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Performantes Zeichnungsarchiv für Raffinerie Heide

Neue IT-Infrastruktur auf Basis von Doxis4

(30.07.2013 - Bonn) Den Wandel von der Konzerntochter zum selbstständigen Unternehmen hat die Raffinerie Heide erfolgreich bewältigt. Der Neustart als Unternehmen der Klesch-Gruppe erforderte den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft. Dazu gehörte neben einem eigenen SAP-System auch eine ECM-Lösung von SER, mit der technische Zeichnungen aufbewahrt und verwaltet, SAP-Daten archiviert, elektronische Akten geführt und ein Rechnungsprüfungsworkflow realisiert werden soll.


Mit der Loslösung von der Konzernmutter wandelte sich die Raffinerie Heide GmbH vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Eine neue, eigenständige IT-Infrastruktur wurde benötigt. Die Raffinerie entschied sich, zur Dokumentenaufbewahrung und -steuerung die in SAP integrierte Enterprise Content Management-Suite Doxis4 iECM-Suite von SER einzusetzen.

Im ersten Schritt stand bei der Raffinerie Heide die Migration des Altarchivs an, in dem mehr als 100.000 technische Zeitungen aufbewahrt wurden. Vor Auftragsvergabe hatte SER den Nachweis erbracht, dass diese Dokumente schnell und unproblematisch in Doxis4 übernommen werden können, unter Einhaltung des engen Zeitplans für die Ablösung der Altsysteme. Die Übernahme der technischen Zeichnungen aus dem Altarchiv, die als exportierte Dokumente samt Indexdateien in einer Datenbank vorlagen, erfolgte in nur 2,5 Monaten. Klaus Behrens, IT Leiter der Raffinerie Heide GmbH, erläutert, worauf es ihm bei der neuen Lösung besonders ankam: „Um unseren Kollegen den Umstieg zu erleichtern, sollte die neue ECM-Lösung anwenderfreundlicher sein und einen einfachen Zugriff auf die vorhandenen CAD-Zeichnungen und deren unterschiedliche Versionen ermöglichen. Doxis4 erfüllt diese Anforderungen in allen Punkten.“

Die nächsten Schritte: SAP-Archiv und elektronische Akten

Nach einem im Frühsommer abgeschlossenen SAP-Upgrade-Projekt steht nun die SAP-Datenarchivierung mit Doxis4 für die SAP-Module FI und CO im Fokus. Auf Basis des Doxis4 Records Management wird derzeit über ein elektronisches Vertragsmanagement nachgedacht, so dass die Raffinerie Heide ihre Verträge in Zukunft in elektronischen Akten verwalten kann. Die Rechnungsverarbeitung soll eine Workflowunterstützung erhalten, die den Prozess der Rechnungsprüfung sicher steuern wird. Die IT-Abteilung des Unternehmens entwickelt das SER-System selbständig weiter. Entsprechende Schulungen durch SER vermitteln das dazu nötige Know-how.

Performantes Zeichnungsarchiv für Raffinerie Heide

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Über die Raffinerie Heide GmbH

Die Raffinerie Heide GmbH ist ein Unternehmen der Klesch-Gruppe und zählt mit rund 500 Mitarbeitern und 40 Auszubildenden zu den größten Arbeitgebern in Dithmarschen, Schleswig-Holstein. Im Wirtschaftsjahr 2012 erzielte die Raffinerie Heide einen Umsatz von 2,9 Mrd. Euro. Das Unternehmen verfügt über eine Verarbeitungskapazität von 4,5 Millionen Tonnen Rohöl pro Jahr, so viel wie der komplette Mineralölbedarf Schleswig-Holsteins. Die 1940 erbaute Raffinerie produziert klassische Mineralölerzeugnisse wie Ottokraftstoffe, Diesel- oder Flugkraftstoff. Zudem stellt sie leichtes Heizöl sowie Grundstoffe für die chemische Industrie her. Weitere Informationen finden Sie im Internet: http://www.heiderefinery.com/de/home.html.

Über die SER Group

SER ist größter europäischer Softwarehersteller* von Enterprise Content Management-Komplettlösungen rund um den digitalen Workplace. Mit über 550 Mitarbeitern in 15 Gesellschaften an 22 eigenen internationalen Standorten bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern. Insgesamt zählen weltweit mehr als 2.000 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 1 Mio. Anwendern zu den Kunden der SER.

Seit 30 Jahren entwickelt SER Software „Made in Germany“ für Unternehmen jeder Branche sowie öffentliche Verwaltungen und internationale Organisationen. Die komplett serviceorientierte Doxis4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement, elektronische Akten und Business Process Management, die automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung.

* SER ist als Nummer 1 der größte europäische ECM-Hersteller gemäß Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.

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