www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Revisionssicherheit

Unvollständige Verfahrensdokumentation – ein operatives Risiko!

Finanz- und Kreditinstitute sind sogar verpflichtet, sich regelmäßigen Prüfungen der Bundesbank und verschiedener Wirtschafts­prüfungsgesellschaften zu unterziehen. Es wird geprüft, ob die Verfahrens­dokumentation der Daten­verarbeitungs­systeme (DV) vollständig und nachvollziehbar ist. Laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrens­dokumentation existieren. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse jeglicher IT-Verfahren müssen für einen sachverständigen Dritten jederzeit lückenlos nachvollziehbar sein – über den gesamten organisatorischen und technischen Prozess: von der Ent­stehung, über die Indizierung und Speicherung bis hin zur Absicherung vor Verlust und Fälschung sowie der Reproduktion von Informationen, insbesondere der DV-Verfahrens­beschreibungen.

Kosten- und Zeitaufwand durch lückenhafte Dokumentation

In der Realität ist die Verfahrensdokumentation von Kredit- und Finanzinstituten jedoch häufig unvollständig und intransparent. IT-Projekte sind oftmals als unstrukturierte Text­sammlung zu einzelnen Applikationen manuell dokumentiert worden. Zudem kann es vorkommen, dass bei der Realisierung zukünftiger IT-Projekte, die auf dieser lückenhaften Verfahrens­dokumentation basieren, unkalkulierbare Kosten und ein enormer zeitlicher Mehraufwand drohen. Eine unvollständige Verfahrensdokumentation stellt für Kredit- und Finanzdienstleister, aber auch für alle anderen Unternehmen ein operatives Risiko dar.

Unterstützende IT-Projektakten

Doxis4 Digital Documentation Framework for Applications (DFA) ermöglicht die einfache sowie strukturierte Dokumentation jeglicher IT-Verfahren. Es stellt Mitarbeitern IT-Projektakten mit vorkonfigurierten Word-Templates für die Projektarbeit und die Projektdokumentation zur Verfügung. Diese enthalten Hinweise, die Verantwortliche beim Erstellen neuer IT-Konzepte und -Prozesse unterstützen.

Nach erfolgreichem Abschluss eines IT-Projektes überführt Doxis4 relevante Teile der Projektdokumentation, wie fachliche Anforderungen an das Datenmodell oder an das interne Kontrollsystem (IKS), automatisiert in die Verfahrensdokumentation. In neuen IT-Projekten können Kredit- und Finanzinstitute auf die in der IT-Projektakte festgehaltenen Prozesse und Konzepte zu jeder Zeit zurückgreifen – und das über Ländergrenzen hinweg.

Musterregisterstruktur der IT-Projektakte

Revisionssichere Verfahrensdokumentation

Inhalt, Aufbau, Abläufe sowie Ergebnisse jeglicher EDV-Verfahren sind durch Doxis4 DFA vollständig dokumentiert und lückenlos nachvollziehbar. Alle Dokumente und Informationen eines IT-Projekts lassen sich revisionssicher und rechtskonform über die gesetzliche Frist hinaus bis zum Ablauf möglicher Verjährungsfristen aufbewahren und sind für sachverständige Dritte in Prüfungen lückenlos nachvollziehbar. Mit Doxis4 wird das operative Risiko durch lückenhafte Verfahrensdokumentation minimiert. Stattdessen wird die Verfahrensdokumentation zur revisionssicheren IT-Projekt-Dokumentation, sodass Sie für zukünftige Prüfungen gewappnet sind.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für Ihre revisionssichere Verfahrensdokumentation zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

« Zurück

BESSER informiert

Jetzt anmelden für News per E-Mail

Anmelden »
Weiterführende Informationen im +Content
Doxis4 Digital Documentation Framework for Applications
Broschüre

Doxis4 Digital Documentation Framework for Applications

Broschüre »