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Archiviert!

Wichtige E-Mails dürfen in der Flut nicht untergehen

Die Kommunikation in Unternehmen beruht schwerpunktmäßig auf E-Mails. Bestellvorgänge werden per Mail abgewickelt, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Sitzungsprotokolle digital versendet.

Diese E-Mails wirken sich auf Schuld- und Forderungsverhältnisse des Unternehmens aus, d.h. sie obliegen wie alle empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sofern sie steuerlich relevant sind, der Archivierungspflicht und müssen sicher aufbewahrt werden. Je nach Branche, Anwendungsgebiet, Rechtsform, Länderniederlassung usw. gilt es, unterschiedliche gesetzliche Regeln zu beachten. Gleichzeitig ergeben sich im Umgang mit E-Mails große Optimierungspotenziale für Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse.

Die Doxis4 iECM-Suite bietet von der vollständigen Journal-Archivierung über die regelbasierte, automatisierte Ablage bis zur manuellen Archivierung umfassende Lösungsmöglichkeiten für E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung.

Microsoft Office bei 92 Prozent im Einsatz

Ein deutscher Büroarbeitnehmer „produziert“ pro Monat durchschnittlich 600 E-Mails, 20 Dokumente, 14 Tabellen-Kalkulationen und vier Präsentationen. Das ergab eine Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) zur Nutzung von Büroanwendungen. 1.017 Arbeitnehmer aus deutschen Unternehmen unterschiedlichster Branchen, u.a. Finanzwesen, Industrie und Dienstleistungen, hatte die GfK befragt.

Das Ergebnis: 92 Prozent der Büroarbeiter nutzen dazu Microsoft Office. Von ihrer Arbeitszeit im Büro verbringen sie 72 Prozent mit Office-Anwendungen.

Gebündelt im Geschäftskontext

Diese Arbeitszeit lässt sich durch die direkte Integration von Doxis4 in Microsoft Outlook effizient nutzen – auch bei der Ablage der E-Mails. Je nach Arbeitsweise können E-Mails einzeln oder gebündelt im Kontext abgelegt werden.

Archivierte E-Mail aus Doxis4 SmartOutlook Mit Doxis4 SmartOutlook lassen sich archivierte E-Mails beispielsweise auch durch eine benutzerdefinierte Outlook-Kategorie mit frei wählbarem Text automatisch kennzeichnen.

So gehen keine wichtigen E-Mails verloren, sondern stehen auch für Kollegen – oder bei Bedarf für Wirtschaftsprüfer – im Geschäftskontext zur Verfügung.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für die E-Mail-Archivierung mit Doxis4 SmartOutlook zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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10.05.2016   Calender ECM-Lösungen  |  Archiv, E-Mails & Post

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