraries betrieben werden. Welches der Speichermedien zum Einsatz kommt, darüber entscheiden die unternehmensspezifischen Anforderungen und die Wirtschaftlichkeit.

  • Virtuelle Medien

    Mit dem im DOXiS4 Archiv realisierten Konzept „virtueller Medien“ lässt sich in jeder individuellen Kundensituation eine optimale Balance aus Leistungs- und Kostenanforderungen herstellen. Aus der Sicht der Archivanwendung wird dabei stets auf eine „virtuelle WORM“ zugegriffen. Die Virtualisierung der Speichereinheiten richtet sich jeweils nach der Kapazität der kleinsten verwendeten Speichereinheit. Sollen z.B. für den Sekundärspeicher MOD-Medien mit je 4,3 GB Kapazität zum Einsatz kommen, wird der Speicherplatz auf einem primären RAID-System ebenfalls in 4,3 GB große Einheiten unterteilt. Die Umsetzung auf das jeweilige physikalische Speichermedium erfolgt durch den DOXiS4 Virtual Storage Manager transparent im Hintergrund. Er steuert die tatsächliche Verteilung der „Datenpakete“ auf die physikalischen Medien.
     
    Das Konzept der Virtualisierung macht die Datenarchivierung unabhängig vom tatsächlich verwendeten Speichermedium. Entscheidet man sich im Lauf der Zeit für eine neue Technologie mit höherer Kapazität, müssen die Daten nicht aufwendig von dem alten auf das neue Medium migriert werden, sondern sie werden lediglich auf das neue Medium kopiert. Eine Überarbeitung der Indizes ist nicht notwendig. Durch die „virtuelle WORM“ lassen sich vielfältige Speicher- und Backupszenarien realisieren: So können z.B. Daten mit einer geringen Rückgriffshäufigkeit auf ein kostengünstigeres Medium verlagert werden. In gleicher Weise lassen sich Szenarien wie die komplette Verlagerung des Primärspeichers auf einen Sekundärspeicher oder die Realisierung eines medienbasierten HSM (Hierarchical Storage Management) umsetzen.
  • Cache Management

    Das Cache-Management bewirkt, dass im Rahmen des ILM bereits auf Massenspeicher für die Langzeitarchivierung verlagerte Einzeldokumente oder Akten bei Bedarf wieder in einen schnellen, temporären Cache-Speicher kopiert werden. Dies kann automatisiert geschehen, z.B. wenn ein ehemaliger Patient in einem Krankenhaus nach zehn Jahren ein zweites Mal aufgenommen wird. Die Erfassung seiner Patientennummer im Krankenhausinformationssystem löst die Recherche nach seiner Patientenakte im Langzeitarchiv aus. Sie steht dann vor der ersten Recherche wieder auf einem schnellen Speicher bereit.

  • Retention Management

    Das Retention Management der DOXiS4 iECM Suite stellt sicher, dass archivierte Daten und Dokumente genau so lange im Archiv verbleiben, wie es gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen oder firmeninterne Vorgaben jeweils erfordern. Ist das Ende ihres Lebenszyklus erreicht, können sie zur Löschung freigegeben werden. Dabei wird zu jedem Daten- und Dokumentenbestand im DOXiS4 Archiv ein separates „Retention Rules Repository“ angelegt, das zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen dient.

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