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Best Practice: Raffinerie Heide

Volle Power für die Prozesse

„Voller Energie für den Norden“ heißt das Motto der Raffinerie Heide, dem größten Abnehmer und Verarbeiter deutschen Rohöls mit Sitz im schleswig-holsteinischen Hemmingstedt. Mit der Loslösung von der Konzernmutter Shell wandelte sich der Mittelständler 2010 zu einem selbst­ständig agierenden Unter­nehmen innerhalb der Klesch Group. Dies erforderte den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft mit SAP- und ECM-System. Die Wahl fiel dabei auf die Doxis4 iECM-Suite von SER. Den Auftakt bildete 2013 der Auf­bau eines elek­tronischen Archivs für mehr als 100.000 technische Zeich­nungen, welches das vorhandene Altarchiv ablösen sollte.

Unternehmensweite Informationsverfügbarkeit

Im Anschluss standen die ersten originären ECM-Anwendungen auf dem Programm, die Informationen unter­nehmensweit nutzbar machen und Prozesse über Abteilungs­grenzen hinweg mit den dazugehörigen Daten und Doku­menten unterstützen. Als Erstes wurde ein elektronisches Vertrags­management eingeführt, mit dem Verträge und vertragsrelevante Daten und Dokumente in elektronischen Akten verwaltet werden. Eine Fristenverwaltung sorgt dafür, dass keine Kündigungsfrist versäumt wird und vor Vertragsverlängerungen genug Zeit bleibt, um z.B. Konditionen nachzuverhandeln.

Workflow-Lösung für Projekte aller Art

Ein weiteres Ziel war es, mit einem Projekt­genehmigungs-Workflow Anträge komplett elektronisch zu erstellen, zu bearbeiten und freizugeben. Die projektbegleitenden Dokumente sollten dem Antrag elektronisch beigefügt werden. Es entstand eine in­te­grierte Lösung aus Doxis4, SAP und einem für die Raffinerie extern entwickelten Budget­planungs-Tool. Alle Antrags­verfahren folgen bestimmten Laufwegen und durch­laufen definierte Entscheidungsstufen. Mit der neuen Lösung findet der gesamte Ge­nehmigungs­prozess nun elektronisch statt, sicher gesteuert über alle Instanzen.

Projektgenehmigungsworkflow für einen Prüfungs- und Genehmigungsprozess mit Aufgabenliste und Prozessmodell sowie Projektakte mit allen dazugehörigen Dokumenten

Beschleunigte Genehmigungsprozesse

Seit der Einführung des Projektgenehmigungs-Workflows werden Anträge komplett elektronisch erstellt, bearbeitet und freigegeben. So sind alle entscheidungsrelevanten Unterlagen verfügbar und können von den zuständigen Projektbeteiligten eingesehen werden. Ein entscheidender Faktor für die beschleunigten Genehmigungsprozesse ist die Steigerung der Qualität der Anträge durch die Standardisierung und Definition von Pflichtinformationen sowie die Einhaltung der richtigen Reihenfolge. Mit dem Doxis4 Business Process Management (BPM) führt dies nun zu einer schnelleren Bearbeitungszeit von der Antragstellung bis zum abschließenden Bescheid. Das hat alle Beteiligten überzeugt: Noch für dieses Jahr sind bereits ca. 500 Projekte geplant, die über den Genehmigungs-Workflow abgewickelt werden sollen.

Lesen Sie den vollständigen Artikel aus dem Fachmagazin IT-Mittelstand.

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