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Unternehmensinformation

Es liegt auf der Hand. Je größer ein Unternehmen, je höher der Digitalisierungsgrad und je mehr Mitarbeiter an Vorgängen arbeiten, umso schwieriger ist es, den Überblick über Geschäftsvorgänge zu behalten. Wie sollten Sie es mitbekommen, wenn ein Mitarbeiter oder Kollege Änderungen an (Ihren) Dokumenten vornimmt und vergisst, Sie hierüber zu informieren? Was passiert, wenn neue Dokumente eintreffen, die einen für Sie relevanten Geschäftsvorgang betreffen, Sie aber nichts davon erfahren – unter Umständen auch, weil der Zusammenhang nur indirekt herbeizuführen ist.

Sie stehen beispielsweise in Vertragsverhandlungen mit einem Lieferanten. Bestehende Verträge sollen verlängert werden. Sie verhandeln gerade die Konditionen. Doch es treten Reklamationen auf, die auf Qualitätsprobleme beim Lieferanten zurückzuführen sind. Sie erfahren nichts hierüber und der Vertrag wird verlängert.

Die zunehmende Digitalisierung der Geschäftsprozesse verlangt nach „digitalen Agenten“, die Sie dabei unterstützen, den Überblick über die digitale Aktenlagen und Geschäftsvorgänge zu behalten. Eine Abonnementfunktion ist nicht nur nützlich, sie ist unverzichtbar, dort wo digitale Informationstransparenz gefordert ist. Der Abonnement-Service der Doxis4 iECM-Suite informiert Sie automatisch über Veränderungen in eAkten und unterstützt damit die effiziente Bearbeitung von Geschäftsvorgängen. Wenn sich Dokumenteninhalte verändern, neue Dokumente zu einer eAkte hinzufügt werden etc. erhalten Sie per E-Mail eine Nachricht hierüber.

Beim Objekt-Abo geben Sie an, anhand welcher Ereignisse Sie per E-Mail benachrichtigt werden wollen. Möchten Sie informiert werden, wenn ein anderer Benutzer Ihr erstelltes Dokument ändert? Oder möchten Sie wissen, wenn ein neues Dokument der Akte hinzugefügt wird? Sie haben digitale Bemerkungen, sogenannte Annotationen, auf einem Dokument hinterlassen, wodurch eine Dokumentenänderung vorgenommen wurde? Auch hierüber möchten Sie informiert werden? Kein Problem, auch das erledigt der Doxis4 Notification-Service zuverlässig.

Abgerundet wird der Doxis4 Notification-Service durch sogenannte Such-Abonnements, bei denen man eine Suche abonnieren kann, die nach definierten Kriterien eigenständig zyklisch ausgeführt wird. Der Benutzer erhält dann die Information über entsprechende Suchergebnisse per E-Mail. Sie möchten beispielsweise über eingehende Rechnungen informiert werden, die einen bestimmten Betrag überschreiten? Sie möchten informiert werden, wenn Kündigungsfristen anstehen (z.B. in den nächsten drei Monaten)? Oder Sie wollen täglich Informationen über alle Projektakten im Status „kritisch“? Auch diesen Wunsch erfüllt Ihnen der Doxis4 Notification-Service zuverlässig.

Diese neuartige Abonnement-Funktion bietet Ihnen das Doxis4 Enterprise Content Management. Ein weiteres gutes Argument zum Ausbau Ihrer Doxis4-Lösung oder zum Einstieg in die Doxis4 iECM-Suite.

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26.11.2013   Calender ECM-Lösungen  |  eAkten, BPM & Workflow

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