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Enterprise Search

Treffsicher finden

Wer sich bei der Suche nach Informationen und Dokumenten ständig durch starre, hierarchische Ordnerstrukturen in Verzeichnissen und E-Mail-Postfächern sowie durch verschiedene Business-Applikationen wie ERP und CRM quälen muss, wünscht sich mitunter ein Suchportal wie im Internet, wo Informationen gebündelt in einem Suchergebnis zur Verfügung stehen.

Statt unnötig Zeit zu verschenken und Nerven zu strapazieren, können auch die digitalen Inhalte im Unternehmen systematisch durchsucht werden. Wenn die Voraussetzungen stimmen, wo und wie gesucht werden kann. Wer die wichtigsten Tipps berücksichtigt, kann bei der Suche viel Zeit sparen.

Die Doxis4 iECM-Suite bietet dazu entscheidende Vorteile in Bezug auf das unternehmensweite Content Repository, präzise Suchanfragen, Tastaturkürzel sowie die Anzeige und weitere Eingrenzung der Ergebnisse

Tipp 1: Runter von den Informationsinseln

Wer nicht genau weiß, an welcher Stelle die Suche beginnen soll, braucht entweder das Glück, die richtige zu erwischen oder viel Zeit. Einfacher ist es, wenn es einen unternehmensweiten Informationspool gibt wie das Doxis4 Content Repository, das alle Inhalte zusammenführt. Dokumente, Akten, Notizen, Vorgänge und Aufgaben sind gleichzeitig über nur eine Suche zugänglich. Auch weitere Inhalte wie beispielsweise aus SAP oder Microsoft SharePoint können im Sinne einer Enterprise Search integriert werden.

Abhängig von der jeweiligen Berechtigung finden Sie so zu einem Kundennamen z.B. die vollständige Korrespondenz. Die Suche nach einer Rechnungsnummer führt nicht nur zur Rechnung, sondern auch zum zugehörigen Angebot oder dem Auftrag – inklusive wichtiger Notizen vom zuständigen Kollegen.

Tipp 2: Suchanfragen gezielt anwenden

Um benötigte Inhalte zu finden, können ein Stichwort oder ein Tastaturkürzel schon ausreichen. Neben Suchbegriffen, die in den Texten enthalten sind, können auch reine Metadaten angegeben werden, also Zusatzinformationen, die nicht direkt im Inhalt vorkommen, wie der Status eines Dokuments, eine interne Projektnummer o.Ä. Während der Eingabe von Suchbegriffen liefert Doxis4 zudem automatisch passende Vorschläge als Ergänzung.

Statt einen Suchbegriff wie einen Kundennamen oder eine Auftragsnummer selbst einzugeben, können Sie diesen auch direkt aus einer E-Mail, einem Dokument oder einer beliebigen anderen Anwendung über die Schnellsuche nachschlagen. Dazu reicht es, den Begriff oder einen Teil davon zu markieren und die vorkonfigurierte Tastenkombination zu drücken. Schon erhalten Sie alle passenden Inhalte aus dem Doxis4 Content Repository.

Tipp 3: Suchergebnisse schnell überblicken

Wenn eine Suchanfrage sehr viele Ergebnisse liefert, ist es wichtig, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Dabei helfen verschiedene Gruppierungs- und Filterfunktionen wie sie auch beispielsweise aus Microsoft Excel bekannt sind.

ECM Lösung filternZusätzlich können Sie im neuen Doxis4 winCube die angezeigten Trefferlisten weiter nach bestimmten Inhalten durchsuchen – über alle Spalten hinweg. Die farbige Markierung der entsprechenden Fundstellen sorgt für einen schnellen Überblick.

Bei der Auswahl des richtigen Suchergebnisses aus der Trefferliste ist auch relevant, in welchem Kontext ein bestimmter Suchbegriff vorkommt. Die Volltextsuche liefert deshalb kurze Ausschnitte aus den jeweiligen Inhalten, in denen der Suchbegriff auftaucht. Wenn Sie die Trefferliste nach bestimmten Kriterien durchsuchen, wird diese Vorschau ebenfalls aktualisiert und Fundstellen markiert.

Damit lassen sich Recherchen im Doxis4 Content Repository effizient zusammenstellen, egal ob ein Tastendruck direkt zum Ziel führt oder umfangreiche Trefferlisten in einfachen, schnellen Schritten bis zum gewünschten Ergebnis eingeschränkt werden sollen.

Weitere Möglichkeiten und Tipps für schnelle Recherchen, Enterprise Search und die Integration von anderen Business-Applikationen zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo.

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17.06.2015   Calender ECM-Lösungen  |  ECM

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