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Rückblick

Von der Erde zum Mond und wieder zurück

Unter dem Motto „Wir im Norden: Von den Besten lernen“ informierten sich am 14. November 2014 rund 100 Teilnehmer beim SER-Praxistag in Hamburg. Sie wollten erfahren, wie sie mit Usability die Akzeptanz der Anwender und damit den Projekterfolg beim elektronischen Dokumenten-Management verbessern können.

Veranstaltung: Wir im Norden  

Elektronisches „Schweizer Messer“ für Office Worker

Gute Usability steigert die Effektivität, die Effizienz und den Spaß der Benutzer. Eine gute Usability hilft, den Übergang (Change) von papierbasierten hin zu elektronischen Geschäftsprozessen erfolgreich zu gestalten. Hat der Mensch Spaß am Bedienen der ECM-Software, spürt er, wie das Dokumentenmanagement ihm die Arbeit erleichtert, dann wird die Systemeinführung zum Erfolg. Dass dies nicht nur graue Theorie ist, sondern in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden kann, zeigten vier erfolgreiche norddeutsche Unternehmen und Verwaltungen – DHL Express, die Kaufmännische Krankenkasse KKH, die Otto Group und die Stadt Göttingen –, die in Hamburg ihre Projekte vorstellten. Sie berichteten davon, wie sie Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit in ihren ECM-Lösungen à la „Schweizer Messer“ vereint haben, damit die Akzeptanz der Anwender gewannen und ihre ECM-Projekte zum Erfolg führten.

Think big – das multifunktionale Dokumenten-Management von DHL Express

Von der Erde zum Mond und wieder zurück: Würden alle Dokumente im Archiv von DHL Express aneinander gereiht, erstreckten sie sich über 775.000 Kilometer. Aufeinandergestapelt ergäbe sich ein Turm von 340 Kilometern. Martin Treder berichtete im Praxis-Dialog von einem Archivprojekt der Superlative. Er ist im Management-Team der Globalen IT von DHL Express unter anderem für alle Systeme zum Masterdaten- und Dokumenten-Management verantwortlich. Zusammen mit dem SER-Partner HP wurde auf der Basis von Doxis4 ein neues DMS implementiert, mit dem DHL Express täglich eine siebenstellige Anzahl an Lieferscheinen und anderen Dokumenten archiviert und verschiedensten Geschäftsprozessen systematisch zur Verfügung stellt. Skalierbarkeit in Bezug auf Dokumentmengen und -typen, Flexibilität in der Nutzbarkeit für verschiedenste Dokumentarten und Hochverfügbarkeit waren die wichtigsten Anforderungen an das SER-System.

Verbesserter Kundenservice und zufriedene Anwender

Für die Kaufmännische Krankenkasse KKH berichtete IT-Architekt Matthias Ulbig von zufriedenen Anwendern bei der strategischen ECM-Einführung. Dort verbesserte der Wechsel vom Papier zum digitalen Dokument den Kundenservice.

Auch im Vortrag von Stefanie Ahlborn, eGovernment-Koordinatorin der Stadt Göttingen, standen zufriedene Bürger und integrierte Mitarbeiter im Mittelpunkt. Ihr Appell an die Teilnehmer für die Einführung von DMS-Lösungen: „Planen Sie den Erfolg des Projekts und denken Sie daran, die Mitarbeiter mitzunehmen.“

Bei der Otto Group bildet das zentrale SER-Archiv ein Gegenstück zur heterogenen Systemwelt. Ihm kommt damit eine integrierende Rolle zu, die es dem Benutzer ermöglicht, schnell die relevanten Dokumente zu finden, wie Sebastian Gil Haenelt, Produktmanager elektronische Archivierung, Archiv- & Supportsysteme der Otto Group, erläuterte.

WeQ: „Brockhaus-Denken“ vs. vernetztes Denken

In seiner Keynote „Besser vernetzt denken!“ stellte Professor Ulrich Weinberg, Leiter der School of Design Thinking am Hasso-Plattner-Institut in Potsdam, innovative Wege vor, mit denen Unternehmen und Organisationen dem Veränderungsdruck sinnvoll begegnen können.

Ulrich WeinbergDie drei Kernelemente des Design Thinking: 1. Weg von der Fokussierung auf die Leistung von Einzelpersonen hin zu multidisziplinären Teams. 2. Iterative Prozesse etablieren, um intuitive Arbeitsweisen zu ermöglichen – vom Verstehen und Beobachten bis hin zum Entwickeln und Testen von Prototypen. 3. Variable Räume für kreatives Arbeiten schaffen. „IQ ist out – WeQ ist in!“ Das war einer der Kernsätze von Professor Weinberg. Oder anders gesagt: Einzelkämpfer haben keine Chance mehr, multidisziplinär besetzte Teams sind die Zukunft. Iterative Lernprozesse führen heute zum Ziel.

Neues aus der SER-Entwicklung: BPM mit neuem Design-Konzept

Wie dies mit modernem Prozessmanagement unterstützt werden kann, zeigte Dr. Gregor Joeris, oberster Produktmanager der SER Group, in seiner Präsentation „SER-Innovationen 2014“.

Dr. Gregor JoerisDas völlig neu entwickelte Doxis4 Business Process Management ermöglicht mit seinem innovativen Design-Konzept sowohl normative Projektsteuerung über Prozessmodelle (Doxis4 Business Process Management), als auch die flexible Erledigung wissensbasierter Aufgaben (Doxis4 Task Management), die mehr Freiheit in der Ausführung verlangen. Das Doxis4 Task Management basiert auf dem Prinzip des Design by Doing und unterstützt insbesondere iterative Lernprozesse. Damit können Ad-hoc-Aufgaben und Vorgänge situativ verwaltet, Vorgänge auch ohne Prozessmodell abgearbeitet werden. Aufgaben lassen sich flexibel in Unteraufgaben aufsplitten. Doxis4 BPM wird im Frühjahr 2015 erhältlich sein.

Einen ausführlichen Fachartikel von Dr. Gregor Joeris über modernes Business Process Management finden Sie im aktuellen SER Magazin (Ausgabe 02/2014) – jetzt auch als eMagazin. 

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26.11.2014   Calender Veranstaltungen  |  ECM, BPM & Workflow, SER

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