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Top Thema: eInvoicing

ZUGFeRD treibt elektronische Rechnungen

Die Analogie ist gewollt: Die Initiative „ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) des Verbandes Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat zum Ziel, die elektronische Rechnungs­stellung in Deutschland schneller voranzutreiben. Einfacher und komfortabler sollen Rechnungsaustausch sowie -Verarbeitung werden und dazu beitragen, die Kosten zu reduzieren, die papierbasierte Rechnungen derzeit verursachen – immerhin bis zu 23 EUR pro Rechnung. SER gehört zu den Pilotumsetzern des ZUGFeRD-Standards.

Das ZUGFeRD-Format schließt die Lücke zwischen der manuellen, papierbasierten sowie digitalen Rechnungs­verarbeitung und der voll automatisierten Rechnungseingangs­verarbeitung mittels Electronic Data Interchange (EDI). Im Gegensatz zu EDI sind hierfür keine besonderen technischen Übermittlungsverfahren und keine vertragliche Vereinbarung zwischen Absender und Empfänger der Rechnung erforderlich.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein übergreifendes Rechnungsformat für Wirtschaft und öffentliche Verwaltungen, mit dem es möglich ist, strukturierte Rechnungsdaten und beleghafte Darstellung der Rechnung in einer Datei zu übermitteln und automatisiert zu verarbeiten. Dazu werden standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format in einen PDF-Beleg (Format PDF/A-3) integriert. Die Visualisierung der Rechnungsdaten erfolgt über ein PDF/A-3-konformes Dokument, das langzeitarchivierbar ist und die Rechnungsdaten in ein lesbares Format bringt. Der Rechnungsdatenstandard benutzt das semantische Datenmodell der Core Cross-Industry-Invoice (Core CII) und ist damit auch auf internationale Kompatibilität ausgelegt.

Die Rechnungsdaten können beim Empfänger der Rechnung ohne manuelle Bearbeitung durch Doxis4 ZUGFeRD-Connector automatisiert verarbeitet werden. Doxis4 ZUGFeRD-Connector liest die XML-Daten aus und übergibt sie nach Validierung an das jeweilige ERP-System. Anschließend wird der komplette Beleg im Doxis4 Archiv revisionssicher aufbewahrt. Doxis4 unterstützt die Verarbeitung der ZUGFeRD XML-Daten mit und ohne PDF und gleicht diese mit den Bestelldaten aus dem ERP-System ab. So sorgen die strukturierten Rechnungsdaten nicht nur für eine schnellere Verarbeitung der eingehenden Rechnungen, sie ermöglichen auch einen höheren Automatisierungsgrad bei Rechnungsprüfung und -freigabe. Zusammen mit der Unterstützung unterschiedlichster Freigabeszenarien – bis hin zur mobilen Freigabe per Smartphone-App – senkt das die Fehlerrate, die Transparenz und Geschwindigkeit der Rechnungsprozesse steigen.

Die aktuelle Version des Doxis4 ZUGFeRD-Connector basiert auf dem im letzten Juni veröffentlichten Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats. Dieser ermöglicht Unternehmen erste Implementierungen der ZUGFeRD-Profile „Basic“ und „Comfort“ und bietet Gelegenheit, technische und rechtliche Fragen zum Standard einzureichen. Noch in diesem Jahr soll die Veröffentlichung des Gesamtprofils erfolgen. Mit der Verabschiedung des ZUGFeRD-Formats als nationalem  Standard rechnet der Verband FeRD dann im Sommer 2014. Ein weiteres Ziel für 2014 ist die Europäisierung/ Internationalisierung des Standards.

Nach Abschaffung der qualifizierten elektronischen Signatur ist das automatisch verarbeitbare Format ein konkreter Schritt zur Ressourceneinsparung für Unternehmen und Verwaltungen. Der flächendeckenden Einführung elektronischer Rechnungen steht nichts mehr im Wege.

Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

Als nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen soll der 2010 gegründete Verband FeRD die Akzeptanz und Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufbereiten und geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorbereiten, koordinieren und umsetzen.

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26.11.2013   Calender Top Thema  |  Rechnungen

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