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„Sehen, wie es woanders läuft” - Kongress in Münster zeigte eGovernment in der Praxis

Die Städte Göttingen, Köln, Münster und der LWL präsentierten ihre DMS-Projekte

(22.09.2014 - Münster) Erfolgreiche eGovernment-Projekte in der Praxis, vorgestellt von Projektverantwortlichen der Kunden – das war das Erfolgsrezept des Kongresses DMS-Bestenliste. Rund 80 Vertreter aus Landesbetrieben, Kommunen und kommunalen Verbänden waren der Einladung der citeq, des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL) und der SEReGovernment nach Münster gefolgt. Ihre Erwartung: Projektideen für ihre eigenen Organisationen zu sammeln. Ein Fazit, stellvertretend für viele andere: „Es hat mir sehr geholfen zu sehen, wie es woanders läuft.“


„Nachdem heute bereits nahezu alle kommunalen Aufgaben an IT-Verfahren angebunden sind, konzentrieren wir uns jetzt auf die Vernetzung der Prozesse und deren medienbruchfreie Gestaltung mit Mitteln des Dokumentenmanagements“, bringt Stefan Schoenfelder, Betriebsleiter der citeq, Münsters städtischem IT-Dienstleister, die aktuelle Aufgabenstellung deutscher Kommunen auf den Punkt. Wieland Schäfer, IT-Leiter des LWL, wies darauf hin, dass die Einführung von DMS und eAkten durch die E-Governement-Gesetzesinitiativen von Bund und Land weiter vorangetrieben wird und jede Verwaltung eine entsprechende DMS-Strategie benötige. Der LWL sei hier mit seinem strategischen Ansatz eines kontinuierlichen Bebauungsplanes „gut aufgestellt“. Dass das Thema bei IT-Leitern und Organisationsverantwortlichen gleichermaßen ganz oben auf der Agenda steht, zeigte die rege Teilnahme am zweiten Kongress DMS-Bestenliste in Münster. Veranstalter waren die citeq und der Landschaftsverband Westfalen-Lippe, unterstützt von SER.

20 Jahre DMS-Partnerschaft mit SER in Münster

Rund 80 Teilnehmer aus Landesbetrieben, Kommunen und kommunalen Verbänden waren der Einladung gefolgt. Ihr Ziel war es, Einblicke in die Praxis zu erhalten, wie DMS-Projekte in Kommunen und Verbänden erfolgreich durchgeführt werden können, um selbst ähnliche Vorhaben umzusetzen. In der Stadt Münster blickt man bereits auf 20 Jahre DMS-Erfahrung zurück. Auf Basis der SER-Software hat die IT-Abteilung der Stadt Münster, heute der IT-Dienstleister citeq, die verschiedensten Anwendungen in Ämtern und Behörden der Stadt implementiert. Den Start machte seinerzeit die KfZ-Zulassungsstelle mit der elektronischen Archivierung von Kraftfahrzeugscheinen. Heute nutzt eine Vielzahl an Ämtern und Dienststellen in Münster SER-Lösungen für elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, eAkten und automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung. In seinem Vortrag betonte citeq-Betriebsleiter Stefan Schoenfelder, dass es im kommunalen Umfeld besonders darauf ankomme, das DMS mit führenden Fachverfahren wie INFOMA und SAP nahtlos zu integrieren. Ebenso wichtig wie eine leistungsfähige Software sei aber auch die Kompetenz des Software-Herstellers. „Ich bin froh darüber, mit SER ein zuverlässiges und innovatives Unternehmen als Partner zu haben und freue mich auf die Zusammenarbeit der nächsten Jahre“, schloss Stefan Schoenfelder seinen Beitrag.

DMS in Köln und Göttingen – eine Erfolgsbilanz

Die Stadt Köln blickt ebenfalls auf fast 20 Jahre DMS zurück. Der Kölner Teamleiter für das Dokumenten-Management, Lutz Hensel, beeindruckte die Teilnehmer mit einer stattlichen Bilanz: SER-DMS bei der Stadt Köln von 1995 bis heute bedeutet: 170 Anwendungen und 16 Terabyte Archivvolumen mit ca. 50 Mio. Dokumenten, auf die 2.500 Anwender zugreifen können - und mehr als 20 Jahre erfolgreiche Zusammenarbeit und gemeinsame Erfahrung. Aktuell im Kölner Fokus: „Elektronische Akten - Vielfältigkeit und Einheitlichkeit. Kommunale eAkten in unterschiedlichen Ämtern“, wie der Understatement-Vortragstitel lautete. Bereits realisiert sind u.a. Personalakten, Gerichtsakten, Vertragsakten, Projektakten, Grundstücksakten, Liegenschaftsakten, Vergabeakten.

Die Stadt Göttingen startete 2012 mit einer europaweiten Ausschreibung eines DMS in die digitale Verwaltung. Die ersten Projekte mit SER-Software waren die Anbindung des Doxis4 Archivs an die Fachverfahrenslösung OPEN/PROSOZ, die Umsetzung der Allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) mit eAkten und ein elektronisches Beschwerdemanagement. Auch in Göttingen spielt die Integration von Fachverfahren eine große Rolle, um den Mitarbeitern die Vorgangsbearbeitung zu erleichtern. Wie DMS-Administrator Daniel Will, Fachdienst IT-Service der Stadt Göttingen, berichtete, findet zurzeit die Anbindung von pmOWI, INFOMA Steuern und Abgaben sowie INFOMA Kasse statt. Unterschiedlich differenzierte Workflows sorgen darüber hinaus für qualitätsgesicherte Prozesse.

LWL: Nicht ob, sondern wann und wie

Detaillierte Konzeption und Umsetzungsplanung sowie konsequente Einbeziehung der Mitarbeiter von Projektbeginn an waren und sind die Erfolgsfaktoren für die DMS-Einführung beim LWL, wie Joachim Jäger, Leitung LWL.IT DMS-Competence-Center betonte. Der LWL setzt seit 2009 ein Dokumentenmanagementsystem ein. Heute ist der Mitveranstalter des Kongresses auf dem Weg zur vernetzten elektronischen Verwaltung bereits weit fortgeschritten. Die Grundlage war ein „Bebauungsplan“ mit konkreten Realisierungsstufen für das ECM-Projekt. Ein Meilenstein in der Umsetzung war die e.Akte ANLEI. Sie ist nahtlos in das Fachverfahren integriert und stellt den Sachbearbeitern in der Einzelfallhilfe zu jedem Fall alle benötigten Dokumente in elektronischen Akten zur Verfügung.

Über den Tellerrand zu schauen, war für die Teilnehmer der wichtigste Gewinn des Tages. „Die Veranstaltung ist sehr informativ. Man bekommt ein sehr großes Spektrum an Informationen aus verschiedensten Sichtweisen. Es wird nicht nur eine Behörde vorgestellt, die DMS eingeführt hat, sondern das Thema DMS wird aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet. Das ist sehr interessant“, fasste der Vertreter eines Verbandes stellvertretend für viele seine Eindrücke zusammen.

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